업무 효율을 극대화 하는 방법
50개 넘게 직업을 경험하다 보니 업무효율성이 자연스럽게 터득되었다. 그래서 생소한 업무를 시작해도
터득한 방식을 적용해서 일을 하면 효율을 높여서 일할 수 있게 되었다.
그 방식을 터득하려면 대단한 게 아니다. 아주 간단하다. 바로 능동적인 몰입이다.
하지만, 처음부터 일을 잘하진 못했다. 완벽주의 성향이 약간 있어서 무슨 일을 해도 제대로 알아야 했기에
업무 하나하나를 이해하려고 하였다.
그러기에, 업무습득이 늦어서 일도 더디게 했고 스트레스를 많이 받았다. 그러나, 느리지만 꼼꼼하게 업무를 습득하고 나면 남들보다 일을 빠르고 효과적, 효율적으로 하였다.
피부관리실 할 때 일이다. 업무에 본질은 고객상담을 잘하고 피부관리 티켓을 끊고 관리를 잘해서 수익을
내고 소개를 받고 운영을 해야 하는데, 그일 이외에 수건을 세탁해서 널고 팩을 만들고 기다리는 고객에게
차를 준비 헤서 제공하고, 식사를 준비하고, 제품 주문을 해야 하고, 거래처 결재를 해야 하고 세금을 내야
하는 등 할 일이 너무나 많았다.
그러면, 에너지를 부수적인 일에 써서 정작 중요한 일에 에너지를 쏟을 때는, 에너지가 모자라 기운을 끌어다 써야 하니 과로를 하였다.
그래서, 업무에 효율이 안 나서 안 되겠다 싶어서 결단을 하고 직원을 고용해서 업무를 분류하고 분담을
하였다.
원장인 나는 상담과 티켓팅, 특수관리나 vip고객관리를 하고 대외적인 활동, 외부출강, 세미나나 교육을 받는 일을 하였다.
차트정리, 고객차를 준비하거나 팩을 만드는 일, 화장품재고파악, 피부관리, 수건, 가운,
이불교체 등은 직원들이 하였고, 세탁물은 세탁소에, 식사는 옆에 식당에서 한 달 결재를 하도록 편하게
식사와 간식등 직원들이 먹도록 하였다.
이처럼, 업무효율을 높이려면,
첫째, 개선점파악-업무를 실행하면서 깊게 몸소 경험한 불편한 부분을 정확하게 포착한다. (가장중요)
둘째, 명확한 업무파악-이 일에 목적이 무엇인지, 이 일을 통해 어떤 결과를 내고 싶은지 분명한 목표를 설정한다.그런 후 연계획, 월계획, 주계획 일계획을 눈에 보이는 캘린더에 기록한다.
셋째, 능동적인 몰입을 한다.-일을 몰입하여 실행하면 업무프로세스를 이해하고 개선점을 찾게 된다.
하지만, 수동적으로 일을 하면 업무개선점을 크게 느끼지 못한다. 그냥 주어지는 업무만 하기 때문이다.
그러기에, 직장을 다녀도 능동적인 몰입하는 자세로 '내가 이 회사 ceo다'라는 주인정신을 갖고
일을 해야 분명하고 명확한 개선점을 파악하고 개선하여 업무효율을 높일 수 있다.
그러면, 중요하고 긴급하게 처리할 일과 나중에 할 일 분류해서 처리하게 되고, 동선파악하여 일처리 한 번에 하기, 시간관리를 하여 시간별로 오전 업무, 오후 업무 디테일 하게 기록해서 처리하기, 목표달성을 이루는
습관 들이기 등을 하면 업무를 효과적, 효율적으로 하게 된다.
즉, 일하는 방식을 가장 편하고(신체적), 빠르고(시간적), 효과적(성과적)으로 잘하는 방법을 모색해서
최적화하도록 한다.
그리고 어떻게 하면 일을 효율적으로 잘할 수 있을까? 잘하는 나의 방식은 무엇인가? 등 스스로 질문하고
생각하고 업무를 수정보완하며 실행한다.
그리고, 가장 중요한 것은 휴식을 잘해야 한다. 여기서 말하는 휴식이란 신체뿐 아니라 정신적인 소모가
안되도록 퇴근 후 쉴 때는 업무에 대한 생각을 OFF 하는 것이다.
그리고, 자신에게 맞는 휴식모드를 파악해서 행복하고 즐거운 놀이나 취미를 하던지, 아니면 멍 때리기를
한다던지 아무튼 릴랙스가 되고 편안한 에너지를 갖도록 하는 휴식이 중요하다.
이처럼, 휴식을 제대로 하여 비우는 밸런스를 갖아야 개선점을 찾고, 창의성을 발휘하여 편리한 시스템으로 체인지하고 업무효율을 극대화하게 된다.
정말 행복한 주말 보내세요!!!^^
