업무의 8할이 메일작성인 기획자
요점정리 : 2기 5강 with 박소리(PUBLY)
<외롭지 않은 기획자학교>의 다섯 번째 수업에는 PUBLY의 프로젝트 매니저 박소리님이 오셨습니다. '업무의 8할이 메일작성인 기획자'라는 제목으로 진행된 강의에서는 빛나는 아이디어를 떠올리고 기획의 틀을 잡은 뒤에 일을 완성시키기 위해 필요한 기획자의 일/태도에 대한 이야기를 나누었습니다. 소리님이 썼던 메일과 했던 프로젝트의 예시를 통해 실행과 마무리에 필요한 일들을 살펴보았어요. 이 시간을 통해 '기획자는 아이디어를 떠올리기만 하는 사람은 아니다'라는 공통의 이해를 갖게 되었습니다. 공통의 이해를 갖게한 다섯번째 시간을 정리해봤습니다.
본 포스트는 강연 내용을 바탕으로 <외롭지 않은 기획자학교> 기획팀이 재구성한 것입니다.
안녕하세요? 저는 퍼블리의 프로젝트 매니저 박소리입니다. 처음 강의 제안을 받았을 때, 의문을 가졌어요. ‘한 번도 기획자였던 적이 없는데 왜 나한테 발표를 하라고 하지?’라는 생각이 들었던 거죠. 이 강연 제안 덕분에 ‘나는 기획자인가?’라는 자아 성찰을 했습니다.
저는 언제나 프로젝트 매니저였습니다. 항상 제안서 및 계획서를 만들었고, 다른 부서들과 커뮤니케이션을 해왔어요. 저는 2016년에 퍼블리에 입사했고, 그전에도 다양한 일들을 하면서 실무에 있었던 사람입니다. 자아 성찰을 하다 보니 ‘내가 일하면서 ‘기획'을 하지 않은 적이 있나?’라는 생각이 들더라고요. 판이 만들어지는 제안을 하고, 만들어진 판이 마무리될 때까지의 모든 일을 하는 사람으로서, 저의 관점에서 여러분과 나눌 수 있는 이야기가 있을 것 같아 강의를 하기로 했습니다.
반짝하는 아이디어가 떠오른 뒤, 그것이 일이 되게 하기 위한 과정을 오늘 여러분과 나눠보려고 해요.
아이디어는 생각,
이것이 누군가에게 전달되어야
기획이 시작된다
전 기획의 시작은 머리에서 아이디어가 떠오르는 게 아니라 남에게 제안하는 것에서 시작한다고 생각하는 사람입니다. 아이디어로 나오면 생각이고, 문서를 정리하면 그건 문서이죠. 일을 함께할, 또는 결정할 누군가에게 전달이 되는 것부터가 기획의 시작이라고 생각합니다. 머리에 있는 내용을 문서로 만들고, 내 컴퓨터에 고이고이 잘 보관해두면 그것이 기획이라고 할 수 있을까요? 저는 아니라고 생각해요. 기획이라는 것은 나를 비롯한 세상에 영향을 주어야 해요. 이것으로 인해 누군가의 행동(실행을 하게 되는 사람들이 생겨나는 것)이 바뀌어야 하죠.
기획이란 나를 비롯한 세상에 영향을 주는 것이기 때문에, 여러분은 앞으로 훨씬 많은 사람들이랑 일하게 될 것이고, 제안을 할 것이고, 또는 거절을 해야 할 일도 생길 거예요. 그래서 무언가 제안해야 할 때 기획자에게 필요한 것이 무엇인지 얘기해보려고 해요.
아이디어도 종류에 따라 다르지만, 제안을 하는 사람들도 다르죠. 쉽게 제안하는 사람도 있고 머릿속에 많은 생각을 하는 사람도 있고요. 많은 사람들이 알면 도움도 많이 받을 수 있으니까 누구한테나 말하고 제안하면 되지 않을까 생각할 수도 있는데요, 물론 동의하지만 에너지가 많이 들어가는 일이죠. 이건 제안하는 사람도 그렇고 제안을 듣는 사람의 에너지도 마찬가지예요. 또한 소셜 캐피털의 측면에서 약간의 단점이 생길 수도 있어요. 최후에는 제안이 받아들여 지지 않더라도 나중의 기회까지 열리게 가져가려면 아무한테나 적당히 제안하기보다는 생각해서 구체적으로 다가가는 제안을 해야 합니다.
판을 만드는 제안,
우리는 무엇을 생각해야 할까?
1. 누구에게 제안할 것인가
“후원인가, 협업인가"
이 두가지가 기획자들이 가장 많이 고민하게 되는 방식이라는 생각이 들었어요. 돈이나 장소, 사람의 연결 등을 해달라고 후원을 제안할 수도 있고, 내가 가진 능력을 보이면서 함께 일하자고 제안하는 협업이 될 수도 있죠.
이 때 우리는 ‘내 제안에 관심이 있을 거라는 확신'을 찾아야 하는데, 이걸 위해서는 먼저 상대방에 대해 사전조사를 하고, 제안의 내용을 조직해서 제안해야합니다. 또 하나 생각할 것은 연결고리가 있느냐 인데요, 저는 뭔가 제안하기 전에 내 주위 사람이 이 사람 또는 조직을 알고 있는지 확인하는 편이에요. 내 아이디어나 생각을 현실적으로 만드는데 이 부분이 꽤 유용하게 작용해요. 섭외나 제안에 얼만큼의 시간이 걸릴지, 제안 메일을 보내놓고 하염없이 기다릴지 아닐지를 결정하는 요소이기도 하니까요.
2. 어떤 내용을, 어떻게 제안할 것인가
전화도 있고, 미팅을 바로 하는 경우도 있고, 메시지도 있는데, 일단 기획자들이 가장 많이 사용하는 도구는 메일이에요. 그래서 메일 내용을 중심으로 살펴보려고 합니다.
메일에 포함되어야 할 내용
내 이름
소속 (자신의 소속을 묶는 게 있으면 좋음)
기획 내용
요청하는 바
결정 기간 (답장을 주셨으면 좋겠는 기한을 설정해서 보내기)
추가되면 더 좋은 것!
+ 자랑 (개인 혹은 소속에 대해)
+ 제안하는 조직 혹은 개인이 필요한 별도 정보
일단 메일에는 자신의 이름을 넣어야겠죠? 당연한 듯이 들리지만 이름을 빼놓고 보낸 메일을 받는 경우가 종종 있어요. 이름과 함께 자신의 소속을 묶는 게 있으면 좋아요. 직장이 있으면 그것이 소속이 되지만 그렇지 않은 경우에는 프로젝트팀의 이름 등 자신의 소속을 묶는 무언가가 있으면 신뢰도가 높아져요. 기획내용와 요청하는 사항, 그리고 결정기간이 메일에 함께 포함되면 좋아요. 특히 답장을 주셨으면 하는 기한을 설정해서 보내는 것이 필요한데, 우리는 뭔가 제안할 때 낮은 자세로 결정자에게 모든 것을 맡기잖아요. 하지만 기간을 한없이 흘려보낼 필요는 없죠. 기한 설정을 하면 시간을 콘트롤 할 수도 있고 불필요한 낭비를 줄일 수 있어요.
또 하나. 이 제안을 받아들였을 때 제안을 받는 사람에게 무엇이 좋은지를 제대로 짚어주는 것도 중요해요. 얼굴도 모르는 사람에게 메일을 보내는 이유는 상대방이 의사결정을 하도록 하기 위함이에요. 어떤 행동을 유도하기 위해서, 또는 결론을 내기 위해서인데, 그러려면 메일은 그 의사결정이 최고로 잘 될 수 있도록 하는 내용과 형식을 담고 있어야 해요. 첫 메일에서 돈 얘기를 하기 어려워하는 경우가 많아요. 이건 누구에게나 어려운 일인 것 같습니다. 하지만 이것만큼 의사결정에 필요한 정보가 없죠. 우리에게 정보가 있다면 상대방에게 먼저 줘야 해요. 그게 기획자의 일이에요.
제안 메일을 위한 팁(tips)
이 중 좋은 제목은?
a. 박소리님 안녕하세요?
b. [publy] 도시재생콘텐츠 프로젝트 제안
: 받는 사람이 제목에서부터 알아볼 수 있도록 제목을 정확하게 제목을 쓰는 것이 중요해요.
메일 본문에 밑줄, 굵게, 형광 표시. 얼마나 많이 써야 할까?
: 적당히 한두개가 제일 좋습니다.
첨부파일 이름을 확인하자!
: dsfadfadfad.pdf, 이런 첨부파일이 왔다고 해요. 별로 열어보고 싶지 않겠지요? 첨부파일의 경우엔 이름을 확인하고 번호를 맞추어 첨부하는 것이 좋고, 본문에 첨부파일의 내용이 무엇인지 적어두면 더 좋아요.
인사말과 맺음말은 얼마나 중요할까?
: 창의적인 인사말 + 가슴 따뜻한 인사말을 하는 것은 좋지만 이것에 너무 시간을 빼앗길 필요는 없어요. 오히려 간단한 인사말로 마무리를 하고, 맞춤법 검사기를 한 번 돌려서 보내는 것이 더 효율적이지 않나 하는 생각을 합니다.
3. 제안 이후에는 어떻게 할 것인가
답신을 달라는 얘기를 하고 기다리죠. 급하지 않다는 가정하에 약 1~2주 정도 기다리는 것이 적당한 기간일 거예요. 그러면 답신이 옵니다. ‘더 알아보고 싶다.’ 또는 ‘이렇게 하고 싶다' 등의 의사를 표시하고 제안자의 다음 행동(미팅, 더 자세한 메일 등)을 요구하는 상황이 생기면 제일 좋죠. 기획을 본격적으로 시작할 수 있으니까요.
하지만 이것이 아니면 거절 상황이 펼쳐집니다. ‘전 담당자가 아닙니다.’, ‘좋은 제안은 감사하지만, 지금은 다른 일정으로 어렵습니다.’, ‘저 (혹은 저희 조직)와 맞지 않는 제안입니다.’ 등의 답이 오거나 그냥 답이 없는 경우도 생겨요. 근데 이게 꼭 슬프기만 한 상황은 아니죠. 어쨌든 답이 왔으니까 기획을 실현시킬 수 있는 다른 선택지를 찾으면 되니까요.
말씀드리고 싶은 건, 이런 메일을 받았을 때 간단한 회신을 하면 좋다는 거예요. 지금은 일을 같이 할 수 없게 되었지만 어디선가 또 만날지도 모르거든요. 제대로 마무리를 하는 것까지가 기획자의 일이라고 생각합니다.
일이 되는 커뮤니케이션
메일 보내고, 커뮤니케이션 해서 돈도 생겼다, 함께 실행할 사람도 생겼다, 이 다음에 기획자는 뭘해야 할까요? 이해 당사자인 여러 사람들을 조율하는 일이 중요합니다. 기획자가 모든 것을 다 할 수도 있지만 어렵고, 프로젝트의 규모가 커질수록 분업화하게 돼요. 지금은 아니더라도 언젠가는 함께 하게 되지요.
함께 하는 사람들이 공통적으로 알아야 할 것
위의 그림에 있는 사람들이 모두 기획이 실행되는데 연결되어 있는 사람들이라고 할 때(상황에 따라 연결된 사람들이 달라요), 함께 일을 하기 위해서는 공통의 이해가 있어야 하거든요. 연결된 사람들이 서로 공유해야 할 정보들을 한 번 정리해 볼까요?
1)우리가 무엇을 위해 모였는지 : 프로젝트의 목표를 모두 이해하고 있어야 합니다.
2) 구체적 일정 : 짧은 프로젝트일 경우 일단위의 일정, 두세달이 넘어가는 프로젝트의 경우엔 주 단위의 일정이 나와야 프로젝트의 현재 위치를 파악할 수 있습니다. 그리고 기획자는 미뤄질 일정을 생각해서 일정을 짜야해요. 딱 맞게 일정을 짜면 대부분 그 일정보다 늦게 끝나게 됩니다.
3) 예산 (특히 소규모 조직일 경우 더더욱) : 조직이나 개인의 성격 상 공개하기 꺼려질 수 있다고 생각하는데 그럼에도 불구하고 공개할 수 있는 범위는 공개하는 것이 맞다고 생각해요. 어디서 돈이 나가는 지 몰라서 돈을 못 쓰게 되거나, 예산 규모가 이해가 안되어 일을 못하는 경우도 있거든요. 그리고 불거질 수 있는 갈등의 미연에 방지하기도 하고, 갈등이 해결될 여지도 예산 공개에서 오는 경우가 많습니다.
4) 각 담당자의 연락처 : 요즘 메신저를 주로 이용하다보니까 핸드폰 번호를 모르는 경우가 생각보다 많아요. 비상상황에서 제일 빠른 건 전화거든요. 비상연락망 등은 사전에 세팅을 하는 것이 좋습니다.
5) 각 담당자의 권한 : 다 ‘내가' 결정해야 한다고 생각하는데 그렇지 않아요. 권한을 나누고, 필요한 질문을 기획자가 던졌을 때 프로젝트가 잘 진행되기도 해요. 매니저의 느낌으로 권한 관리를 하고, 또 필요할 때는 완전한 민주주의보다 약간의 독재(?)가 필요할 때가 있죠. 아주 사소한 결정을 하느라 모두의 의견을 구하면 진짜 필요한 의사결정을 하지 못할 수도 있거든요.
6) 커뮤니케이션 규칙 : 요즘은 슬랙, 카톡 등 여러가지 채널을 쓰고 다양한 일들을 하지요. 이때 커뮤니케이션 채널을 어떻게 이용할지 먼저 규칙을 세우는 것이 좋아요. 예를 들면 10-19시 사이에는 무조건 슬랙을 켜놓고 자주 확인한다, 등등의 커뮤니케이션 규칙을 세우면 의사소통하기 좋아요. 괜히 눈치를 보거나 해야 할 말을 하지 못하거나 하는 일들을 미연에 방지할 수 있습니다.
모두와 대화하는 기획자,
각 담당자에 대해 알아야 할 것
아주 직관적으로, 급하게(웃음) 표를 그려봤어요. 이 표는 여러분만의 표로 변형하실 수 있겠죠?
프로젝트 초반에는 일방향의 소통인 경우가 많아요. 모두가 기획자랑 소통을 하지요. 목표가 어떤지 어떤 일을 해야하는지 등을 소통하게 됩니다. 그러다가 프로젝트 중반이 되면 각자 원하는 부서와 소통을 하게 돼요. 그러면 모두 예상하시다시피 커뮤니케이션에 있어 문제가 생기게 돼요. 문제가 생겼을 때 제대로 푸는 것도 기획자의 역량이라고 할 수 있어요. 각 담당자와의 대화가 어떻게 다른지 알아두면 문제를 푸는데 도움이 되실 것 같아 몇 가지 정리해봤습니다.
<개발자/디자이너>, <재무 담당자>
: 너무 많은 채널을 생성하지 마라.
이들은 프로젝트 기간 동안 뭔가를 계속 요청을 받는 집단이기 때문에 채널이 많으면 왜 수정되었는지 알 방법이 없습니다. 그래서 하나의 채널을 중심으로 일을 진행하는 것이 좋아요. 특히 재무는 증빙이 매우 중요한 파트이기 때문에 놓치는 것이 생기면 일이 힘들어집니다. 가급적이면 채널을 확장하지 않는 것을 권합니다.
<운영 담당자>, <마케터>
: 앞의 담당자들에게 이분들이 요청할 것이 많아요. 때론 기획자보다도 많고, 작은 프로젝트의 경우엔 기획자가 이 역할을 맡기도 합니다. 메일보다는 빠른 커뮤니케이션이 필요한 사람들이기도 하고요. 이 사람들에게는 커뮤니케이션에 관대함이 필요합니다. 꼭 지켜야 할 원칙들만 정해서 고지하고, 이외에는 유연하게 대처할 수 있도록 하는 세팅이 있으면 좋겠죠?
실행하는 기획자,
프로세스의 범위 내에서
일이 되게 만드는 사람
프로젝트매니저로서, 기획자란 제안 단계에서 ‘계획’을 계속 하는 사람이 아닐까 생각합니다. 그 계획에 일을 되게하는 프로세스 역시 포함돼요. 일이 진행될 때 확 튀는 뭔가가 나오지 않게 잘 다듬어 가면서 끝까지 일이 되게 하는 것이 실행단계에서의 기획자 역할인 것 같아요. 프로세스의 범위 내에서 일이 진행되고 잘 마무리할 때까지 모든 것에 개입되는 사람이 기획자라고 생각합니다.
기획자는 기획만 할 수 있을까요? 빛나는 아이디어로 멋진 계획을 짜는 것, 그것만 하는 기획자가 있을까요? 저는 그런 사람도 있을 수 있지만, 그렇지 않은 경우가 훨씬 많다고 생각해요. 일이 되게 만드는 사람이란 아이디어를 꺼내는 작업 이후, 그 이상의 현장의 일들을 맡아야 하는 사람까지를 얘기하거든요. 그래야 일이 되니까요. 이런 과정들을 알고, 나만의 프로세스를 설계해 일이 되게 만드는 기획자들이 되시길 바랄게요.
Question & Comments
1. 기억에 남는 제안서가 있으신가요?
작년 중순에 진행한 ‘케냐의 마라토너들은 천천히 뛴다'라는 프로젝트였어요. 케냐의 달리기 선수들이 어떻게 연습하는지를 보고 경험한 것을 글로 푸는 일이었는데요. 메일을 받았는데 기본적인 소개 뿐만 아니라 케냐로 가게 된 배경, 다양한 유튜브 영상이 포함된 메일이었어요. 어떤 걸 쓰고 싶고, 이걸 쓰고 싶은 사람이 어떤 사람인지까지 알게 되는 제안이었습니다.
2. 함께 일하는 사람들과 갈등관계, 커뮤니케이션의 문제가 생겼을 때 어떻게 해결하시나요?
문제는 생길 수밖에 없고, 한번 싸운다고 안 볼 사이는 아니에요. 이건 일하는 거니까. 그래서 갈등이 생기지 않으려 너무 에너지를 쏟지 않으려 해요. 최선을 다해 어떤 문제에 대한 이야기를 하고, 그 사람이 그거에 대해서 스스로 소화하는 충분한 시간을 주려고 해요. 예전엔 이게 힘들었는데, 지금은 많은 에너지를 쓰지 않으려 노력해요.
3. 내가 처음부터 끝까지 챙기려는 욕심을 버리기 쉽지 않아요.
매우 공감해요. 완벽하게 해내고 싶고, 누군가에게 맡기면 불안한 마음을 다스리는데 또 에너지가 들죠? 그런데 한번 버리고 나면 이게 진짜 괜찮았구나,를 알아요. 그리고 이건 언젠가 꼭 해야 하는 일입니다. 혼자 하면 작은 일만 계속할 수 밖에 없거든요. 한 번만 버려보시기를 추천해요. 한 번 믿고 맡겨보고, 문제가 생기면 해결하는 거죠. 세상 편해요. 생각보다 다른 사람들이 나보다 일을 잘합니다(웃음). 처음이 힘드니까 도전해보세요.
4. 함께 일하고 싶은 기획자는?
좋은 아이디어가 일의 끝이 아니라고 생각하는 기획자. 이런 사람이 본인이 한 말에 끝까지 책임을 지고, 또 다른 사람이 하는 일이 얼마나 어려운지 헤아릴 수 있죠. 의사 결정을 하는 사람이 실행에 대한 맥락의 이해 없이 쉽게 말하는 분들이 있어요. ‘광고 한번 해봐 ~’ ‘한번 해봐 ~’ 라는 식으로 쉽게 말씀하시죠. 그러면 엄청 기운이 빠져요. 기획을 실행하는 데 얼만큼의 노력이 드는지 아는 사람만 다른 사람의 일을 존중할 수 있는데, 이런 감각을 아는 사람과 일하고 싶어요.
이렇게 외롭지 않은 기획자학교 4회 강의가 끝났습니다. 마지막 시간에는 '회고하는 기획자'라는 제목으로 함께 외롭지 않은 기획자학교 전반을 돌아보고, 더 나은 프로그램을 위해 이야기 나누는 시간을 가졌어요. 다음 시간에는 외롭지 않은 기획자학교 마지막 시간의 이모저모를 전해드립니다.
