당신의 업무를 효과적으로 관리해주는 업무관리 체크리스트
체계적인 업무관리 방법
오늘은 당신의 업무성과를 향상시켜주는 바람직한 업무습관 시리즈로
효과적인 체크리스트를 활용하는 업무습관에 대해서 소개해드리도록 하겠습니다.
지금부터 소개해드리는 업무관리 체크리스트의 양식과 활용방법은 대단히 특별한 방법이 아닙니다.
누구든 습관화하는데 어려움이 없는 양식이니 이 양식을 적극적으로 활용하셔서 체계적으로 여러분들의 업무를 관리하시기 바랍니다.
먼저 샘플을 하나 보여드리죠.
위의 샘플은 저의 업무관리 체크리스트 사례입니다.
이 샘플을 토대로 어떻게 업무를 체계적으로 관리하는데 활용할 수 있는지 설명드리겠습니다.
1. Category 구분에 따라 해야 할 일들을 기록한다
엑셀의 좌측을 보시면 저에게 중요한 업무들을 카테고리별로 구분해 놓은 것을 보실 수 있습니다.
위부터 순서대로 설명드리면
가. Urgent: 어떤 업무보다도 우선적으로 처리해야 할 일입니다.
나. Reguluar: 월, 반기, 분기별로 하기로 결심한 프로젝트성 업무 중 해당 월에 해야 할 프로젝트를 기록합니다. (언제까지 완료해야 하는지 표시)
다. Work: 저의 직업 상 해야 할 업무를 모두 기록합니다.
라. Christ: 저는 교회에 다니기 때문에 신앙생활과 관련된 일을 주요 카테고리 중 하나로 설정했습니다.
마. Finance: 제가 우리 집의 모든 구성원들의 통장을 모두 관리하기 때문에 Finance와 관련된 업무들이 꽤 많습니다.
바. 기타: 위의 카테고리 외에 다른 업무들을 기록하는 코너입니다.
이상의 카테고리에 해당되는 일들이 발생하면 가급적 그때마다 바로바로 기록을 해둡니다.
(잊어버리고 안써놓으면 깜빡하고 놓치는 일이 발생되니까요)
위의 카테고리는 저의 Life Style에 맞는 카테고리 구분이고 여러분들은 여러분들에게 맞는 카테고리를 설정하시면 될 것 같습니다.
2. 우선적으로 해야 할 일은 Urgent에 기록
1에서 기록한 업무들 가운데 우선적으로 처리해야 하는 일은 Urgent 카테고리에 표시될 수 있도록 합니다.
이때 일일이 타이핑을 칠 필요 없이 Urgent의 Cell에 '='을 입력한 뒤
아래의 내용 중 우선적으로 처리해야 할 일에 커서를 갖다놓고 Enter를 치면 '='을 입력한 Cell에 해당 업무가 저절로 표시됩니다. (이건 엑셀의 기본이죠~^^)
저는 하루가 시작되면 일단 다른 일들보다 그날의 Urgent 업무를 가장 우선적으로 해결합니다.
그래서 업무 독촉을 받거나 그래본 기억이 가물가물하네요...^^;;;
업무를 빨리 처리하고나서 쉬는 업무 스타일을 가진 분들은 이 Urgent에 2~3일 정도 여유를 두고 표시하는 습관을 들이면 항상 업무를 빨리 끝낼 수 있게 됩니다.
3. 종료된 업무에는 음영으로 표시를 합니다
사례를 보시면 Cell에 음영 처리된 업무들 보이시죠? (5,6,7일에)
그 업무들은 그날 그날 종료된 업무를 뜻합니다.
그러니까 해당 업무를 완전히 끝내면 즉시 이 파일을 열어서 위와 같이 업무명이 적힌 Cell을 클릭하여 배경색을 채줘줌으로써 이 업무는 이제 나의 머릿속에서 지워버려도 된다는 것을 표시합니다.
그리고 그 업무 때문에 머리를 복잡하게 하는 일이 없도록 실제로 그것과 관련된 일은 추가적인 상황이 발생되지 않는 한 더 이상 생각하지 않습니다.
일이 많은 사람들은 머리가 복잡하면 집중력 저하에 영향을 미치는데 이렇게 내가 꼭 생각하고 있어야 할 일들만 보이게끔 하여 집중하지 않아도 되는 것은 과감히 머릿속에서 지워버리고 우선적으로 처리해야 할 일이 무엇인지 환히 비춰줌으로써 머릿속이 깔끔해지는데 도움을 줍니다.
4. 처리되지 않은 일은 다음날로 옮겨둡니다
하루 일과가 끝날 때면 다시 이 엑셀 파일을 엽니다.
그리고 혹시나 Urgent 업무 중 빼먹은 것은 없는지 확인합니다.
만약 정말 깜빡하고 못한 일이 있다면 끝내놓고 잠을 자야겠지만...거의 그런 일은 없습니다. (업무 시간에 엑셀 파일을 수시로 열어서 확인을 하니까요)
그리고 Cell에 음영표시가 되지 않은 일들(아직 완료하지 못한 일들이 되겠죠.)이 적힌 Cell을 마우스로 콕 집어서 다음날로 옮겨 놓습니다.
위의 사례에서 2월8일에 적혀있는 일들이 바로 그렇게 계속 옮겨진 일들이죠.
어느 시점엔가는 저 일들도 Urgent에 표기가 될겁니다.
Urgent에 표기되지 않은 일들도 평상시 꾸준히 진행을 하구요.
어떤 일들의 경우에는 Urgent에 기록하기도 전에 음영처리되기도 합니다.
그런 습관을 들이면 굉장히 많은 일들도 쫓기지 않고 미리미리 처리해둘 수 있습니다.
사실 저는 위의 샘플보다는 조금 더 복잡한 양식을 사용합니다.
(샘플을 보시면 세로의 번호가 1다음에 12로 넘어가죠. 2~11까지 조금 더 복잡한 내용들이 있습니다.)
그것은 제가 컨설턴트로 그리고 강의를 하는 사람으로서 고객과의 약속을 지켜야할 것들이 조금 더 많기 때문입니다.
직장에서의 일들은 내가 그 일을 제때 처리하지 못하면 나 혼자 피해를 보는 것이 아니라 누군가에게 피해를 주게 됩니다.
그런 피해를 주는 경우가 반복되면....불성실한 사람으로 낙인이 찍힐 뿐 아니라
실제 정해진 시간 안에 주어진 일들을 처리하지 못하는 사람이 좋은 성과를 만들어낼 리는 만무합니다.
오늘 설명드린 이 방법을 기반으로 여러분들의 스타일에 맞게 업무를 체계적이고 효과적으로 관리하는 양식을 만들어 활용함으로써
인정받는 직장인으로써의 기본을 갖춰나가시기를 바랍니다.
[도움이 되셨다면...아래의 글도 읽어보세요]
