회사원들이 일을 열심히 하고 있다고 착각하는 경우
미팅/효율적 인일방식/업무
필자의 파트원들은 총 4명이다. 파트리더 1명, 같은 고객을 대응하는 2명, 다른 고객을 상대하는 1명으로 구성되어 있다. 고객 상대하는 업무를 하다 보니 담당하는 고객들이 나누어져 있는데, 중요하다고 생각하는 고객의 경우 2명이서 맡고 있다.
업무를 하다 보면 파트원 3명이 사라지는 경우들이 다반사였다. 이유를 물어보니 회의를 하러 간다고 한다. 한 고객의 업무를 하는데 3명일 참석한다고? 납득이 되지 않아 이번주부터 파트원분들 회의 일정을 관리하고 공유하였다.
일주일 일정 중 오늘이 가장 Peak였다. 2명이서 맡고 있는 고객의 미팅이 아침 9시부터 오후 4시까지 Full 회의가 잡혀 있었다. 이 이정은 고객과 하는 미팅, 내부 미팅 포함하였다.
일정을 확인하면서 어떻게 운영하는지 모니터닝을 하였다. 모니터링 결과는 어땠을까? 정말 비효율적으로 일을 하고 있다는 것을 알게 되었다.
1. 09:30~ 11:30시 회의는 총 3명 참석하였다. 파트리더 1명, 해당 고객을 맡고 있는 2명 (책임 사원 1명, 선임 사원 1명)
2. 11:00~ 12:00시 회의는 1명이 참석했다. 이슈이기는 하였지만, 주체자가 법인이어서 듣기만 하는 회의였다. 앞 선 회의에 있던 후배 사원 1명이 참석하였다.
3. 13:30 ~ 14:30분 다음 회의가 겹쳐서 파트리더 1명만 참석을 하였다. 이 회의도 유관부서에서 주관하는 회의여서 1명만 참석하면 되었다.
4. 14:00 ~ 14:30분 우리 파트가 주관하는 회의여서 담당자 2명이 참석하였다. (책임 사원 1명, 선임 사원 1명)
5. 15:00~ 16:00시 우리 파트가 주관하는 회의여서 담당자 2명이 참석하였다. (책임 사원 1명, 선임사원 1명)
순서대로 나열된 회의를 보면, 필자가 왜 비효율적으로 일한다고 하는지 알 수 있을 것이다. 1~5번까지 회의에 OO선임은 모두 참석을 하였고, 업무는 회의 끝난 후 하였다.
만약 OO 선임이 15:00시에 시작하는 회의 참석하지 않고 자신의 업무(자료 만드는 일)를 하였다면 업무를 더욱 빨리 마치고 다른 일들을 하였을 것이다.
회의를 많이 참석하고 의견을 내다보면 정말 열심히 일을 했다고 착각하는 경우들이 있다. 혹자들은 이야기를 한다. 회의를 해야 문제가 해결된다고? 회의를 하지 않으면 유관부서에서 아무런 액션을 하지 않아서 일이 진행되지 않는다고 한다. 그래서 회의를 하는 것이다.
일을 효율적으로 하기 위해서는 회의를 많이 하지 않는 것이 좋다. 회의를 하는 것보다 많은 자료를 수집해서 공부하고 의사 결정을 쉽게 내릴 수 있는 판단을 기르는 것이 업무 하는데 효과적이다. 그럼에도 문제가 해결되지 않는다면 회의를 해야 하는 것이다. 위의 회의들은 그런 고민들을 하지 않고 무턱 되고 진행된 것들이 많다.
회의하는 것에 대한 문제점들을 이야기를 하였는데, 구조적인 문제로 회의를 줄일 수 없을 수 있다. 위의 사례처럼 회의를 줄일 수 없다면 어떻게 해야 할까? 회의를 1명씩만 들어가면 된다. 1명이 들어가서 회의 내용을 정리하고 공유하는 방식으로 진행하면 일이 빨리 마치게 된다.
만약 그렇게 하였는데도 해결이 되지 않는다면? 그때는 의사 결정자들을 모셔놓고 회의를 다시 시작하는 방법으로 모색해야 한다. 담당자들이 해결되지 않는 회의를 다시 해본다고 해결될 것은 없기 때문이다.
결론은 미팅을 많이 한다고 일을 열심히 한다고 착각하지 않았으면 한다. 일을 열심히 잘하는 것은 미팅을 최소화하면서 다른 방식으로 상대방을 설득하는 것이다.
