1. 미팅은 어떻게 준비해야 하나요?

Part V. Real Business Examples 실제 비즈니스사례

MBA 후 서른두 살에 미국 현지에서 글로벌 마케팅을 하면서 영어라는 언어 외에 또 힘들었던 것은, 어떻게 미팅을 효과적으로 이끄느냐는 것이었습니다. 특히 신제품 론칭 준비를 한다면, 관련 부서가 많았습니다 - R&D, supply chain, marketing communications, manufacturing 그리고 sales. 각 부서가 원하는 바가 달랐고, 이해 정도도 달랐습니다. 제가 그들의 상사도 아니기에 그들도 제 말을 꼭 따라야 할 필요는 없었습니다. 각 부서들의 입장에서는 마케팅 리더가 저만 있는 것도 아니기에 제가 론칭하는 제품에 더 시간을 쏟을 이유도 없었습니다. 

초반에는 그래도 제가 글로벌 마케팅 리더이고, 다들 신제품 론칭에는 관심이 있겠지 라는 안이한 생각으로 미팅을 리드했습니다. 미팅 시간 내내 저만 혼자 얘기하는 일이 늘어나고, 미팅에서 협의된 일도 관련 부서에서 펑크 내는 일이 늘어나며 이대로는 안 되겠다 싶었습니다. 

미팅 잘 이끄는 법에 대한 자료도 많이 찾고, 다른 사람들이 어떻게 미팅을 이끄는 지도 관찰하면서, 사람들 시간을 낭비하지 않고, 미팅을 통해 원하는 결과를 얻어내려면 준비가 필요하다는 걸 깨달았습니다. 

특히 미팅을 준비할 때 업무에 관한 것만큼 고려해야 할 것이 사람입니다. 미팅에 꼭 필요한 사람들이 누구인지, 어떤 결정을 내려야 하며, 결정을 내려야 하는 사람은 누구인지, 누가 결정에 대해 반대를 할 것이며, 반대 이유는 무엇일지 등 미팅에 필요한 사람들과 이해관계를 미리 고민해 봐야 합니다. 

저는 반대할 거라 예상하는 사람들은 미팅 전에 Pre-meeting을 통해 염려 부분을 따로 해결했습니다. 나중에야 미국 사람들은 결정권자들과 미팅 전 미리 합의를 한다는 걸 알았습니다. 실제 미팅에서는 이미 협의한 일들에 지지를 보내는 겁니다. 물론 모든 미팅에 Pre-meeting을 할 수는 없습니다. 다만 중대한 일이고, 미팅 시간 내에 결정을 내려야 한다면 Pre-meeting을 할 필요가 있습니다. ‘미팅을 위한 미팅’을 한다고 농담을 하곤 했는데, 나중에야 미리 합의를 해 놓지 않으면 반대를 해야 하는 결정권자와 이에 대해 반박해야 하는 미팅 주체자와의 싸움을 참가자 모두가 보게 되며, 결국 이들의 시간 낭비를 막기 위해 미리 합의를 한다는 걸 알았습니다. 

또 하나, ‘면을 세운다’라는 표현을 들어보셨을 겁니다. 미국에서 직장생활을 오래 하며 미국인들에게 면을 세우는 게 중요하다는 걸 깨달았습니다. 우리가 아는 미국 문화 중 하나가 뭘 해도 잘했다고 칭찬하는 것입니다. 과도할 정도로 칭찬을 받고 자란 미국인들은 그만큼 할 수 있다는 자신감이 큰 반면, 지적을 받거나 반대를 당하면 굉장히 자존심 상해합니다. “Throw under the bus”라는 표현이 있습니다. 한 번은 미팅 중 제 상사에게 논리적으로 따박따박 반대를 한 적이 있었는데, 나중에 상사가 제게 그러더군요. “You threw me under the bus.” 전 비즈니스를 위한 최적의 결정을 하기 위해 논리로 밀어붙였는데, 상사는 기분이 상했던 것입니다. 

그래서 미팅에서 내려야 하는 결정에 반대가 예상된다면 미팅 전 따로 일대일 미팅을 통해 결정권자와 충분히 얘기할 필요가 있습니다. 나중에서야 이런 일대일 미팅을 통해서 상사나 동료들과 협력관계를 만들어 간다는 걸 알았습니다.

제가 중요한 미팅 전 이용했던 미팅 준비 워크시트를 아래와 같이 공유합니다. 업무와 사람을 동시에 볼 수 있게 도움을 줄 겁니다. 

Meeting Worksheet: Please use prior to meeting

Outcome: Planned Outcome of Meeting

Who: Who’s invited (decision makers   & experts?) What decisions can they make? 

People issues: 

-         potential conflicts

-         resistance

-         concerns

-         level of comprehension

People solutions

-         who to invite 

-         what to ask to them 

Project issues 

-           Milestones

-           Timeline

-           Accountabilities

-           Teamwork

-           Risks / challenges

Project solutions

-           Define

-           Design

-           Initiate

-           Validate

Meeting results

-          People: Comprehension, Buy-in,   Decisions

-          Tasks: Actionable items, parked items, stalled items (get help from…)

Next steps

-           proposed

-           owned

-           by when