일할 때 계획과 기록이 중요한 이유

일을 하다 보면 뜻대로 되지 않을 때가 많다. 계획을 짜고 수행하라곤 하지만 계획대로 되지 않는 경우가 태반이고 심할 땐 '계획서를 왜 만들어야 하나', '그 시간에 하나라도 더 빨리 수행하는 게 낫겠다'라는 생각이 들기도 한다.

매뉴얼이란 게 있다. 어떻게 해야 할지 모를 때 매뉴얼을 참조하면 방법을 익히는데 도움을 받는다. 반복적인 일을 할 땐 매뉴얼이 거의 필요가 없다. 그렇다면 언제 매뉴얼을 찾을까?

매뉴얼 존재만으로 직접적인 도움이 되기도 하지만 그렇지 않다 하더라도 심리적 안정감을 준다. 다음 할 행동을 미리 알 수 있고, 무엇을 해야 하는지 제시하기 때문이다. 반대로 매뉴얼이 없다면 돌발상황이 생겼을 때 우왕좌왕하느라 황금시간을 눈뜨고 날릴 수 있다.

해야 할 일이 있다면 그것을 수행하는 시간보다, 할지 말지 또는 어떻게 할지를 결정하는데 더 많은 시간을 쓴다. 때론 막연한 느낌에 시작조차 엄두가 안기도 한다. 그때 계획이 미리 세워져 있다면 이런 불필요한 시간을 줄이는데 도움을 준다. 아무 생각이 나지 않을 때는 계획대로만 수행하면 된다.

하지만 대부분 계획대로 행동하기만을 강요받거나 행동하려고만 해서 현실과 간극이 생긴다. 현실과 계획서에는 분명한 갭이 존재한다. 계획서엔 변수가 없지만 현실에는 변수가 생긴다. 컨디션이라든가, 커뮤니케이션이 잘 안된다거나 등 다양한 것이 계획서안에는 존재하지 않지만 현실에는 존재한다.

그럼에도 불구하고 계획서를 작성하고 살펴봐야 하는 이유는 '기준점이 되기 때문'이다. 여기에 곁들어 한 가지 더 추가하면 좋은 행동이 있다. 바로 기록하는 것이다.

기록은 하고 난 일을 살펴보는데 도움이 된다. 계획과 기획은 한 세트로 움직일 때 효과가 더욱 좋다. 기록을 통해 계획대로 진행되었는지를 살펴보기 좋고, 그렇다면 어떤 점을 배웠는지, 그렇지 않다면 어떤 점을 반성해야 하는지 알려주는 좋은 지침서가 되기 때문이다.

일이 빨리 끝났다면 딴짓거리를 하는 것보다는 어떻게 빨리 끝낼 수 있었는지 노하우를 잘 정리하는 것이 좋다. 그래야 다음에 비슷한 일을 할 때에도 그때의 경험과 기록을 바탕으로 더욱 빠르게 일처리를 할 수 있고 더 많은 여유시간을 확보할 수 있기 때문이다. 반대로 시간이 새는 것도 점검이 가능하다. 어떤 지점에서 더 많은 시간을 할당했는지, 왜 그랬는지, 이것을 개선하기 위해 어떻게 노력하면 되는지 판단이 서기 때문이다.

이 작업들은 메타인지를 넓히기 위한 좋은 행동들이다. 막연히 내 감에만 넣어둔다면 필요할 때 써먹기가 힘들다. 하지만 기록하고 착실히 정리해두었다면 필요할 때 제대로 써먹을 수 있다. 때문에 일을 할 때는 계획과 기록이 모두 중요하며 기꺼이 시간을 할애하는게 유리하다.

물론 이렇게 계획을 세운다고 해서 하루가 이대로 흘러가진 않습니다. 늘 변수가 있으니까요. 컨디션이 나빠지기도 하고, 예상과 달리 연락이 잘 되지 않기도 하고, 새로운 일이 치고 들어오기도 합니다. 그렇지만 ‘기준점’은 있어야 합니다. 어떤 업무에서 지나치게 많은 시간이 소요되었는지, 어떤 업무가 생각보다 빨리 끝났는지 파악할 수 있어야 다음 업무에 반영이 가능할 것입니다.
- <어느 날 대표님이 우리도 브랜딩 좀 해보자고 말했다> 중

우리는 연속된 시간속에 살고 있다. 그 과정속에서 나도 모르게 반복적으로 처리하는 업무들이 있다. 그 업무들이 나의 시간을 파먹고 있는지 모르고 습관적으로 하는 경우가 많다. 이런것들을 하나씩 잡아나가다 보면 나의 시간이 점점 늘어나는 것을 알 수 있다. 기록되어야 반성할 수 있고, 반성을 계기로 새로운 계획을 짜야 한다. 이 과정이 없다면 늘 백지에서 새롭게 시작할 수 밖에 없다.