(17) 원활한 부서회의를 위한 각자의 역할이 있다
두 번째 당신 : 부서 동료
과거 영국에 있는 헨리(Henley) 연구소가 ‘성공하는 팀의 조건’에 대해 연구한 결과를 발표한 적이 있다.
지능이나 성격에 있어서 유사성이 높은 팀이 아니라, 지적 능력과 사회적 특성이 다양한 사람들로 구성된 팀의 업무 수행의 성공 확률이 높다고 한다.
이와 같은 팀들은 구성원들의 특성을 살려 역할이 잘 배분된다.
회의를 주관하고 팀을 대표하는 의장의 역할을 하는 부서장.
새로운 아이디어를 많이 제시하는 창안 역할을 하는 부서원.
자신이 아이디어를 제시하지는 못하지만 남의 아이디어에 대하여 비판 역할을 함으로써 팀 내부의 긴장을 일으키고 초기 아이디어의 문제점을 더욱 다듬는 역할을 하는 부서원.
아이디어를 내거나 비판하지는 못하지만 제시된 아이디어를 끈기를 가지고 집행하는 역할을 하는 부서원.
일 자체보다는 팀원들의 동태와 분위기 조성 역할을 하는 부서원.
이상의 다섯 가지 역할을 고루 수행하는 부서원들이 있으면 그 부서는 성공한다.
하지만 그것은 쉽지 않다.
아이디어는 제시하지 않고 남의 아이디어 탓만 하는 동료.
무엇이 잘못되었는지 지적하라면 “그냥 이상하다”라는 말만 한다.
남들은 진지하게 아이디어를 고민하고 있는데, 휴대폰만 바라보거나 다이어리에 낙서만 하는 동료.
회의 중임에도 불구하고 사적인 통화를 하거나 카톡 문자를 보내고 있는 동료.
아이디어가 채택되어 사업 집행이 결정되었는데, “네가 아이디어를 제안했으니 직접 처리해라.”라고 말하는 동료들.
부서 회의는 부서의 운명을 좌우한다.
본인의 운명을 좌우하는 사건이 있다면 밤잠을 설쳐가며 고민하면서, 부서의 운명을 바꾸는 사항에 대해서 등한시하는 것은 큰 문제다.
회의는 너무 딱딱하지 않게, 너무 길지 않게, 약간 즐겁게 진행되어야 한다.
이를 위해서는 서로 제 역할을 해야 한다.
동료의 얘기에 귀 기울이고, 즉각적인 반응보다 몇 초간 본인의 생각을 정리하고 의견을 제시하라.
회의가 있다는 것을 들으면 본인이 할 역할을 고민하라.
제시할 아이디어가 떠오르지 않으면 상대방의 의견을 경청할 마음가짐을 취하라.
제시할 아이디어가 있다면 거친 생각을 조금 다듬고, 될 수 있는 한 문서로 만들어라.
단지 아이디어를 말로써 표현한다면 제시된 아이디어에 대해 동료들이 다양하게 해석할 수 있기 때문이다.
이를 미연에 방지하기 위해 간단히 문서로 만들 필요가 있다.
이것도 저것도 아니면 회의 중간중간에 분위기를 전환시킬 유머를 생각해라.
유머도 떠오르지 않으면 열심히 메모라도 해라.
모든 사람들이 아이디어를 낼 필요는 없다.
‘모든 사람의 책임은 그 누구의 책임도 아니다.’라는 격언을 잊지 마라.
‘누가 아이디어를 내겠지.’라고 동료 모두가 생각할 수 있기 때문이다.
‘이를 계기로 나를 한 번 알릴 필요가 있다.’는 의무감을 가져야 한다.
동료가 내지 않는다면 나라도 내자는 생각을 하라.
그래야만 부서의 하루 분위기가 평온하게 흘러갈 것이다.
(Dall-3 이용, Prompt: 50대 남성이 회의를 주관하고, 3명은 본인의 수첩에 메모를 하고 있으며, 나머지 2명만 50대 남성을 쳐다 보고 있어.)
