교육 시스템에 전략이 필요한 이유
기업에 교육 시스템을 새롭게 도입하는 일은 꽤나 중요한 사안이다. 기업 입장에서 교육 시스템을 선정, 구축하는 일은 많은 시간과 비용 그리고 노력이 들어가는 큰 투자이기 때문이다. 게다가 그 결과물은 적어도 3~5년간 임직원들이 무엇을 어떻게 배울 지부터 교육 제도 및 업무 프로세스까지 기업의 인재개발과 관련된 많은 것들에 영향을 주게 된다.
하지만 교육 시스템 도입은 많은 HRD 담당자에게 막연함을 안겨주는 과제일 수 있다. 교육 시스템에 관한 업무가 일상적인 업무도 아니거니와 기술에 대한 낯섦도 존재한다. 무엇을 어디서부터 어떻게 시작해야 할지 알기가 쉽지 않기 때문에 HRD 담당자는 단편적인 시스템 불편 사항이나 요구 기능을 중심으로 IT부서나 외부 IT 업체 영업사원들과 대화부터 시작하는 것을 선택할 수도 있다. 하지만 교육 시스템을 통해 조직의 다양한 교육 니즈를 충족시키고 임직원들이 자주 들어와 학습하고 소통하는 공간을 제공하려면 체계적인 접근방법이 필요하며, 그 시작점으로서 원하는 교육 시스템의 구체적인 청사진을 그리는 '교육 시스템 전략 수립'이 필요하다.
전략(strategy)은 사전적 정의를 살펴보면, '어떤 주요 목표를 이루기 위해 설계된 행동계획'이다. 그렇다면 교육 시스템을 도입하는 데 있어서 전략은 왜 필요한 것일까? “LMS의 기능이 다 거기서 거기인데 무슨 전략 씩이나 필요합니까?”라고 되묻는 사람도 있을 것이다. 하지만 최소 두 가지의 이유로 전략이 꼭 필요하다.
첫째로 기업이 진짜 필요로 하는 교육 시스템을 만들기 위해서 필요하다.
흔히 '교육 솔루션'이라고 부르는 상용 제품(off-the-shelf)의 본질은 수백 개의 기능을 가지고 있는 툴박스(toolbox)이다. 여러 기능 중에 필요한 것을 조합하여 각 기업의 니즈, 제도 및 프로세스 맞는 모습으로 구성할 수 있다는 것이다.
여러 개의 기능을 원하는 대로 조합하여 사용할 수 있다는 것은 시스템이 그만큼 유연하다는 뜻이므로 분명 장점이다. 하지만 이미 모든 기능이 갖춰져 있기 때문에 오히려 빠지기 쉬운 함정이 있다. 교육담당자가 명확한 교육 시스템에 대한 컨셉이나 청사진을 가지고 있지 않은 경우, VOC(사용자 불만사항) 해소에만 집중하여 기존 교육 시스템과 진배없는 모습이 만들어지거나, 혹은 교육시스템 업체가 내세우는 트렌드나 컨셉을 무비판적으로 받아들이게 될 가능성도 있다. 그렇게 될 경우 관리자나 일반 임직원 사용자 입장에서는 몸에 맞지 않는 옷처럼 어색하고 불편한 것이 될 수 있다.
결국 교육 시스템 전략이란 교육부서가 여러 외부 정보를 받아들이는 데 있어서 회사의 니즈나 상황에 맞지 않는 것을 걸러내고, 기업의 현재 목표와 인재 운용 방향성에 부합하는 시스템을 만들어내기 위한 방향성을 제시해주는 것이며, 회사와 임직원들에게 새로운 교육 시스템의 차별화된 가치를 전달하기 위해 반드시 필요한 것이다.
둘째로 교육시스템을 성공적으로 구축하는데 절대적으로 유리하다.
전략은 교육시스템을 구축하는 과정에서 큰 그림을 놓치는 실수를 방지해 준다. 앞서 말했듯이 처음부터 구체적인 VOC 나 요구사항의 해결에만 집중하다 보면 새로운 교육 시스템의 차별성을 이끌어 내기 어려운 반면, 전략은 좀 더 상위 레벨에서 성공적인 최종 산출물의 청사진을 제시하므로 교육시스템에 관한 요구사항을 유연한 시각으로 종합적으로 조망할 수 있는 기회를 준다. 예를 들어 “우리는 콘텐츠 추천 기능이 필요해”라고 하면 그 기능의 유무만이 중요하지만, 학습자 개개인에게 맞춤화된 학습을 제공하겠어"라는 상위 레벨의 아이디어인 전략 있다면 더 다양한 기능들을 검토하고 조합할 수 있게 되는 것이다. 이와 비슷한 이유로 전략은 프로젝트 도중 사전에 예상치 못했던 고려 사항 혹은 변경 사항이 발생하더라도 통일성 있는 의사결정을 하도록 돕는 프레임워크(framework)로 활용할 수 있다.
세 번째로 교육시스템 도입의 전 과정에서 이해관계자를 효과적으로 설득하는데 유리하다.
여기서 이해관계자를 크게 세 그룹으로 나누어 보면 의사결정자 (경영진), 프로젝트 참여자, 그리고 시스템 사용자가 있다. 프로젝트 초기에 의사결정자(경영진)는 교육 시스템 도입 시 필요한 인력, 예산 등 리소스 투입 여부를 결정하게 되는데 교육 시스템 전략을 수립하는 과정에서 조직의 목표에 입각한 시스템 개발 방향성을 도출하게 되므로 교육 시스템 투자의 정당성에 대해 설득할 수 있다. 프로젝트 참여자는 교육시스템 구축에 필요한 다양한 지식과 기술을 가진 사람들로 프로젝트 전반에 걸쳐 맡은 분야에 대한 다양한 의사결정을 하게 된다. 교육 시스템 전략은 서로 다른 사람들이 각기 다른 시점 및 장소에서 교육시스템에 관한 크고 작은 의사결정을 하더라도 마치 한 사람이 한 것 과 같은 통일성을 유지할 수 있도록 도와주는 역할을 한다.
마지막으로 교육시스템 사용자들은 교육시스템 구축이 끝난 후 시스템을 직접 사용하는 직원과 관리자이다. 이들이 새로운 시스템을 보았을 때 가장 궁금해하는 바는 교육시스템을 왜 바꿨으며 기존 대비 어떤 점이 크게 바뀌었어서 결과적으로 개개인에게 어떤 이점이 있는지이다. 이럴 때 교육 시스템 전략의 스토리 라인을 활용하면 신규 시스템 도입의 의미와 효용을 효과적으로 어필할 수 있다. 사용자들이 자주 들어와 사용하는 시스템이 성공한 시스템이라면 사용자들이 교육 시스템의 효용에 대해 잘 이해하고 가치에 공감하는 것은 새로운 교육시스템의 성패 여부를 판가름 짓는 아주 중요한 요인일 것이다. 따라서 만약 교육 시스템이 조직의 다양한 교육 니즈를 만족시키고 임직원들이 자주 들어와 학습하고 소통할 수 있는 공간으로 거듭나기를 바란다면, 교육시스템 전략에 기반한 커뮤니케이션을 하는 것이 유리하다고 볼 수 있다.
[교육시스템 도입 관련 이해관계자의 관심사와 설득 결과]
