4가지
직장인의 하루는 바쁘고 정신없다. 하지만 바쁘고 정신없다고 해서 결과가 우수한 것은 아니다. 많은 미팅과 요청 사항 등을 수행하다 보면 정작 중요한 나의 일을 놓치는 경우가 쉽게 발생한다. 나의 여건에 잘 맞는 원칙을 세우고 실천하는 것이 매우 중요하다.
01. 가장 하기 싫은 일부터 마무리한다.
보통은 하루를 미리 계획하고 중요성과 긴급성에 따라 작업의 우선순위를 정한다.
이른바 소중한 것 먼저 하기다.
하지만 소중한 것 먼저 하기보다, 하기 싫은 일부터 먼저 해야 한다.
하기 싫은 일은 정말 하기 싫다. 따라서 미루기 십상이고, 미뤄질수록 더 하기 싫어지는 악순환이 발생한다. 결국 나의 집중력을 저하시키고, 성과도 나지 않는다.
감사업무도 하기 싫은 일이 많다.
내용 파악을 위해서는 미팅이 필수인데, 만나기 싫은 임직원이 있기 마련이고,
여러 부서가 얽혀 있어 누구나 나서지 않는, 껄끄러운 업무도 있기 마련이다.
피할 수 없다면 빨리 부딪혀서 결판을 내야 한다.
그래서 아침에 출근하면, 그날 가장 하기 싫은 일부터 시작해야 한다.
하기 싫은 일이 마무리되면, 마음의 부담도 줄고, 기분도 좋아진다.
02. 한 번에 한 가지 업무에만 집중한다.
멀티태스킹을 잘하는 사람이 유능하다고 생각할 수 있지만, 멀티태스킹을 잘한다는 것 자체가 모순이다.
국어수업시간에 수학공부를 병행하고, 수학수업시간에 영어공부를 병행한다는 것과 동일하다.
멀티태스킹은 작업 품질을 낮추고 생산성을 저하시킨다.
한 번에 한 가지 업무에 몰입해야 생산성이 높아진다.
우수한 성과를 만들기 위해서는 한 번에 한 가지 작업에 집중해서 능력의 최대치를 끌어내야 한다.
바쁘기만 하고 이렇다 할 결과물이 없다면
하기 싫은 일을 회피하기 위해 다른 업무들을 건드리면서
시간을 보내고 있는 건 아닌지 생각해봐야 한다.
03. 하지 말아야 할 일을 정하고 실천한다.
업무 집중을 방해하는 요소는 너무 많다. 아니 내 인생 자체를 방해하는 요소도 너무 많다.
소셜 미디어, 스마트폰의 알림 등의 방해 요소는 생산성을 저하시키고 시간을 낭비할 수 있다.
짧은 기간이라도 극단적인 원칙을 세우고 실천해 보는 것이 효과적이다.
1) 스마트폰의 '집중 모드': 내가 지정한 전화, 메일, 각종 알림만 수신하는 방법이다. 간혹 중요한 전화나 알림을 뒤늦게 확인하게 되는 부작용이 있지만, 1~2시간만이라도 집중해야 할 때는 활용하면 매우 효과적이다.
2) 인터넷 뉴스 안 보기 : 포털 사이트나 앱에서 화면 구성을 조정하여 뉴스를 차단하는 것이다. 업무 특성상 뉴스를 확인해야 하는 사람 말고는 대부분의 뉴스는 나와 별 상관이 없다.
내가 실시간으로 확인하지 않아도 내가 알아야 할 만한 내용은 주변 사람들이 말해준다.
3) 커피 마시지 않기: 하루 몇 잔이 아니라, 그냥 마시지 않는 것이다. 필요해서 마시기보다는 습관적으로 마시고 있다. 커피 마시지 않기는 카페인의 유무해성을 떠나, 무언가 내가 원칙을 정하고 지켰다는 성취감을 느끼기에 좋은 원칙이다. 커피값 절약은 덤이다.
결국
생활 방식을 단순하게 만들어야,
중요한 것에 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있다.
04. 문제해결을 위한 사고방식을 고민한다.
Y=X*Z*A
Y=X+Z+A
‘문제’는 보통 쉽게 풀리지 않기 때문에 문제이다.
쉽게 풀리지 않는 이유는 복잡하기 때문이다.
복잡한 이유는 내용이 많기 때문이다.
사업이나 업무에서는 풀리지 않는 문제도 사실 많다.
반면에 수학문제는 항상 답이 있다.
어려운 문제도 적합한 수식만 찾아내면 단순한 사칙연산이 되어버린다.
이런 개념을 사업이나 업무에도 적용을 해 보면,
복잡한 문제를 쉽게 정의 내릴 수 있다.
단, 반드시 해결된다는 의미는 아니다.
예를 들면
물류센터의 아르바이트 비용이 지속적으로 증가하는 문제가 있다.
비용이 점점 늘어나서 수익이 안 좋아지고 있다.
아르바이트 비용이 왜 증가하고 있는가?라는 질문을 던질 수 있지만 누구나 생각하는 것이고,
너무 광범위하다.
질문을 받는 사람도 어떻게 고민해야 할지, 답변해야 할지 난감하다.
이런 경우 아르바이트 비용을 수식 관점으로 전환해 보는 것이다.
아르바이트 비용이 발생하는 요인을 찾아내고
수식으로 변경해 보는 것이다.
아르바이트 비용이 발생하는 이유는
일한 사람에게, 일한 시간만큼, 수당을 지급하기 때문이다.
물류센터의 아르바이트 비용 수식은 곱셈이다.
무료봉사자가 있다면 수당이 0이 되니
곱셈법칙에 따라 아르바이트 비용은 0이 된다.
따라서 수식은 이렇게 표현됩니다.
아르바이트 비용 = 일한 사람(명) x 일한 시간(h) x 시급
이렇게 아르바이트 비용이 발생하는 요인을 세분화하면
구체적인 원인을 파악하는데 수월해진다.
시급은 통제 불가능한 영역이라고 보면
결국 왜 일한 사람과 일한 시간이 증가했는지를 파악해 보면 된다.
일한 사람도 더 세분화하면
숙련도, 전문성 등으로 나누어서 파악할 수 있다.
물류센터 아르바이트의 업무는 특정 위치에서 특정 재고를 가져와서 포장해야 하는 것이다.
즉, 재고 포장 성공률을 높여야 한다.
따라서
정확한 위치 정보와 효율적인 이동 동선이 필요하다.
이 또한
수식으로 변환하면
재고 포장 성공 = 정확한 위치정보 x 효율적인 이동 동선
그렇다면 정확한 위치정보를 관리하기 위해서는
무엇을 해야 하고
이동 동선을 최적화하려면 어떻게 재고를 배치해야 하는지 고민해야 한다.
하지만, 위의 2가지 만으로 완성되지 않는다.
위치정보가 정확하고, 이동 동선이 효율적이어도
사람이 수행한다면 오류가 발생할 수 있다.
사람의 오류가 변수로 작용한다.
따라서
재고 포장 성공 = 정확한 위치정보 x 효율적인 이동 동선 x 작업자 교육
이다.
작업자 교육이라는 요인을 추가해야 한다.
이처럼 문제와 관련된 요인을 잘게 쪼개고 각 요인들의 상관관계를 파악하여
수식화하면 개선과제를 효과적으로 도출할 수 있다.