#유학생일기 7. 싱가포르에 이메일 쓰기
0. Introduction
교환 국가별/학교별로 다르겠지만 해외국가 장기체류는 생각보다 처리해야 할 행정 업무가 상당합니다. 한국은 여권 파워가 센 편이라 그나마 편하지만 그럼에도 불구하고 비자/기숙사/수업 등등 전반적인 사항은 주로 이메일로 진행됩니다. 그리고 이 이메일의 양은 정말정말 많습니다....
당시 교환학기 등록금과 생활비 등등을 모으기 위해 학기와 인턴을 병행했는데 정말 바빠서 죽는 줄ㅜ 이때 왔던 이메일들은 거의 새벽 1-2시에 열어봤던 기억이 나네요. 그리고 공교롭게도 지금 이 글을 쓰는 시간도 새벽 2시네요.
1. 왜 이메일이 중요한가?
- official communication channel
이메일은 의사소통의 기본입니다....라고 회사에서 말하지만,
한국 대학에서 교수님께 메일 보낼 일은 사실 성적 나오고 나서 이의제기 할때 외엔 없는 것 같습니다.
그나마도 약식으로 주고 받는 정도이고 이메일을 한 쪽에서 답신을 안 주는 경우도 많고요.
그래서 이메일의 중요성을 이제까지 잘 깨닫지 못하셨을 수도 있겠지만 교환 가기 전/교환 중 행정업무를 처리할 때는가장 official한 communication channel은 이메일입니다. 답신도 10분 내에 빠르게 오는 편입니다. (전화번호는 유선번호로 남겨져 있는 경우가 대부분이라 제가 연락하고자 하는 사람에게 정확하게 연락하기 어려울 듯 합니다.)
온라인 입학 허가 관련 메일. 당시 답신으로 의문점을 답신으로 질문했다. 오른쪽 Strack 란에서 볼 수 있듯이 1,2분 만에 빠르게 확인하고 답변해주셨다.- 원활한 의사소통 & 문서화
싱가포르의 English Accent는 이제까지 제가 학교에서 접해 왔던 Standard English의 그것과는 달랐습니다. 또한 아시아/유럽/미대륙 각국의 영어 사용자들이 모인 Global summer 여름 학기를 수강했던 저는 저희 반 구성원들이 서로의 말을 못알아먹으면서 친해지는 걸 지켜보았는데요.
솔직히 말 안통해도 친구는 될수 있는데 중간/기말 프로젝트가 되면 커뮤니케이션이 필수적입니다. 미리 조원들끼리 Text로 기본 아이디어를 공유하고 집단 공유 기억이 있으면 그나마 아는 단어를 다른 악센트로 듣는 거니까 알아 먹을 수 있습니다. 각자 글로 자신의 생각을 정리해 이메일/메신저로 주고받는게 도움이 됩니다.
이때의 Text는 굳이 이메일로 할 필요는 없지만, 학기가 끝난 후 팀 구성원들의 참여도 평가 Peer evaluation에서 교수님께 이의제기를 할때 or 이의제기를 당할 때 좋은 증거가 되어주니 이메일을 잘 활용해 봅시다.
2. 싱가포르에서 이메일을 주고 받았던 기관/사람
- ICA 이민국
: 싱가포르에 교환학생 자격으로 가면 이민국에 가서 Student pass 를 발급받으셔야 하는데 이게 또 인생에서 뭐 하나 얻으려면 수많은 인내가 필요하다는 귀중한 교훈을 깨닫게 해주는 빡치는 경험입니다.
저도 ICA에 2번 갔습니다. 첫번째 방문 전 긴가민가한게 있어서 사전에 문의사항을 질문하기 위해 홈페이지에 명시된 공식 주소로 이메일을 드렸는데 답장은 오지 않았습니다...
싱가포르 ICA 센터의 운영은 messy 하고 체계없기로 악명이 높습니다.
만약 여러분이 ICA센터와 관련해 질문이 있으시다면 직접 방문해서 답변을 얻으시는 게 제일 직접적일 것 같습니다.
Singapore ICA 에 대한 부정적인 review들 (출처-google map)- Singapore management university International office (SMU.io)
: 이제까지 살면서 가장 많이 이메일을 주고 받은 것 같다. 입학 전부터 계절학기 관련 질문부터 시작해서 필수 서류 제출 기한 연장, 과목 변경 신청, 견학, 졸업생 세션 등등 모든 것을 총괄해서 진행.
왠만한 건 SMU.io로 시작해서 SMU.io로 끝난다.
특히 여기 두 직원분이 정말 대천사 미카엘급이라서 더 유익한 싱가포르 교환이었다 ㅠㅠ 감사했습니다.
- 교수님 / TA(Teaching Assistant) :
출석이나 병결, 과제제출 같은 건 TA님께, 중간/기말 프로젝트 나 수업 내용 관련 질문은 교수님께 했다. 내 수업은 그랬지만 사실 수업마다 조교님/교수님이 커버하는 범위가 다르니까 첫 수업때 R&R(role and responsibility)을 잘 기억해뒀다가 필요한 때 이상한 분께 이메일하지 않도록 하자.
3. How to email
** 지금 보여드리는 예시는 주로 학교 담당자분들과의 컨택입니다.
업무용 이메일 작성과는 다소 차이가 있을수 있고 만약 업무용 이메일이 보고싶은게 그건 왜 없어!! 라는 생각이 드시면.. 제가 꼭 싱가포르에 취업해서 업무용 이메일 편을 글로 써서 올리도록 하겠습니다 그러니까 응원해 주세요.
Step 1. 이메일을 따로 만들자 or 학교 이메일 활용
: 기존에 있는 이메일을 써도 되지만 새로 만들면 왜인지 글로벌해진것 같은 느낌적인 느낌이 듭니다.
농담이고, 기존 이메일이 아래 항목에 적용되신다면 이번 기회에 하나 새로 만드시는 것을 추천합니다.
1. 본인 이메일이 아래와 같은 포맷이다
wltn12^^@naver.com (본인 이름 영타로 입력 + 의미없는 숫자 + 갑자기 또 특수문자)
sweetprincess♥︎@empas.com (오글거리는 닉네임 + 지금은 있지도 않은 도메인)
2. 본인 이메일 주소를 보고 본인을 떠올리기 어렵다
-본인 이름이 포함되어 있지 않다거나 등
3. 사용하는 이메일 서비스가 스레드 보기(Thread view)를 지원하지 않는다
- 스레드 보기란 대화형 보기 라고도 하며, 하나의 메일을 시작으로 서로 답신을 주고받을 경우 최초의 메일제목에 모든 내용이 한꺼번에 묶여서 전달된다.
상대방의 답신이 어떤 메일에 대한 답변인지, 대화의 전체 맥락을 일목요연하게 파악할 수 있다.
SMU와 수없이 주고받은 Thread 보기4. 비슷한 주소의 이메일이 하나 (혹은 하나 이상) 더 있다 - 혼동의 우려
(예) nari.nam@gmail.com / nari.nam2@gmail.com
: 결론부터 말하자면 교환대학의 international office와 커뮤니케이션하기 편하고,
나 자신은 인식시켜줄 이메일을 만드는 것이 좋습니다.
1)커뮤니케이션 하기 편하려면
-> 스레드 보기
주제별로 다른 스레드로 끊어서 관리할 수 있습니다. (Step 2 세론)
-> 왠만한 국가에서 낯익은 gmail
2) 나 자신을 인식시켜 줄 이메일
-> 학교 이메일 활용
-> 이메일에 본인의 이름 포함 (예) jessie.lee@yonsei.ac.kr / jyunhee@gmail.com
(이때 사용하는 이름은 되도록이면 여권 상 영문명과 통일)
1), 2) 항목을 고려하여 적당히 새로운 메일을 만들어 관리해봅시다.
* 저는 원래 사용하는 메일 jessiejisoolee.1994@gmail.com을 사용했습니다.
(이메일 아이디의 경우 숫자가 없는 것을 선호하시는 분들도 있는데,
저는 1994가 저의 생년으로, 사무실 분들이 제 이메일을 보고 저를 확인할 수 있을 것 같아서 설정했습니다.)
Step 2. 초반에 엄청나게 몰려들어오는 이메일 읽기
제발 다 읽고 모르는 것은 바로바로 질문하기
주로 International office에서 보내주는 것들입니다. 내용이 많아서 나중에 읽어야지~~ 라는 안일한 자세는 금물입니다... 모든 official letter 를 꼼꼼히 읽어보고 Deadline을 확인합니다. 해외송금이나 해외결제를 해야 할 경우 신용카드로 하면 왠만하면 처리되지만 IP오류 등등의 상황이 발생한다면 해당 사진을 스크린샷으로 찍어서 이메일 회신으로 질문합니다.
물론 스크린 샷만 찍어서 보내지 말고 어떤 건과 관련된 캡처인지 간단한 내용설명과 인사를 함께 보냅니다.하나의 스레드에는 하나의 주제
▴ Sign-up survey, Official letter, online matriculation, Tutition 등 주제별 다른 스레드로 엮어서 관리
항목별로 묶어서 관리하는 것이 나중에 검색하기 유용합니다.
혹은 나중에 해당 항목을 포워딩(전달) 해야 한다거나, 하는 경우가 생기면 섞이지 않고 정확한 카테고리의 메일들을 한꺼번에 보낼 수 있습니다.
만약 이메일을 주고받다가 다른 내용 관련해서 질문을 해야한다면 새로운 제목의 이메일로 질문을 하는 것이 좋습니다.
Step 3. 교수님께 이메일을 해보자
- 왜 교수님께 질문하는 이메일만 따로 Detail하게 설명하냐면 International office와의 이메일은 주로 업무적인 내용이고 이메일을 보내 학생들이 해외 거주를 위한 process를 따르게 하는게 그들의 기본적인 job입니다.
international office 과의 이메일 역시 courtesy 를 담아 쓰는 것이 물론 좋습니다. 하지만 학기 시간 1주일 전과 같이 그들의 업무량이 폭발하는 경우에는 이메일 수신자/발신자 모두 인사말 따위 자르고 요건만 빠르게 주고받는 경우도 많습니다.
하지만 교수님의 job은 연구 및 수업이고, 저희가 질문을 드리는 것은 favor를 요청드리는 것이니 어느정도 포맷에 맞추어 쓰는 것이 좋습니다. 미국 감성은 원래 할말만 하는거지?? 하고 문장 하나만 drop하시면 이건 굉장한 실례입니다. 구글에 How to email professor / What is formal business email 등을 검색해보시면 영어 특유의 직관성/경제성으로 할말만 던질것 같은 분야에서도 나름의 포맷이 있음을 알 수 있습니다.
수업에 빠졌을 시/늦었을 시 or 수업에 질문이 있을 시 등등 교수님께 이메일을 해야할 일도 꽤 있습니다.
어찌 되었든 교수님의 양해를 구하거나 질문을 하는 입장이니 메시지의 hip함은 잠시 접어 두고 아래의 예시를 참고해서 작성해 봅시다.
1) Dear (or Hello) Professor Last-Name (or Doctor Last-Name),
2) I hope you enjoy happy weekend.
3) I’m in Class Name, Section Number. This is the question I have or the help I need. I’ve looked in the syllabus and at my notes from class and online and I asked someone else from the class, and I think This Is The Answer, but I’m still not sure. This is the action I would like you to take.
4) Thank you / Sincerely / Best / All the best ,
Student name
1) Dear Professor Lee,
이런 식으로 적으시면 되는데 교수님과 좀 편해지시면 Hello로 적기도 하고 저도 나중에는 Hello로 적었습니다. 교수님이 syllabus에 당신 소개를 적어주실거고 왠만하면 소개에 맞춰서 professor/Dr. 라고 호명하시면 됩니다.
문장 끝에 반점(,)을 달아주세요.
2) 인사말
이메일 쓸 때 맘이 급해서 용건부터 말하는 경우가 많습니다. 하지만 교수님도 바쁜 사람이고 무엇보다 사람입니다.. 이분들은 Business Insider에 이름을 검색하면 나오시는 분들입니다. 학생나부랭이의 1시간과 교수님의 1시간은 질적으로 다르고 돈보다 시간이 귀한 분들이기 때문에 그 분들의 감사에 대한 인사를 먼저 드리거나(Always thank you for your help / I hope you're enjoying beautiful weather today.) 안부를 여쭤 보는 것이 좋습니다.
3) 본인 소개 및 용건
이메일 하단부 끝인사에서 본인 이름을 적는 것이 normal format입니다. 어차피 본인의 이름이 드러나기 때문에 언어의 경제성 논리 상 굳이 자신의 이름을 한번 더 적을 필요는 없고 어떤 Class(교수님이 이해하시기 쉽게 분반 번호도 적어주면 좋음) 에 있는지만 적어주셔도 충분합니다.
용건의 경우는 주절주절 하기보다는 명확하게 자신이 말하고자 하는 바만 적으면 됩니다.
a. 이런 문제가 있다
- This is the question I have or the help I need.
- My group has trouble narrowing down specific presentaiton topic.
(저희 팀이 발표 주제를 구체화 하는데 어려움이 있습니다)
b. 자신이 이제까지 문제 해결을 위해 시도했던 내용 or 문제 발생 경위 설명
- I’ve looked in the syllabus and at my notes from class and online and I asked someone else from the class, and I think This Is The Answer, but I’m still not sure.
- We all have tried to figure out some points from the interim feedback and done research again. There are some new nomiated topics we picked and we did not chosse one yet.
(중간 발표 피드백도 생각해보고 리서치 다시해서 주제 다시 뽑았는데 아직 하나를 못고름)
c. 그래서 이렇게 도와주셨으면 좋겠다
- This is the action I would like you to take.
- So we will really appreiciate if you give some advice which one we should choose.
(그래서 뭘 해야할지 조언을 주셨으면 좋겠다)
4) 끝인사 + 본인 이름
위의 예시에 적어 두었듯이 Thank you / Sincerely / Best / All the best 가 무난합니다.
질문을 하거나 부탁을 드리는 거면 인사겸 감사도 전하기 위해 Thank you 가 제일 적절할 것 같습니다.
또는 자신만의 개성을 드러낼 수있는 인사말이 있다면 too much 하지 않은 선에서 그것도 괜찮습니다.
SMU international office의 Wan은 항상 Cheers 라고 보냈다.Step 4. 감사 이메일을 써 보자
동방예의지국의 후예로서 자신의 이메일에 누군가가 친절히 답변을 해주었다면 감사 인사를 하도록 합시다.
귀찮으면 구글 지메일 앱을 다운받으세요.
나에게 온 이메일을 확인할 때 자동으로 감사 이메일 문구버튼이 뜨니까 잘 활용하시면 됩니다.
4. 참고 아티클
- [퍼블리] 비즈니스 이메일 101 - 일잘러를 위한 이메일 가이드
- How to Email Your Professor (without being annoying AF)
