종이세금계산서와 간이영수증은 어떻게 보관해야 할까요?

초보사장 단미님은 1인출판사를 운영하는 과정에서 사업과 관련된 비용이 지출되는 것을 확인하며 정리하려고 합니다. 사업자와의 거래에서 전자세금계산서나 전자계산서를 주고받을 때는 전자문서로 인정되기 때문에 걱정하지 않고 보관에 대한 신경을 쓰지 않습니다.

하지만, 경비를 지출하고 받은 증빙 중에는 전자세금계산서나 전자계산서가 아닌, 종이세금계산서나 간이영수증으로 받는 경우도 있습니다. 이럴 때는 지출증빙서류를 보관해야 한다고 배웠는데요, 어떻게 보관해야 할지 궁금했습니다.

기본적으로 사업자와의 거래에서 지출경비에 대한 증명서류를 수취하고 이를 경비로 인정받은 경우 종합소득세 확정신고기간 종료일부터 5년간 보관해야 합니다. 그렇다면, 종이세금계산서나 간이영수증을 어떻게 보관해야 할까요?

현실적으로 보면, 규모가 작은 간이과세자라고 해도 전자세금계산서 발급을 하는 경우가 많습니다. 하지만, 영세사업자나 고령사업자로 전자발급이 어려운 사업자의 경우 아직도 종이세금계산서를 발급하고 있습니다. 이런 경우 어쩔 수 없이 종이로 된 지출증빙 서류를 받을 수밖에 없지요.

만약, 종이세금계산서를 받았다면 그것을 그대로 보관하시면 됩니다. 종이세금계산서는 세금계산서별로 묶음을 하고, 간이영수증은 영수증별로 묶음을 해서 나중에 확인할 수 있도록 잘 보관하시면 됩니다.

일반적인 경우 지출증빙 보관기한은 확정신고기간 종료일부터 5년이지만, 계속사업자로 과세기간 개시일 10년 전에 발생한 결손금이 있어서 그 결손금을 공제받고자 한다면 결손금을 공제받은 후 다음다음 연도까지 보관해야 합니다. 그러면 햇수로 12년을 보관해야 한다는 것이지요.(이런 경우 극히 드물겠지만..)

만약, 종이로 받은 세금계산서나 간이영수증을 전자화문서로 변환하여 공인전자문서센터에 보관하는 경우에는 종이로 된 서류는 보관하지 않아도 증거서류를 갖춘 것으로 인정합니다. 하지만, 스캔해서 보관하는 경우는 인정되지 않습니다. 이 경우 종이로 된 세금계산서나 간이영수증을 별도로 보관해야 합니다.

지출증빙서류를 보관하지 않아도 되는 서류가 있지요. 현금영수증, 신용카드 매출표, 전자세금계산서, 전자계산서는 전자문서로 인정되어 별도로 보관하지 않아도 됩니다.

초보사장 단미님처럼 면세사업자는 물론, 일반과세자나 간이과세자 상관없이 사업자와의 거래로 지출증빙 보관은 아주 중요합니다. 사업용 지출경비는 무조건 증빙을 챙기는 습관을 가지는 것이 좋겠습니다. 더불어 종합소득세 확정신고종료일부터 5년간 보관해야 한다는 사실을 기억하시기 바랍니다.