명절 선물 수발신 내역으로 인맥관리 하기
기업에서는 명절 때마다 임직원 뿐만 아니라 외부 협력업체, 성장에 도움을 주는 기업, 인물들에게 감사의 마음을 전하기도 합니다. 이는 한편으로 #인맥관리 (네트워크 관리)라고도 할 수 있는데요.
상호간에 협력 관계를 더욱 돈독하게 유지하면서, 상생하는 데에 기인하는 감사함에 대한 표시 중 하나이기도 합니다. 이는 기업에서 뿐만 아니라 개인적으로도 선물이나 감사인사를 주고 받기도 하는데요. 선물 발송이 아니라면, 연휴 전날이나 당일에 감사 인사를 전하게 되죠.
여러분들도 올 해 감사한 인연들에게 소중한 인사말 건네셨나요?
이번 추석 연휴에도 많은 기업들이 미리부터 감사의 마음을 전하기 위해 준비하고 발송했을텐데요. 연휴가 끝나면 반드시 해야하는 것이 또 하나 있습니다. 그것은 바로 '다음 명절 선물 발송 준비'
발송 준비는 미리미리
아직 새해가 되려면 기간이 남긴 했지만, 신정 연휴에 맞추려면 바로 시작을 해야 하고 구정 연휴에 맞추기 위해서도 11월, 12월부터는 선물 선정에 들어가기 시작합니다. 그리고 기업에서는 일반적으로 추석 명절 2주 전부터 발송을 시작합니다. 추석 연휴 시작 전에 도착하기 위해서인데요.명절 연휴 기간에는 배송 물량이 급증하는 관계로 일반적인 배송 일정보다 늦춰지는 경우도 종종 있고, 수령인이 휴가 중일 경우에는 미리 발송을 해도 미리 받아 보지 못하는 경우도 생깁니다. 때로는 주소가 바뀐 것을 확인하지 못하고 발송했을 때에는 반송을 받게 되는 경우도 있어요. 그래서 발송 전에 감사 인사와 함께 배송할 것을 미리 언지하며 주소 확인하는 작업을 해 두면 좋습니다!
개인적으로 보낼 때에는 요즘 카카오톡 선물하기를 활용하시는 분들도 계신데요. 이 때 배송상품의 경우, 받는 사람이 직접 주소를 입력해야 하는 상황이 생기니, 이 부분도 잘 고려를 해 주셔야겠죠? 감사함을 전하는 마음인데, 상대가 직접 자신의 주소를 입력해서 받게 해도 되는지(?) 생각해 보면 좋을 것 같아요!
발송 리스트는 지난 수신 리스트도 함께 참고!
일단 명절 연휴를 마치고 나서는 발송했던 리스트와 수신한 리스트를 정리해야 하는데요.
이 때 명절 때 발송했던 리스트와 수령했던 리스트를 참고하여 최종 발송 리스트를 완성하여 발송합니다. 기본적으로 항상 발송하는 대상이 있지만, 추가 된 사람들도 있을 것이고, 삭제 되는 사람들도 있어요. 그리고 발송 명단에 없었지만, 상대가 감사의 마음을 전해 왔을 때에는 그에 대한 보답을 해야 하기에 수신자 명단을 확인하여 발송자 명단에 추가하기도 합니다. 이 때 발송자 명단에 없던 곳에서 선물을 보내 왔을 때 명절 연휴가 종료된 이후라도 너무 오래 지나지 않은 기간이라면 (보통 2주 이내) 답신을 보내 주시는 것이 좋아요. 만약 수신 확인이 너무 연휴 기간과 떨어져 버려서 발송하기엔 애매한 듯하다면 감사 인사만 전한 후, 다음 명절에는 발송할 수 있도록 해 두는 것입니다.
수신 발신한 내역도 꼼꼼히 적어두기
선물 발송 후에는 발신 리스트와 함께 수신 리스트도 같이 관리를 해 주어야 해요. 계산적인 거 아니냐는 생각이 들 수 있지만, 기본적으로 서로 감사함을 전하는 관계라면 조금 더 체계적으로 관리할 필요가 있기 때문입니다. 특히 내가 발송하지 못한 사람에게서 받았을 때에는 다음엔 미리 챙길 수 있는 센스가 필요하잖아요.
그리고 발송을 했는데 반송을 받는 경우, 주소나 직책 등 정보가 변경 된 경우도 있어서 정보 업데이트를 위해서도 특이사항을 작성해 두기 위해서도 리스트 관리는 필수입니다. 저 같은 경우는 주소 확인 시에 사옥 이전 소식을 듣는 경우도 있고, 직책이나 주소가 변경되는 경우들이 종종 있어서 이러한 사항들은 업데이트 해 두거나 '비고'란에 작성해 두고 다음 발송 시에 참고합니다.
감사 인사를 전하는 방법은 여러가지가 있죠. 편지만 보내거나, 선물을 함께 보내거나 대상에 따라 다를 수 있는데요. 한 기업에서 발송을 하더라도 이를 구분하여 내보내는 경우가 있습니다. 김영란법이 시행된 이후부터는 일부 기업에서 선물을 아예 안 받는 곳들도 있으니, 이 때에는 감사 편지라도 발송하는 경우가 있어요. (이번 연도는 김영란 법 시행에 약간의 변동성이 있지만) 선물을 보내야 하는 경우에는 물품 금액도 중요해요. 금액이 마음을 다 표현하는 것은 아니지만, 일반적으로 너무 고가의 상품을 보내면 부담스러워 할 수 있고, 너무 저렴한 상품은 또 마음이 다 담기지 못할 수 있죠. 그래서 이 부분이 항상 고민되는 부분이기도 합니다.
이 때 활용할 수 있는 것이 수발신 내역이에요. 단순히 누구에게 보냈는지만 작성해 두는 것이 아니라, 어떤 것을 보냈고 받았는지를 기록해 둡니다. 상대에게 미리 받았을 때에는 그에 맞추어서 발송하는 것이 서로에게 부담을 갖지 않을 수 있는 최소한의 예의이기 때문에 기록해 두면 다음 선물 발송 시에도 참고할 수 있겠죠.
기업이 아닌 개인도 해야하나?!
선물 수발신을 일반적으로 기업에서 진행하는 것만 생각하실 수도 있는데요. 내가 담당 업무를 하는 사람이 아니어도, 일반 직장인, 1인기업가, 프리랜서,주부 등등 누구든감사의 인사를 전할 때 매번 누구에게 전달해야 할지 생각해서 리스트 적어 두고 나중에 깜빡하는 일이 생기지 않기 위해서는 하나의 리스트로 만들어 두고 업데이트 하는 방식으로 관리해 두면 좋겠죠?! 발송 인원이 많고 적음이 중요한 것이 아니라, 우리가 조금 더 편하고 효율적으로 라이프 패턴을 만들고 나의 인맥을 소중히 관리하기 위한 방법이라 생각해 보시면 어떨까요.
선물 수발신 양식은 별도로 만들어서 관리하셔도 되고, 하나의 문서로 통합 관리하셔도 됩니다.
본인의 업무 스타일에 편한 방식으로! 하지만 반드시 작성해 두시면 나의 인맥 관리에 아주 많은 도움이 된다는 것을 기억해 주세요.
업무 활용을 위해 양식이 궁금하신 분들을 위해 이전에 블로그에 업로드 해 두었던 선물 수신 내역, 발신 내역 양식 참고하실 수 있게 아래 링크도 공유 드립니다.
