프로젝트 관리 원칙 5. 시스템적 사고
Recognize, evaluate, and respond to the dynamic circumstances within and surrounding the project in a holistic way to positively affect project performance
프로젝트 성과에 긍정적인 영향을 미치기 위해 프로젝트 내부 및 외부의 동적 상황을 종합적으로 인식하고 평가하고 대응한다.
① 프로젝트는 상호 의존적이고 상호 작용하는 시스템의 구성요소다.
시스템은 일상에서 자주 사용되는 용어로 ‘공동의 목표 달성을 위해 상호 작용하고 상호 의존적인 구성요소의 집합’으로 정의할 수 있다. 프로젝트를 포함하는 환경을 시스템 관점에서 파악할 수 있다. 프로젝트를 수행하는 조직을 시스템 관점에서 정의할 수 있고, 플랫폼을 구축하는 프로젝트라면 플랫폼을 이용하는 다양한 공급자와 수요자들 모두가 시스템이 된다. 또한 프로젝트 내부의 구성요소도 시스템 관점에서 파악할 수도 있다. ≪PMBOK 지침서≫에서 이야기하는 시스템의 개념을 가장 잘 표현하는 사례 중 하나는 기업의 정보시스템이다. 예를 들어 가전제품 제조회사의 정보시스템은 영업시스템, 구매시스템, 생산시스템, 인사관리 시스템, 재무시스템 등으로 구성된다. 시스템의 특징은 다음과 같다.
- 시스템은 계층을 가진다.
특정 기업의 정보시스템은 여러 개의 하위 시스템으로 구성된다. 정보시스템도 기업의 경영을 위한 시스템 중 하나다. 구매시스템은 물류시스템, 재고관리 시스템, 벤더 관리 시스템 등의 하위 시스템으로 구분될 수 있다.
- 시스템은 상호작용한다.
특정 시스템의 결과를 특정 시스템이 활용하거나 특정 시스템이 다른 시스템의 진행에 영향을 미칠 수 있다. 다른 시스템과 인터페이스가 없는 폐쇄시스템은 드물다. 대부분 개방 시스템으로 특정 시스템의 변경은 다른 시스템의 변경을 초래한다. 이러한 상호작용은 시스템의 역동성(dynamics) 또는 불확실성을 초래하는 원인이 된다.
- 시스템의 범위에 조직 외부도 포함한다.
특정 시스템이 조직 내 다른 시스템과 상호작용하듯이 특정 기업도 외부의 다른 기업, 정부, 커뮤니티 등과 상호작용한다. 따라서 조직에 속한 프로젝트는 조직 외부와 상호작용한다.
② 프로젝트를 구성하는 각 부분이 서로 간에 그리고 외부 시스템과 어떻게 상호 작용하는지 통합적으로 분석하는 것이 시스템적 사고(System thinking)이다.
프로젝트 관리자는 시스템적으로 사고해야 한다. 시스템적 사고의 핵심은 부문 최적화가 아니라 전체 최적화다. 여러 가지 질병이 있는 환자를 치료할 특정 질병보다 환자의 관점에서 전체 최적화를 해야 한다. 전체 최적화를 위해서는 유의할 사항은 다음과 같다.
- 통합적 관점을 유지해야 한다.
개인의 역할, 직책에 따라 관리해야 할 통합의 범위는 달라진다. 프로젝트 관리자와 CEO가 생각하는 통합의 범위는 다르다. 통합의 범위는 달라도 통합의 관점은 같다. 통합적 관점의 핵심은 특정 시스템의 이익보다 전체 이익을 고려하는 것이다. 국가경제를 위해 특정 은행을 부도내거나 개인의 생명을 위해 한쪽 다리를 희생하는 것도 같은 상황이다. 통합적 관점을 유지하려면 통합적으로 분석하고, 대응해야 한다.
- 프로젝트 종료 이후도 고려한다.
모든 프로젝트는 종료 이후 운영으로 이관된다. 프로젝트를 잘 끝내도 운영에 실패하면 프로젝트 가치 창출은 실패한다. 운영을 고려하여 프로젝트를 수행해야 한다. 예를 들어 기업의 정보시스템을 개발할 때 운영인력을 참여시키는 것도 운영을 고려한 개발전략이다. 소프트웨어 상품개발 시 개발 툴 선정, 개발규모, 아키텍처 결정도 운영을 고려하여 결정해야 한다.
③ 시스템은 계속해서 변하기 때문에 내부 및 외부 상황을 지속적으로 모니터링해야 한다.
시스템은 기본적으로 역동적이다. 따라서 프로젝트 관리자는 프로젝트를 구성하는 하위 시스템과 외부 시스템의 변경이 프로젝트에 미치는 영향력을 지속적으로 파악해야 한다. 프로젝트에서 대응할 필요가 있는 변경에 대해서는 타이밍을 놓치지 않고 대응해야 한다.
④ 상호 이질적인 조직이 프로젝트를 할 때에는 새로운 문화를 만들어야 한다.
예를 들어 국내 SI (Systems Integration) 프로젝트는 발주기업 또는 국가기관과 SI기업이 함께 프로젝트를 수행한다. 이때 어느 한 조직의 문화나 도구를 강조하면 부작용이 생길 수 있다. 각 조직의 다른 시스템과 문화를 통합하고 상호작용하면 보다 나은 가치를 창출할 가능성이 높다.
⑤ 시스템적 사고를 가지고 시스템 간 상호작용을 분석하고 대응하면 다음과 같은 긍정적인 효과를 기대할 수 있다.
• 프로젝트에 영향을 미치는 불확실성과 리스크 및 대응방안의 조기 식별
• 외부 상황에 맞게 프로젝트 계획을 조정
• 프로젝트 계획 및 실행을 위한 중요한 정보 또는 통찰력 제공
• 프로젝트 이해관계자에게 계획, 진행 상황 및 전망을 명확하게 전달
• 프로젝트 목표와 목적을 조직의 목표, 목적, 비전에 연계
• 최종 사용자, 스폰서, 기타 이해관계자의 변화하는 요구에 적기 대응
• 상호 연계된 프로젝트 간의 시너지 효과 창출
• 다른 프로젝트에 의해 제기된 위협을 줄이거나 기회를 활용 • 전체 최적화를 측정할 수 있는 평가기준 정의
