SO WHAT과 액션 타이틀로 메시지 구성하기
성공하는 직장인들을 위한 필독서 - 프레젠테이션 #7
지난 시간까지 프레젠테이션을 하기 전에 맥락(Context)을 읽는 법과 프레젠테이션을 잘하는 법에 대한 기초 이론을 알아봤다면, 이번부터는 본격적으로 프레젠테이션을 만드는 기법에 대해 알아보고자 한다.
[주의사항] 이 글은 단기간에 프레젠테이션을 "예쁘게" 만들어주는 방법에 대한 것이 아니다. 실무에서는 광고회사가 아닌 이상 프레젠테이션이 "예쁠" 필요가 없다. 이 글은 프레젠테이션을 "더 효과적으로"하는 방법에 대한 것이다. 따라서, 효과적인 커뮤니케이션으로 일잘러가 되고 싶다면 추천하지만, 단지 템플릿을 이용해 예쁜 프레젠테이션을 노력을 들이지 않고 만들려 한다면 이 글은 크게 도움이 되지 않을 것이다.
프레젠테이션을 만들라는 지시를 받고 책상 앞에 앉으면 눈앞이 캄캄해진다. 도대체 어디에서부터 시작해야 할지 막막하다. 전문가라면 할 말이 너무 많아서, 비전문가라면 할 말이 너무 없어서 고민인 게 프레젠테이션이기도 하다.
그래서 온갖 방법들을 다 사용해 본다. 포스트잇에 주요 내용을 적어서 화이트보드에 붙였다 뗐다도 해보고, 마인드맵을 그려보기도 한다. 그러나 다 소용없다. 무슨 방법을 쓰더라도 실패한다. 메시지가 없다면.
정보 공유가 목적이던 설득이 목적이던 "메시지"야말로 프레젠테이션의 핵심이다. 예제를 통해 SO WHAT과 액션 타이틀(Action Title)과 같은 기법으로 메시지를 구성하고 강화하는 법에 대해서 알아보자.
먼저 "프레젠테이션 잘하는 법"이라는 제목의 파워포인트 슬라이드를 만든다고 하자. 정보 공유가 목적인 프레젠테이션으로, 아리스토텔레스의 설득의 3요소를 설명하는 간단한 프레젠테이션을 만들어보자.
정보 공유의 목적에 걸맞게, 단순하게 핵심만 뽑아서 전달하고 있는 프레젠테이션이다. 만드는데 5분도 안 걸리는 이 자료를 가지고 프레젠테이션을 해도 사실 문제될 것은 없다. 그러나 여기에는 빠져있는 게 있다. 바로 핵심 메시지이다.
핵심 메시지를 만드는 방법은 아주 단순하다. "그래서 뭐? (So What?)"라는 질문을 던져보는 것이다.
정보 공유라 하더라도 핵심 메시지가 없다면 청중들은 그저 한 귀로 듣고 한 귀로 흘리고 말 것이다. 따라서 부록(Appendix)이 아닌 이상 매 페이지마다 핵심 메시지를 반드시 넣어주는 것이 좋다.
그렇다면 설득의 3요소에 대해 알아야 하는 이유는? 바로 프레젠테이션을 잘하기 위해서다. 한 번 핵심 메시지를 넣어보자.
핵심 메시지는 바로 "설득의 3요소를 적절하게 활용하면 프레젠테이션을 잘할 수 있다"이다. 이렇게 핵심 메시지를 마지막이 넣는 것을 "미괄식"이라 한다. 미괄식에는 메시지를 전달하는데 한 가지 문제가 있다. 바로, 핵심 메시지에 도달하기까지 청중이 "왜 프레젠테이션을 들어야 하는지"에 대한 답을 알지 못한다는 것이다.
따라서 미괄식은 중간의 내용들이 제대로 전달되지 않는 문제가 있다. 청중들의 관심을 끌 수 있는 장치가 없기 때문이다.
이 문제를 해결하기 위해 맥킨지와 같은 컨설팅 회사들은 액션 타이틀(Action Title)이라는 기법을 도입했다. 즉, 제목에다 "두괄식"으로 핵심 메시지를 담는 것이다. 아래의 예제를 보자.
제목만 바뀌었을 뿐인데 프레젠테이션의 느낌이 완전히 달라진 것을 볼 수 있다. 핵심 메시지로 발표를 시작하면 청중들은 왜 프레젠테이션을 들어야 하는지 알 수 있고, 따라서 좀 더 내용에 집중을 할 수 있게 된다.
그러나 액션 타이틀은 실무 현장에서 흔히 활용되는 방식이 아니다. 액션 타이틀을 담은 프레젠테이션을 가져가면 아마 상사는 제목을 다시 원래대로 돌려놓을 것이다.
또한 액션 타이틀은 모든 내용에 적용하기가 어렵다. 예를 들어, 조직도를 설명할 때 액션 타이틀을 사용하기는 어렵다.
마지막으로 액션 타이틀이 난무하는 프레젠테이션은 피로도가 상승한다. 너무 많은 메시지는 너무 적은 메시지만 못한 것이다.
그러나 메시지가 단순하고 명확할수록 액션 타이틀은 강력한 위력을 발휘하다. 따라서 사용할 수만 있다면 사용해 보도록 하자.
이제까지 더하기만 했으니 이제는 빼기 시작할 차례다. 필요 없는 내용은 최대한 빼는 것이 좋은 프레젠테이션의 기본이다. 필요 없는 내용이 빠지면 그만큼 핵심 메시지와 내용에 집중할 수 있기 때문이다.
먼저, 각 요소에 대한 영어 단어를 굳이 쓸 필요가 없다. 영어 단어를 남김으로써 얻을 수 있는 가치가 전혀 없기 때문이다.
에토스와 파토스 로고스 앞의 숫자들도 큰 의미가 없다. 물론 숫자에 의미가 있으면 지워서는 안 된다.
다음으로 에토스, 파토스, 로고스는 알면 유식한 척하는데 도움이 될지 몰라도, 사실 메시지를 전달하는데 별 도움이 안 된다. 따라서 지워도 무방할 것 같다.
다음으로 제목을 질문형식으로 바꿔 핵심 메시지를 더 잘 전달될 수 있도록 바꿨다. 본문의 아리스토텔레스에 대한 언급을 뺐다. 아리스토텔레스가 말했든 소크라테스가 말했든 별 차이가 없다. 발표 시에 언급하고 넘어가는 정도로 하고, 발표물에서는 빼도 무방할 것 같다.
마지막으로 약간 디자인 요소를 첨가해 보자. 개인적으로는 위의 단순한 프레젠테이션이 취향이지만, 아래와 같이 조금 멋을 낸 프레젠테이션도 좋을 것 같다.
여기까지 만드는데 약 5-10분 정도면 충분하다. 화려한 그림과 템플릿, 예쁜 아이콘이 없어도 충분히 깔끔하고 전달이 잘되는 프레젠테이션을 만들 수 있다.
