11. <엑셀>에 관하여

일 잘하기 위한 일과 삶의 균형점 찾기

책인감 책방지기가 들려주는 일과 삶에 관한 이야기(일과 삶에서 들려주고 싶은 이야기)

일 잘하기 위한 일과 삶의 균형점 찾기. 열한 번째 이야기. <엑셀>에 관하여.

회사를 비롯한 사회생활을 시작하면 엑셀을 자주 사용하고, 중요성을 알게 되지만 막상 엑셀을 제대로 가르쳐 주는 사람은 없고, 어떻게 배워야 할지 막막하다고 생각하는 경우가 많습니다.

엑셀은 왜 그렇게 중요하고, 또 꼭 사회에 나와서야 사용하게 될까요?

대학에서 배운 전공에 상관없이 사회에서는 엑셀을 써야 하고, 왜 대학에서 엑셀을 배우지만 사회에서는 새로 배워야 할까요?

회사에서 신입사원이 들어오면 엑셀을 잘 다루지 못하는 경우가 많습니다. 대학교에서 엑셀 강의를 듣거나 따로 엑셀을 배우기는 했다는데, 엑셀 초보자인 경우가 많습니다. 기본적인 기능을 조금 아는 것 같지만 실제 업무에서 엑셀을 활용하는 능력은 처음부터 다시 배워야 하는 경우가 많습니다. 이는 주로 엑셀의 특성과 다양성 때문이기도 합니다.

엑셀이란 무엇일까요? 마이크로소프트사의 엑셀은 처음 나왔을 때부터 너무나 강력하고, 편리하고, 전 세계 어디서나 호환되어 사용할 수 있기에 지금까지도 전 세계 대부분의 업무에서 사용하고 있는 스프레드시트 TOOL입니다.

스프레드시트란 무엇을 말할까요? 엑셀로 대표되는 스프레드시트란 표에 입력하는 숫자나 문자 자료를 입력하고 그 자료를 처리하는 프로그램입니다. 엑셀에서 각 셀에 숫자로 된 매출 데이터를 입력하고 이를 계산할 수 있기도 하며, 문자로 된 제품명이나 주소를 데이터로 처리할 수 있기도 합니다. 기업에서는 생산, 제조, 매출, 회계 등의 과정에서 많은 데이터가 오고 갑니다. 실제로 그 과정에서 만들어지는 방대한 데이터를 엑셀로 직접 관리하지는 않지만, 그 데이터 중 필요한 것을 받아서 정리하는 것은 엑셀로 할 때가 많습니다.

생산이나 회계, 영업, 인사 등 대부분 업무에서 담당자가 데이터를 받아서 관리하는 것은 엑셀로 하는 것이 가장 유용합니다. 특히 필요한 데이터를 정리하고, 요약하고, 가공하는 것에서 엑셀의 유용성은 강력합니다.

특히 현대사회에서 회사나 개인에게 요구되는 데이터의 양이나 관리 역량의 필요성은 증가하고 있습니다. 예전에는 영업팀 막내가 판매 데이터를 엑셀로 정리해서 팀원이 공유해도 문제가 없었습니다. 그때는 데이터의 양이 많지 않아서 영업에서는 판매 수량, 금액, 단가 정도만 알고, 거래처별 실적과 제품별 실적 정도만 알아도 어려움이 많지 않았습니다. 그런데 현대로 올수록 ERP(전사적 자원관리) 시스템을 도입하면서 판매 제품 하나하나마다 원가부터, 수익과 판매 세부 자료가 늘어나고 있습니다. 이제는 단순히 판매 수량과 매출액으로만 실적을 분석할 수 없습니다. 소위 빅데이터로 불리는 고객 정보, 생산과정과 판매 과정에서 쌓여가는 세부 데이터를 분석할 수 있어야 합니다. 담당자별 거래처별 세부 실적을 분석하기 위해서는 보이는 데이터만 분석해서는 부족합니다. 데이터를 가공해서 빅데이터 속의 맥락을 이해해야 합니다.

그렇기 때문에 엑셀을 단순히 정리하는 수준으로만 사용해서는 업무 역량에서 뒤처지게 됩니다. 회사 업무평가에서 엑셀을 활용한 데이터 분석 능력이 중요한 역할을 하기도 합니다.

이렇게 중요한데 학생 때는 엑셀을 배워도 일에 바로 써먹기 어려운 이유는 무엇일까요? 이는 데이터의 부재로 인한 한계성 때문입니다. 엑셀을 배울 때 많은 데이터를 취급하지 않기 때문에 제대로 배울 수 없습니다.

학생 때는 정보처리 학과나 실험하는 학과가 아니라면 데이터를 많이 다루기 어렵습니다. 지인들의 주소록 같은 데이터는 몇십 개에서 몇백 개 정도의 데이터가 있을 뿐입니다. 수업 시간에 다루는 샘플 데이터도 수백 개 정도를 다루다 보니 엑셀의 데이터 관리 기능을 배워도 잘 써먹을 데가 없습니다.

그런데 회사에서는 수년에서 수십 년 동안 쌓아온 데이터가 있습니다. 제가 다닌 타이어 회사를 예로 설명해 보겠습니다. 지점에서는 거래처인 타이어 대리점에 타이어 4개를 팔았다고 하면 판매 데이터에는 어떤 것들이 있을까요?

우선 판매한 제품의 세부 규격 데이터가 있습니다. 보통 제품 코드로 관리하는 수십 자리의 문자와 숫자로 된 제품 코드는 이 제품이 어느 공장에서 생산했고, 언제 생산했고, 어떤 사이즈(소나타 차에 사용할 수 있는 타이어 규격도 수십 가지나 됩니다)로 타이어의 높이와 폭, 휠 크기도 들어가고, 사용 용도 등 다양한 정보가 들어갑니다. 거기에 어느 물류센터를 통해 언제 판매했고, 어느 대리점으로 갔는지 정보가 만들어집니다. 대리점에서 사용하는 판매시스템과 연계하면, 어느 고객에게 판매했는지도 알 수 있습니다. 또한 물류 배송하는 과정에서도 RFID(전자태그)와 물류시스템을 통해 배송하는 실시간에도 데이터가 만들어집니다.

제품을 생산하는 과정에서는 다양한 데이터가 연계되어 만들어집니다. ERP 시스템은 회사 전체 공정인 재료 구입부터, 생산, 인사, 물류, 회계 등이 연계되어 제품 하나의 원가와 수익률까지도 정밀하게 계산됩니다. 이는 어떤 제품을 판매했는지 회사 수익성에 기여한 바를 파악할 수 있습니다. 영업에서도 단지 만들어진 제품을 판매하는 것으로 끝나지 않고, 세밀한 판매 분석을 통해 기여해야 합니다.

이때 필요한 것은 스프레드시트를 관리하는 역량, 즉 데이터를 정리, 분석, 요약 등 관리하는 능력이 필요합니다. 엑셀은 그 데이터를 관리하는 역량으로서 점점 더 중요해지고 있습니다.

물론 회사마다, 업무마다, 직종마다, 직업마다 필요한 엑셀의 역량은 다릅니다. 엑셀도 단순히 숫자로 된 데이터를 관리하는 것은 아닙니다. 문자로 된 데이터도 활용할 수 있는 것이 많고, 문서관리 기능도 매우 요긴합니다. 표테이블이나 도표 등을 관리하는 데도 유용한데요. 이처럼 다양한 엑셀의 기능을 이해하고 내게 필요한 기능을 알아 두는 것이 좋습니다.

저는 회사에서 엑셀을 잘 다루는 사람 중의 하나이기도 했지만, 동료와 후배들을 위해 회사에서 필요한 엑셀을 정리해서 가르치고, 공유하기도 했는데요. 돌아보면, 대부분 독학으로 엑셀을 익히고, 회사 데이터(영업 부문에 있으면서도 타 부문 데이터를 많이 보곤 했어요)를 다양하게 보면서 이해하려고 노력했던 것 같습니다. 특히 새로운 기능을 알게 되거나 배울 때면 이를 정리해서 매뉴얼로 만드는 습관으로 인해 엑셀 노하우가 많은 사용자이기도 했습니다.

엑셀의 다양한 사용법을 보면

1. 문서 작성

2. 다양한 함수

3. 데이터 관리 1 : 나열식의 데이터 관리

4. 데이터 관리 2 : 대량 데이터 분석 요약 기능

5. 데이터 관리 3 : 매크로 활용하기

6. 프레젠테이션 : 차트와 표

엑셀은 정말로 다양한 기능과 기초부터 심화 기능까지 있기에 내가 모든 것을 알 필요는 없지만, 내 업무에 필요한 것이 무엇인지 파악하고 활용하는 것이 필요합니다. 위에 설명한 엑셀의 기능을 간단하게 설명하겠습니다.

1. 문서 작성

견적서 양식

엑셀은 보고서 문서나 규정 문서를 작성할 때도 유용합니다. 한글이나 워드로 작성하는 문서는 페이지를 기준으로 텍스트 기반으로 작성하기 편리하지만, 엑셀은 데이터를 기반으로 하는 문서 작성이나 서식이 필요한 문서 작성에 유리합니다. 보고서의 경우 매출 데이터나 표, 그래프를 포함할 때면 한글이나 워드는 이를 별도로, 그림으로 붙이곤 합니다. MS 워드의 경우 엑셀과 호환성이 좋기는 하지만 데이터를 수정하거나 할 때 불편함이 있습니다. 그에 비해 엑셀로 보고서를 작성하면 양식도 다양하게 할 수 있지만 데이터를 바로 수정하기 편리합니다.

또한 복잡한 서식의 문서는 엑셀로 작성하는 것이 편리합니다. 한글과 워드는 텍스트 작성에 편리하지만, 엑셀은 셀을 기반으로 하므로 편집이 자유롭습니다. 다만, 엑셀은 페이지 지정과 서식을 잘 다듬어야 한 페이지씩 보기 좋게 나타낼 수 있고, 페이지 밖에 데이터나 수정 전 데이터를 둘 수도 있습니다. 엑셀 서식은 전 세계 어디서나 호환하기 좋다는 장점도 있습니다. 회사에서는 직무전결규정이나 업무분장 서식뿐 아니라 통관 서류 등 다양한 양식의 서류를 엑셀 양식으로 만들어 사용하고 있습니다.

2. 다양한 함수(수식) : 수학/찾기/텍스트/재무 등

엑셀의 가장 강력한 기능 하나가 함수에 있습니다. 엑셀에는 수백 개의 함수를 사용할 수 있는데, 수학 함수를 비롯한 재무, 논리, 텍스트, 날짜, 찾기/참조 등 다양한 함수가 있습니다. 데이터를 관리하는 데 있어 함수의 중요성은 매우 큽니다. 월매출이나 재고, 수익 데이터를 관리하기 위해서, 매출 합계, 단가, 수량 합계에 간단한 함수를 사용할 수도 있지만 조금 더 복잡한 함수를 통해 원가를 세부적으로 분석하거나, 판매 수량도 카테고리(필터 사용) 별 매출과 수익 기여를 계산하고, 회계상 필요한 인건비, 설비 감가상각비, 퇴직금 계산 등을 쉽게 해 줍니다.

꼭 복잡한 함수를 알지 않아도, 기본이 되는 간단한 함수를 확실하게 알고 있으면 다양하게 응할 수 있다. 매출을 관리하는 데 있어 사칙연산(더하기, 빼기, 곱하기, 나누기)과 합계, 평균, 조건 함수(IF함수 및 and, or 함수), 찾기 함수(vlookup) 등 몇십 개 정도만 알아야 다양하게 응용할 수 있습니다.

3. 데이터 관리 1 : 판매 현황, 재고현황, 회원리스트 등 나열식의 데이터 관리

엑셀 데이터 관리 예(매출관리)

엑셀에서 가장 강력한 기능이 데이터 관리인데, 이는 단계별로 조금 나누어 볼 필요가 있다. 우선 기본적인 데이터 관리에는 나열하는 데이터를 관리하는 것입니다. 수십 개 혹은 수백 개의 데이터를 관리하는 수준이 아니라 수천, 수만 개의 데이터를 관리할 때는 단지 주어진 데이터를 정리하는 것만이 아닌 데이터의 개념을 이해해야 합니다.

예를 들어 잘되는 카페는 수십 종의 음료와 디저트를 판매하면서 하루에 수백 명의 고객이 온다고 해보자. 커피 종료 10종, 차 종류 20종, 기타 음료 20종에 디저트로 30종을 판매한다고 하면. 하루 방문객 수가 평균 1,000명이라고 하면 1,000건의 주문에는 건마다 커피와 음료, 디저트 주문이 이루어질 것입니다.

데이터로 보면 단순하게, 커피 a 00개, 커피 b 00개, 음료 c 00개, 디저트 d 00개 등 이런 식으로만 쌓이지 않습니다. 판매 시간대별 데이터, 조합 커피 a와 디저트 c가 많이 나가고, 시간대뿐 아니라 요일별 잘 팔리는 것, 안 팔리는 것, 단맛이 강한 것 아닌 것 등 다양한 매출 데이터가 나오고, 원가율로 보면 매출 기여도뿐 아니라 수익에 기여하는 것도 다를 것입니다. 아울러 포장 및 매장 비율뿐 아니라 세밀한 데이터를 저 자세히 작성 및 분석하면 이벤트 운영 성과를 판단하고, 미래에 어떤 것이 더 잘 팔리고 매출과 수익에 기여할 수 있는지도 파악할 수 있습니다. 더 많은 데이터를 통해 동선이나 배치에 따른 매출 차이도 구분할 수 있고, 좌석 점유 시간 같은 데이터도 나올 수 있습니다.

그런데 이렇게 대량으로 쌓여가는 데이터는 활용에 앞서 정확하고 올바른 데이터가 되는지를 판단해야 합니다. 음료의 경우 커피, 차, 기타 음료의 구분이 정확한지 판단하고, 이름이 정확한지도 판단해야 합니다. 회사에서 데이터를 관리할 때는 마스터 데이터라 해서 기준 데이터를 정확하게 관리하기 위해 숫자 코드나 이름 작성에 규칙과 기준을 정해놓기도 합니다. 숫자코드를 쓰는 것은 그 제품을 유니크하게 관리하기 위해 단 하나의 통일된 숫자 양식으로 관리하고, 제품명을 자릿수를 배정하여 그 자리에 들어가는 의미를 정해 놓는 것입니다.

내가 다니던 타이어 회사에서는 제품 코드 번호를 6자리 숫자로 만들고 첫 번째 자리를 직접 제작하는 타이어의 경우 1번으로 시작, 타이어 외 상품은 2번으로 시작, 외부에서 완제품을 사 와서 공급하는 외주 상품은 9번으로 시작하는 등의 구분을 하고, 타이어 규격을 총 20여 자리 문자(숫자와 영문)로 기록하여 타이어의 바깥지름, 안쪽지름(휠 사이즈), 폭, 편평비 등을 기록하고, 생산공장 위치, 생산시기(00년 00주 차), 제품이름, 용도 등을 구분하여 만들었습니다. 이를 통해 판매한 제품을 분류하여 어떤 제품이 많이 나갔고, 어떤 사이즈의 제품 판매가 많았는지 제품 코드와 실적으로 분석할 수 있습니다.

4. 데이터 관리 2 : 필터, 피벗을 활용한 대량 데이터 요약 기능

피벗 사례

엑셀에서 많은 양의 데이터를 다루는 데 있어 가장 필요한 기능이 필터와 피벗 기능입니다. 엑셀의 셀에 매출 등의 수많은 데이터를 활용하려면, 분석하고, 요약하고, 숫자에서 중요한 인사이트를 찾아야 합니다. 그러기 위해서 데이터를 종류나 유형별로 묶는 필터 기능을 활용해야 합니다. 필터를 잘 활용하기 위해서는 데이터를 종류나 유형별로 분류해야 합니다. 이를 위해 판매 수량, 중량, 단가처럼 주어진 데이터 외에도 판매 제품을 각각의 필터로 분류할 수 있게 구분할 수 있어야 합니다.

이렇게 필터를 적용하여 각각의 합계를 구할 수 있는데, 피벗은 이를 더 나아가 다양한 필터를 적용해서 데이터를 손쉽게, 요약하여 정리할 수 있게 합니다. 필터와 피벗을 잘 쓰면 아무리 많은 데이터라도 내게 필요한 요약 자료를 작성할 수 있습니다.

5. 데이터 관리 3 : 매크로를 활용. 고급 기능으로 매일, 매월 작성하는 반복적인 작업을 손쉽게 하는 기능

매프로 샘플(워드에서)

회사에서 엑셀로 데이터 작업을 많이 하는데, 일일매출 현황처럼 반복하는 작업을 하곤 합니다. 나는 영업에 있으면서 국내 지점이나 본사에 근무하거나 해외 영업에 있으면서 매일 실적을 뽑곤 했는데요. 전날 실적을 뽑아서 일별 월별 매출 진척사항을 작성하곤 했습니다. 사내 시스템에서 전날 매출 실적으로 raw 데이터(가공하지 않은)를 받아서 내가 관리하는 일일매출 실적에 맞추어 가공하게 되는데요. 작게는 20분에서 많게는 1시간 정도 작업을 하는데, 데이터양이 많고, 서식이 많을수록 시간이 꽤 걸리곤 합니다.

이때 반복하는 작업은 엑셀의 매크로 기능을 활용해서 보다 손쉽고 빠르게 할 수 있습니다. 매크로 기능이란 반복해서 사용하는 기능이나 서식, 함수 등을 일반화하여 작업을 저장하고, 이를 실행하면 한 번의 실행으로 모든 것을 할 수 있습니다. 이를 위해서는 먼저 내 작업을 표준화해야 합니다. 엑셀의 어디에서 시작해서 셀 클릭의 위치부터 서식이나 함수, 양식을 사용하는 것이 동일해야 합니다. 매크로 저장을 할 수 있는 작업과 그렇지 않은 작업도 구분해야 하는데, 나는 매일 30~40분 걸리는 일일매출실적 작성을 10분에서 15분이면 마칠 수 있었습니다.

매크로 기능은 엑셀에만 있는 것은 아닙니다. 워드와 파워포인트에도 있는데, 나는 워드의 경우 블로그에서 가져온 텍스트를 기본적으로 정리하는 매크로를 만들어 놓았습니다. 텍스트를 붙여 넣고, 내 워드 매크로를 돌리면, 글자 크기, 줄 간격, 문서 여백이 내가 지정한 서식으로 바뀌고, 특히 ‘shift + 엔터”로 줄 나뉜 것은 그냥 ‘엔터’로 바꾸어 표기됩니다.

이처럼 매크로 기능의 사용은 데이터를 많이 다루는 사람에게는 작업 시간을 단축하는 효율적인 방법이 됩니다.

6. 프레젠테이션 : 차트와 표를 활용한 프레젠테이션 기능

엑셀의 또 다른 강점은 데이터 표와 차트를 활용한 프레젠테이션 자료를 만들 수 있다는 데 있습니다. 엑셀의 데이터 값 자체는 손쉽게 차트와 표로 바뀔 수 있습니다. 차트 그래프는 다양한 종류로서 중요 데이터를 효과적으로 표현할 수 있는데 막대그래프, 원형 그래프, 꺾은선 그래프 등의 차트뿐 아니라 테이블 표로서도 훌륭한 프레젠테이션 기능을 합니다.

물론 차트를 보기 좋게 만들어야 하지만 프레젠테이션에서 차트, 그래프, 표는 데이터를 효과적으로 보여주는 수단이 됩니다. 이때 주의해야 할 것은 데이터를 너무 정확하게 보여주기 위해 집중하는 것보다는 데이터가 의미하는 바를 효과적으로 보여주는 것을 생각해야 합니다. 복잡한 그래프보다는 직관적인 그래프, 강조점이 확실한 표 등을 만들어 보는 연습이 필요합니다.

이상과 같이 회사에서 왜 엑셀이 필요하고 어떻게 활용할 수 있는지 알아봤습니다. 이 외에서 심화 함수에 관한 것도 있고, 비주얼 베이식으로 프로그래밍하는 방법도 있습니다. 무조건 기능을 배우는 것에 집중하지만 말고, 엑셀의 원리와 업무에서 활용에 관해 종합적인 판단이 필요합니다.