프로젝트 관리 원칙 7. 상황에 맞는 tailorimg
Design the project development approach based on the context of the project, its objectives, stakeholders, governance, and the environment using “just enough” process to achieve the desired outcome while maximizing value, managing cost, and enhancing speed.
프로젝트 상황(프로젝트 목표, 이해관계자, 외부환경)에 적합한 개발방식과 프로세스를 정의하여 프로젝트 목표(가치 극대화, 예산절감, 일정 단축)를 달성한다.
프로젝트 상황을 고려하여 프로젝트에 적용할 방법론, 프로세스를 조정하는 활동을 조정(tailoring)이라고 한다. ≪PMBOK 지침서≫ 7판에서는 조정을 상당히 강조하고 있다. <프로젝트 관리 표준>에서는 ‘상황을 고려한 조정’을 별도의 원칙으로 정의했고, <PMBOK 가이드>에서는 8개 성과영역 중 하나로 ‘개발방식 및 생애주기’를 설명한다. 또한 성과영역이 아닌 챕터에서 조정대상과 조정 프로세스에 대해 상세하게 설명한다.
① 모든 프로젝트는 유니크하기 때문에 조정이 필요하다.
모든 프로젝트는 유니크(unique)하다. 프로젝트 팀원, 이해관계자, 프로젝트 인도물, 적용 도구 등 모든 것이 동일한 프로젝트는 존재하지 않는다. 다른 프로젝트에는 다른 프로세스를 적용해야 한다. 프로세스를 정의할 때 고려할 대표적인 항목은 프로젝트 규모와 중요도, 팀원의 역량, 이해관계자의 리스크 허용 수준 등이다.
② 프로젝트 상황에 적합한 조정은 성공을 위한 기반이 된다.
프로젝트 상황을 고려하여 어떤 방법론과 프로세스를 어떻게 적용하느냐에 따라 프로젝트 성공과 실패가 달라질 수 있다. 프로젝트 상황에 적합하지 않은 방법론이나 프로세스를 적용하면 고객이 외면하는 기능을, 비용을 초과하고, 일정도 지연되어 개발할 수 있다. 조정을 위한 중요 고려사항은 다음과 같다.
- 조직의 프로세스, 조정 가이드를 참조한다.
프로젝트팀은 조직이 제공하는 방법론, 프로세스, 도구, 조정 가이드에 따라 조정해야 한다. 프로젝트팀에 적합한 방법론과 프로세스를 정의하기 위해 너무 많은 시간을 투자하는 것은 바람직하지 않다. 대부분의 조직에서 프로젝트 관리 오피스(PMO Project Management Office)에서 조직에 적용할 표준 프로세스, 방법론, 도구를 정의하기 때문에 프로젝트 팀에서는 프로젝트 관리 오피스의 도움을 받아 프로젝트에 적용할 방법론을 선정하여 조정해야 한다. 프로젝트 팀에서 방법론을 조정할 때 고려할 주요 요인은 개발 규모, 프로젝트의 중요성, 조직의 프로세스 성숙도다. 개발규모가 크고, 프로젝트가 중요하고, 프로세스 성숙도가 낮을수록 계획 기반의 통제를 강조하는 프로세스가 적합하다.
- 완벽보다는 적정 수준의 완성도를 추구한다.
완벽한 조정을 추구하는 것은 바람직하지 않다. 조정은 1회성으로 끝나는 것이 아니라 프로젝트를 진행하면서 반복적으로 보완하는 것이 바람직하다. 적당한 수준의(just enough) 조정이면 충분하다. 그 이상의 시간과 노력 투입은 조정의 완성도를 높이는데 효과적이지 않다.
잘 수행한 프로세스 조정은 프로젝트의 성공 가능성을 높일 뿐만 아니라 다음과 같은 이점을 제공한다.
• 팀원들이 프로젝트 수행방식을 정의하는데 참여하면 프로젝트에 대한 헌신(commitment)이 높아진다.
• 가치를 창출하지 않는 프로세스나 자원의 낭비를 줄일 수 있다.
• 조직 내부에서 통제를 위한 프로세스는 최소화하고 고객중심의 프로세스를 정의할 수 있다.
• 프로젝트 프로세스를 조정하는 과정에서 조직의 방법론과 조정 가이드를 개선할 수 있다.
• 프로젝트에 투입되는 다양한 분야의 팀원들의 업무 수행방법이나 모범적 실무 관행들을 통합하는 과정에서 새로운 방법론을 발견할 수 있다
≪PMBOK 지침서≫ 별도 챕터에서 설명하는 조정에 대한 내용은 다음과 같다.
[조정 대상]
조정의 대상은 다음과 같다.
- 생애주기 및 개발방식
생애주기와 개발방식은 별도의 성과영역에서 자세하게 설명한다. 생애주기, 인도방법, 개발방식은 프로젝트 계획을 수립할 때 핵심 요소이다.
- 프로세스
생애주기와 개발방식은 상위 수준의 개발전략에 해당한다면 프로세스는 프로젝트 팀원이 수행할 작업을 상세하게 정의한다. 보통 조직에서 제공하는 프로젝트 수행 프로세스를 프로젝트 상황에 맞게 조정한다. 조정 내용은 다음과 같다.
• 추가 : 기존 프로세스에 없는 내용을 추가(예: 성능검증 위한 QA 추가)
• 수정 : 기존 프로세스 내용을 프로젝트 상황에 맞게 변경
• 제거 : 기존 프로세스 내용을 삭제(예: 소규모 프로젝트 주간 회의록 작성 삭제)
• 혼합 : 서로 다른 프로세스를 혼합 (예: 애자일 회고 기법을 폭포수 프로젝트의 교훈 도출 프로세스에 접목)
- 참여
프로젝트에 참여하는 사람들의 역할, 권한, 통합과 관련된 내용으로 프로젝트 상황에 맞게 조직을 설계한다.
• 사람: 프로젝트가 중요하고 리스크가 높을수록 역량이 높고 경험이 많은 팀원을 투입
• 권한: 프로젝트 팀원의 역량이 높고 팀워크가 좋은 프로젝트는 팀원에게 많은 권한을 부여한다.
• 통합 : 조직 내부의 지원조직, 외부의 파트너들의 통합이 중요한 프로젝트는 대표자들이 프로젝트에 투입될 수 있다.
- 도구
프로젝트에 적용하는 개발 및 협업도구 선정은 선정해야 한다. 팀원이 익숙한 도구를 적용하는 것이 바람직하다.
- 방법(Methods) 및 템플릿
방법은 프로젝트에 적용할 기법을 의미한다. 조직에서 제공하는 기법이나 템플릿도 프로세스와 마찬가지로 프로젝트 팀원과 협의하여 조정해야 한다. 방법 및 결과물의 조정은 프로세스 조정과 같이 하는 것이 일반적이다.
[조정 프로세스]
앞서 설명한 조정대상들을 조정하는 프로세스는 다음의 순서로 진행한다.
‘초기 개발방식 선택 → 조직에 맞게 조정 → 프로젝트에 맞게 조정 → 지속적 개선’
① 초기 개발방식 선택
개발방식의 유형과 선택 \기준에 대해선 7장에서 상세하게 설명한다. 대표적인 개발방식이 예측형(폭포수), 적응형(애자일)이다.
② 조직에 맞게 조정
프로젝트 팀은 조직의 정책을 따라야 하기 때문에 조직의 제약조건을 조정에 반영해야 한다. 조직에서 주로 적용하는 개발방식, 프로세스가 있다. 이는 조직의 주요 거버넌스 정책을 반영한 것이다. 조직에서 주로 사용하지 않는 개발방식을 선택하면 필요성을 입증해야 할 수도 있다. 조직 내 PMO가 프로젝트 팀의 조정작업을 지원한다.
③ 프로젝트에 맞게 조정
개발방식, 프로세스는 프로젝트에 맞게 조정하면서 구체화되고 확정된다. 프로젝트 차원에서 조정할 때 고려할 사항은 다음과 같다.
- 상품/인도물
• 규정 준수/중요성 : 필요한 품질보증 또는 외부 규격, 컴플라이언스가 많을수록 예측형 개발방식 적용
• 상품/인도물의 유형 : 소프트웨어는 적응형 개발방식 적용, 건축은 예측형 개발방식 적용
• 시장 : 기술의 발전 속도와 경쟁이 심할수록 적응형 개발방식 적용
• 기술 : 기술의 변경 가능성이 높을수록 적응형 개발방식 적용
• 기간 : 프로젝트 기간이 짧을수록 적응형 개발방식 적용
• 요구사항의 안정성 : 요구사항이 불안정할수록 적응형 개발방식 적용
• 인도 케이던스 : 인도 케이던스가 많을수록 적응형 개발방식 적용(인도 케이던스란 이해관계자에게 인도물을 제공하는 횟수를 의미한다. 상세 내용은 7장을 참고하기 바란다.
- 프로젝트 팀
• 프로젝트 팀 규모 : 팀 규모가 작을 때 적응형 개발방식이 잘 적용된다.
• 프로젝트 팀의 지리적 위치 : 팀원이 한 곳에 모일 수 있을 때 적응형 개발방식이 적합하다.
• 프로젝트 팀 경험 : 프로젝트 팀원이 협업한 경험이 있다면 적응형 개발방식이 잘 적용될 수 있다.
• 고객의 피드백 확보 : 고객으로부터 적시에 빈번하게 피드백받는 것이 가능하면 적응형 개발방식의 적용 효과가 높다.
- 문화
• 신뢰 : 적응형 개발방식은 팀에게 의사결정 권한을 많이 위임하기 때문에 팀원이 프로젝트에 헌신할 것이라는 신뢰가 중요하다. • 조직 문화 : 조직의 문화가 중앙통제를 중시하면 적응형 개발방식의 적용이 힘들다.
