31. 원격 근무자를 위해 관리자가 해야 할 일들
이 글은 바바라 Z. 라손, 수잔 R. 브로맨, 에린 E. 마커리우스가 2020년 3월 하버드 비즈니스 리뷰에 게재한 "A Guide to Managing Your (Newly) Remote Workers"의 내용을 요약하였습니다. 많은 직장인들이 신종 코로나 바이러스의 세계 대유행으로 갑자기 재택근무를 시작하게 되었습니다. 관리자들은 어떻게 재택 근무자들을 관리해야 하고 직원들은 어떻게 업무를 해야 하는지 당황해하고 있습니다. '스마트워크는 없다'라는 연재가 재택근무자의 관점이라면, 이 글은 관리자 또는 경영자의 관점입니다. 재택근무를 하는 직원들을 원격에서 어떻게 관리해야 하는 지를 살펴봅니다.
재택근무자들이 직면하는 문제들
사무실에 항상 출근하는 사람들은 재택근무이나 원격 근무를 하는 사람들을 하고 싶어 합니다. 재택의 장점은 출퇴근을 위한 노력과 시간을 절감, 교통비와 식비를 절감, 업무 집중도 증가 등입니다. 하지만, 생각과 달리 재택근무를 시작하는 직원들은 여러가지 문제에 부딪힙니다. 성공적인 재택근무가 기업에 정착되기 위해서는 관리자들은 직원들이 어떤 문제에 부딪히는 지를 먼저 알아야 합니다.
1) 부족한 대면 관리와 지원 (재택 근무자들은 제대로 된 지원을 받지 못함)
관리자들은 재택근무자들이 열심히 일하지 않을까 봐 걱정합니다. 관리자들은 원격에서 직원들을 관리할 수 있는 방법을 고민합니다. 하지만, 재택 근무자들은 부족한 관리자의 지원과 불충분한 커뮤니케이션 노력에 고민합니다. 관리자들은 재택근무자들이 원활하게 업무 지원을 받을 수 있게 노력해야 합니다.
2) 부족한 정보 접근성 (상호 지식 부족으로 상대방의 기분을 알지 못함)
사무실에서 일할 때는 매우 간단했던 업무가 재택근무에서는 쉽지 않습니다. 재택근무자에게 접근이 허용되지 않은 자원 때문에 사무실 동료를 통해 지원 받아야 합니다. 또한, 원격 근무는 동료들 간의 상호 지식 (Mutual Knowledge)이 부족하여 쉽게 서로를 오해하게 만듭니다. 서로가 상대의 상태나 기분을 알지못하기 때문입니다. 상대방이 스트레스를 받고 있는지 아는지 안다면 이메일과 채팅에서 상대를 좀 더 배려할 수 있습니다.
3) 사회적 고립 (외로운 직원들)
원격 근무자들은 쉽게 외로움을 느낍니다. 외향적인 사람들은 단기간에 고립감과 외로움을 느낍니다. 재택근무가 장기간 지속되면 소속감이 낮아지고 이직율이 증가합니다.
4) 집중을 방해는 것들 (육아와 집안일)
관리자들은 재택근무자들이 일을 할 수 있는 환경을 점검해야 합니다. 가정은 사무실만큼 최적의 업무 공간은 아닙니다. 아이가 있는 가정은 업무 공간과 보육 공간을 분리할 수 있는 지를 점검해야 합니다. 직원들이 집에서 일을 하기 어려운 환경을 이해하고 해결할 수 있는 방안을 함께 모색합니다. 보육으로 인해 가정 내에서 업무가 어렵다면 가까운 카페에서 일할 수 있도록 지원합니다.
관리자들이 재택 근무자를 지원하는 방법
뛰어난 관리자들은 재택 근무자들이 네 가지 문제점들로 인해 고통을 받지 않도록 적절한 조치를 취합니다. 재택근무자들을 관리해 본 경험이 없는 관리자들을 위해 오랜 기간 재택근무자들을 성공적으로 관리해 온 관리자들의 노하우가 있습니다. 어렵지 않습니다. 지금 당장 따라 할 수 있는 것들입니다.
1) 매일 재택 근무자들과 정기적으로 통화하라
재택근무자들을 성공적으로 관리하기 위해서는 부하 직원들과 규칙적이며 예측 가능한 시간에 대화 합니다. 업무 성격에 따라 일대일 통화나 팀 회의를 합니다. 직원들은 관리자와 정기적으로 상담할 수 있다면, 자신들의 우려와 궁금한 점들을 질문할 준비를 합니다.
2) 풍부한 커뮤니케이션 수단을 활용하라
원격 근무자에게 스마트폰과 노트북이라는 하드웨어만 줄 것이 아니라 다양한 커뮤니케이션 소프트웨어를 함께 제공합니다. 채팅, 이메일, 전화, 영상회의 등의 클라우드 서비스가 함께 제공될수록 효과가 배가 됩니다. 직접 대면할 수 없는 상황을 보완해 줄 수 있는 최적의 수단은 영상입니다. 시각 효과는 동료들과의 상호 지식을 증가시키고 고립감을 줄여 줍니다. 회사에서 영상회의 솔루션을 제공하는 않는다면, 무료로 제공되는 시스코 웹엑스, 슬랙, 줌과 같은 제품을 사용합니다.
3) 참여 규칙을 정하라
관리자는 부하직원들과 커뮤니케이션 방법에 대해 상세히 정의합니다. 긴급 사안이 아님에도 갑자기 전화하는 것은 감시를 받는다는 느낌을 줄 수 있습니다. 참여 규칙은 "매일 오후 2 시에 팀원들과 영상회의를 합니다" 또는 "일대일 미팅을 목요일 10시부터 30분씩 직원들과 합니다."라고 정할 수 있습니다. 또한, 부하직원들이 긴급한 경우 관리자에게 연락할 수 있는 방법을 상시 제공합니다. 참여 규칙은 모든 직원들이 의사소통에 대한 동일한 기대치를 공유하는 것입니다.
4) 원격으로 사회적 상호 작용을 할 수 있는 기회를 제공하라
재택근무자들은 사회적 상호 작용이 제한됩니다. 업무가 아닌 캐주얼한 대화를 할 수 있는 방법이 필요합니다. 팀 미팅 시작 전에 간단하게 취미나 주말 일정에 대해 서로 나누는 것도 좋습니다. 사회적 상호 작용을 지속할 수 있도록 각자 집에서 맥주와 피자를 시켜서 서로 같은 시간에 먹는 피자파티도 좋고, 코스튬을 입고 금요일 오후를 캐주얼하게 이야기하면서 보내는 원격 파티도 좋습니다. 재택근무자들이 참여하여 사회적 상호 작용을 하는 행위가 소속감을 증가시킵니다.
5) 격려와 정서적 지원을 제공하라
원격 근무나 재택근무자들은 스트레스가 상당합니다. 관리자들이 그들의 불안과 우려를 듣고 공감하는 것이 중요합니다. 직원들의 스트레스와 우려를 충분히 들을 수 있는 일대일 미팅을 갖는 것이 좋습니다. 직원들은 급변하는 상황이나 문제에 대처하는 방법을 찾기 위해 관리자에게 문의합니다. 관리자는 필요한 만큼의 정보를 정확하게 전달하고 무엇을 알지 못하는 지를 정확히 공유해야 합니다.
마치며
한국 기업들은 재택이나 원격 근무를 지원할 수 있는 IT 자원이 충분하게 보급되어 있지 않습니다. 예를 들면, 직원들은 보안을 이유로 아직도 노트북이 아닌 PC를 씁니다. 원격근무가 원천적으로 불가능합니다. 또한, 노트북이 지급되더라도 망분리가 되어 있어서 외부에서는 사내 IT 자원에 접근할 수가 없습니다. 하지만, 외부에서 사내 IT 자원에 충분히 접근할 수 있는 기업은 이 글이 큰 도움이 될 것입니다. 이 글은 기업들이 기본으로 IT 자원을 재택 근무자에게 충분히 제공한다는 것을 전제합니다. 함께 일하던 사람들이 흩어져서 일을 할 때 발생하는 문제점에 초점을 맞추었습니다.
COVID-19로 인해 관리자들도 직원들도 처음하는 재택근무입니다. 서로가 잘해나가기 위한 방법들을 정리하였습니다.
https://brunch.co.kr/@linecard/378
