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by 최성아 Nov 28. 2023

팀원의 집중력을 위해 리더가 도와야 할 7가지 방법

HBR '직원이 한 번에 한 가지 일에만 집중하도록 돕는 7가지 방법'

요즘은 집중해서 뭔가 하려면 큰 마음을 먹어야 한다. 집중력을 흐트러뜨리는 요소가 넘쳐나는 데다 회사가 기대하는 바도 높다. 기대감에 마음이 무거운데 여기저기서 요청이 밀물처럼 밀려들어온다. 모두가 집중하지 못하는 모습을 보며 필자의 회사 크루셜러닝 팀은 관리자와 직원 1600명을 대상으로 설문조사를 했다. 집중력 결핍문제의 심각성을 살펴보기 위해서다. 조사 결과는 우리의 주의 집중 시간이 얼마나 보잘것없는 수준인지 그 민낯을 적나라하게 드러낸다.

설문결과 중 특히 심상치 않은 데이터가 있다. 직원의 60.6%가 "딴청 부리지 않고 고도로 집중해서 일한 적이 거의 없다"라고 인정한 대목이다. 조사결과 응답자 3명 중 2명은 하나의 업무나 사람에게 온전히 집중하지 못한다고 했다. 아주 드물게 온전히 집중할 때가 있긴 하다. 하지만 3명 가운데 1명은 주의 집중이 고작해야 10분 이하라고 답했다. 집중력 결핍 때문에 치러야 하는 대가는 심각하고 광범위하다. 많은 응답자가 집중력 결핍 때문에 과부하와 에너지 부족, 효율성과 성취감 감소를 겪으며 스트레스와 실망감이 늘고 있다고 말했다.

출처 : 픽사 베이

사람을 이끄는 리더 입장에서는 어떻게 격려해야 팀원들이 최대한 방해받지 않고 집중해서 일할 수 있을까? 우선순위에서 밀리는 일이나 막 들어온 중요하지 않은 일을 거절하고, 가장 중요한 프로젝트와 사람에게 집중해 일할 수 있는 환경을 어떻게 조성할 수 있을까?

1. 업무 및 프로젝트를 목록화한다.

이는 비즈니스 상식이 잘 적용되지 않는 회사에 적합한 방법이다. 해야 할 업무와 프로젝트를 빠짐없이 일목요연하게 정리한 리스트 없이는 현실적으로 업무의 우선순위를 알기 힘들다. 이럴 때 리더가 나서서 직원들에게 현재 해야 할 일 목록을 작성해 꾸준히 관리하도록 지시한다. 그런 다음 매주 업무량 달성 현황을 전면 검토하는 시간을 가져 직원들이 더 수월하게 자기 업무를 챙길 수 있도록 한다.

2. 커뮤니케이션 채널을 확실히 정하고 큐레이션 한다.

한 가지 일에 집중하지 못하는 이유를 보면 대개 사내 커뮤니케이션 채널이 과도하게 많기 때문이다. 물론 회사라면 당연히 이를 사용해야 한다. 하지만 그 채널을 통해 들어오는 일들을 실제로 모두 소화해야 한다는 것이 부담으로 다가온다. 커뮤니케이션 채널마다 이를 어떤 일에만 사용해야 하는지, 통사적인 답변 시간은 어느 정도여야 하는지 분명히 해둔다.

3. 안되면 안 된다고 말하는 게 정상적인 일터를 만든다.

직원들이 마음 놓고 과부하나 번아웃 상태라고 말할 수 있는 분위기를 리더가 조성할 필요가 있다. 대표적인 모범 사례는 맞춤형 소프트웨어 개발 업체 메늘로 이노베이션스(Menlo Innovations)의 CEO 리치 셰리던이다. 각자 업무 여력이 얼마나 있는지 공유하는 일은 매우 중요하다. 이를 잘 아는 리치는 여유가 없으면 없다고 망설이지 말고 이야기하라고 직원들을 다독인다. 나아가 이렇게 소신 발언하는 경우 칭찬하며 보상을 했다.

직원이 와서 여력이 없다거나 너무 지쳤다고 솔직히 말하면 프로젝트 매니저에게 웃으면서 "불편한 이야기인데도 알려줘서 고마워요"라고 말을 건넸다. 왜 그랬을까? 리치는 이렇게 답했다. "리더 대부분이 부정적인 의견은 듣고 싶지 않아 합니다. 하지만 안 듣는다고 그게 사라집니까? 오히려 우리 회사에 침투해 조직문화를 훼손하고 업무의 질과 의욕을 떨어뜨립니다. 끝도 없는 야근은 덤이고요."

안되면 안 된다고 말하는 게 정상적인 분위기로 만들려면 직원이 과도한 부담에 시달릴 때 걱정 말고 언제든 이야기하도록 해야 한다. 상대방이 거절할 때 신중하게 반응해 소신 발언을 보상해줘야 한다.

4. 의미 없는 회의는 하지 않는다.

오늘 무슨 일을 했는지 돌아보면 대개 회의 말고는 기억이 안 날정도다. 우리 클라이언트였던 한 매니저는 더욱 효과적인 회의를 진행하고자 아주 대담한 행동에 나섰다. 매니저는 "명확한 어젠다도 없으면서 미팅에 참석하라고 하는 사람이 있다면 저를 믿고 불참하십시오"라고 선언했다. 회의를 자주 여는 이들에게 다른 직원들의 시간을 소중히 여길 의무가 있다고 환기한 것이다. 이렇게 하면 직원들이 본인의 근무 일정을 잘 통제할 수 있어 우선순위가 높은 업무 순으로 처리할 수 있다.

5. 목적에 따라 생산적으로 일하도록 한다.

부하직원과 주간 일대일로 미팅할 때 "바쁘게 잘 지내고 있나요?'라는 질문을 지양해야 한다. 대신 시간과 공간이 충분한지, 필요한 일 또는 하고 싶은 일을 할 수 있는지 물어봐준다. 직원이 "없다"라고 대답한다면 이를 채워주고 지원해줘야 한다. 해야 할 일 목록에서 어떤 일을 먼저 해야 할지 조언이 필요하다거나 중요하지 않은 프로젝트에 끌려들었고, 여기서 나오려면 리더의 도움이 필요하다는 이야기가 나올 수 있다. 아니면 지금의 업무를 차질 없이 진행하기 위해서는 시간이 더 필요하다고 말할 수도 있다. 부족한 부분이 있다면 기꺼이 제공하자.

6. 한 번에 하나씩 집중해서 일하기를 표준화한다.

가장 쉬운 방법은 집중해서 일하는 날이나 시간을 따로 지정하는 것이다. 해당 시간에는 '방해금지'를 선언해 이렇게 일하는 게 당연하게 만들자. 이를테면 화요일과 목요일 오후는 우리 팀 각자가 집중해서 일하는 시간이라고 발표하고 화의를 잡고 싶으면 이 두 날은 반드시 피해야 한다.