인정받는 전문가는 프레젠테이션으로 결정한다
사회생활을 하면서
사회생활을 하면서 사람들 앞에서 프레젠테이션을 해야 할 기회가 생각보다 많다. 경험보다 좋은 스승은 없듯이 프레젠테이션도 수시로 해 보는 연습을 해야 기회가 왔을 때 효과적으로 활용할 수 있다. 학생은 과제 발표와 같은 형태로, 교사는 강의를 하기 위한 방식으로, 회사원은 기획서나 전략 발표와 같은 내용으로, 사업가는 사업계획서나 상품개발 발표와 같은 내용으로 발표를 경험하게 된다. 그런데 발표는 꼭 하는 사람이 다시 하는 경향이 많다. 프레젠테이션은 잘하는 사람이 하는 것이라는 고정관념 때문이겠지만 잘못하면 자료를 만든 사람과 발표하는 사람이 다른 경우 능력 평가에 대한 오류가 발생하고 발표한 사람만 인정받게 되는 어처구니없는 상황을 초래하기도 한다. 때문에 사회생활을 위해서는 반드시 배우고 익혀야 하는 분야다.
우리가 흔히 말하는 프레젠테이션은 남들 앞에서 발표를 하는 일련의 과정을 의미한다. 그래서 그 과정에 대해 살펴보고 이해할 필요가 있다. 다른 여러 가지 방법이 존재하겠지만 프레젠테이션을 하기 위해서는 일반적으로 PPT를 활용한 발표 방식이 가장 많이 쓰인다. 어떤 방법으로 하든 발표하는 자료는 반드시 필요하다. 그래서 프레젠테이션은 자료를 만드는 과정을 먼저 선행해야 한다. 프레젠테이션이 결정되면 이미 주제는 정해져 있고 목적도 분명하다는 의미다. 어떤 주제가 정해져 있든 발표를 하기 위한 흐름을 먼저 잡아야 한다. 프레젠테이션의 구성을 뜻한다.
실제 현장에서는 프레젠테이션의 목적이 단순한 정보전달을 위한 것보다는 설득을 위한 것이 가장 많다. 자신이 가지고 있는 생각이나 상품, 혹은 계획을 인정받고 실행할 수 있도록 사람을 설득하는 기법이라고 할 수 있다. 그래서 설득을 위한 구성을 필요로 한다. 세계적으로 가장 프레젠테이션을 잘하는 사람 중 하나를 꼽으라면 단연코 스티브잡스를 거론하지 않을 수 없다. 안타깝게도 더 이상 그의 발표하는 모습을 볼 수는 없지만 프레젠테이션에서는 독보적인 기술을 가지고 있었다. 그 특징을 살펴보면 쉽고, 쓰인 단어가 간결하며, 이미지와 애니메이션을 적절하게 활용해서 듣는 사람으로 하여금 호기심을 갖게 하고 화면에서 눈을 떼지 못하게 하며 관심을 지속시킨다. 치밀하게 계획된 완벽한 연출임에도 불구하고 감탄을 할 수밖에 없다. 심지어 단 몇 초의 침묵만으로 듣고 있는 모든 청중의 숨소리도 멈추는 기적을 발휘한다. 그의 이런 모든 일련의 프레젠테이션 과정에는 순서가 있다. 그 순서에 맞게 연출된 구성이라는 것은 이제는 누구나 잘 알고 있다.
하지만 아무나 스티브잡스와 같은 능력을 가지거나 따라 할 수는 없다. 단지 배울 수 있는 것은 배우고 자신의 스타일로 만들어 나가면 된다. 프레젠테이션의 구성 작업을 위해서는 염두에 두어야 할 두 가지가 있다. 첫 번째는 주제에 대해 표현해야 하는 핵심적인 문구가 필요하다. 제목으로 활용할 수도 있고 중간에 클라이맥스용으로 활용해도 된다. 문구를 활용해 크라이맥스의 순서를 정하는 것도 구성 작업에 들어간다. 그렇게 선택한 문구를 확장하는 방법으로 스토리 형식의 흐름을 가지고 있어도 좋다. 드라마나 영화, 혹은 책, 특별한 제품과 같은 내용으로 스토리를 꾸미고 그 스토리를 프레젠테이션 구성의 기초로 활용할 수 있다. 물론 선택한 주제와 핵심 문구를 뒷받침하는 스토리여야 한다. 두 번째는 목차 구성이다. 프레젠테이션의 흐름을 가장 잘 보여주는 것이 목차다. 목차가 없는 경우도 간혹 있지만 실제 목차를 보여주고 시작하는 것이 사람들로 하여금 호기심과 기대감 이끌어 낼 수 있다. 목차는 설명하듯이 작성하는 것보다는 간결한 단어 몇 개로 문구를 만들어 쉽게 이해할 수 있게끔 작성하는 것이 좋다.
이렇게 구성 작업이 마무리가 되면 그다음은 템플릿 선택이다. 템플릿은 배경화면을 뜻한다. 이미 만들어져 있는 기성품을 쓸 수도 있고 공유 템플릿이나 PPT기본 템플릿을 사용해도 무방하다. 하지만 가장 좋은 방법은 프레젠테이션에 적합하게 자신이 직접 꾸미는 것이 가장 좋다. 하지만 프로그램 사용에 능숙하지 않다면 누구나 쓸 수 있는 개방형 공개 사이트도 많이 있으니 참조해서 활용하면 된다. 단, 발표하는 주제와 연결되는 이미지와 색상을 고려해야 한다. 전혀 동떨어진 이미지를 활용하거나 색상은 도움이 되지 않을 수도 있다.
이미지나 애니메이션, 도표, 그래프도 활용하면 좋다. 그림이나 사진은 발표하는 내용을 연상할 수 있고 이해력을 높여준다. 애니메이션은 호기심을, 숫자를 활용한 도표와 그래프는 신뢰도를 높여줄 수 있다.
프레젠테이션 발표자료는 이런 여러 가지 요소를 적절히 잘 활용해서 사용하면 된다. 하지만 가장 중요한 것이 글이다. 온통 그림이나 도표로 설명을 하는 발표라면 모를까 발표자료에 글이 들어가지 않을 수는 없다. 쓰여 있는 글을 읽는 것은 오롯이 청중의 몫이다. 그 글을 읽으면서 줄거리를 이해하고 납득해가는 과정을 거치게 되어있다. 그런데 가끔 글을 너무 길게 나열해서 부담감을 주거나 너무 생략해서 이해가 되지 않는 경우가 있다. 이런 글은 차라리 없는 것이 더 나을 수 있다. 자신이 말하고자 하는 내용을 처음부터 마지막까지 토씨 하나 틀리지 않고 작성해버리면 말하는 사람이 읽기도 전에 이미 눈으로 읽어버려 순간의 감정을 놓치거나 감동이 사라져 버리는 경우도 생긴다. 그래서 프레젠테이션에 적합한 글 쓰는 연습이 필요하다. 짧은 명언이나 속담처럼 이해하기 쉽고 보조 설명을 필요로 하는 문구가 들어간다면 매우 적절하다.
프레젠테이션은 전문가의 영역이 아니다. 누구나 할 수 있는 분야다. 기회가 주어졌을 때 제대로 된 발표를 할 수 있다면 훨씬 더 전문가로 인정받을 수 있다. 단순한 도구로 활용되어야 하는 프레젠테이션 자리가 잘못하면 능력을 검증받는 자리가 될 수도 있다. 모든 능력이 다 갖춰져 있다고 해도 남들에게 표현하는 능력이 부족하다면 지니고 있는 자질에 대해 의구심을 가질 수도 있다. 그런 문제 때문에 자신의 능력이 폄하되는 일은 없어야 한다.
