기업용 교육 시스템 주요 기능
이번 챕터에서는 기업용 교육 시스템(corporate LMS)의 주요 기능에 대해 자세히 다루고자 한다.기업용 교육 시스템은 임직원, 파트너, 고객을 대상으로 교육을 하기 위해 만들어진 프로그램으로학교에서 사용하는 교육 시스템과는 차별화된다. 기업용 교육 시스템은 직원, 파트너, 고객들을 대상으로 한 온라인 교육 전달 기능 외에도 회사에서 실시하는 다양한 교육 형태(ex. 현장 교육, OJT, 외부교육 등록) 및 비즈니스 프로세스(ex. 결재)와 다양한 조직 구조(ex. 본사-해외법인 구조)를 지원한다. 반면 학교용 교육 시스템은 초등, 중등, 고등학교 및 대학의 맥락에서 학생, 교수, 선생님이 사용할 수 있는 교육 기능들과 학사 행정을 지원하는 기능을 보유하고 있다.
기업용 LMS 제품들은 성숙도가 높아 기능이 수백가지에 다다르지만 그 중에서도 대표적인 기능군들을 학습자 기능, 관리자 기능, 기타 추가 기능으로 나누어 살펴보겠다. 학습자 기능들은 말그대로 직원들이 학습을 위해 사용하게 되는 도구의 모음이며, 관리자 기능은 회사의 교육담당자나 교육 시스템 담당자들이 교육의 생성, 운영, 추적을 위해 사용하는 기능들이다. 마지막으로 기타 추가 기능들은 LMS에 탑재된 기본 기능은 아니지만 기업교육과 관련성이 높아 옵션으로 추가하거나 별도의 솔루션 라이선스 구매 및 연계를 통해 사용할 수 있는 기능들이다.
1. 학습자 기능
- 온라인 컨텐츠: 온라인 컨텐츠란 학습자가 짧은 동영상, 문서, 웹 링크 등 다양한 유형의 컨텐츠를 찾고 조회할 수 있는 컨텐츠 라이브러리이다. 학습자가 원하는 컨텐츠를 쉽게 찾도록 키워드 검색창, 분류 필터, 카테고리 목록 등을 제공하며 최근에는 학습자의 학습이력이나 관심사 등에 기반하여 컨텐츠를 추천하기도 한다.
컨텐츠 재생 화면 (content viewer)에서는 댓글 달기, 북마크, 별점 평가 등이 기본 기능으로 제공되며 컨텐츠 시청을 멈추었다가 마지막 재생 시점에서 이어 보기 기능을 제공한다. 최근에는 몇몇 LMS에서 동영상 재생 중 댓글이 생성된 시점을 저장해두었다가 학습자들이 해당 동영상을 시청할 때 실시간으로 댓글이 달리는 것 처럼 순차적으로 보여주는 기능을 제공하기도 한다.
최근에는 학습자 큐레이션 기능도 나타나고 있다. 학습자가 개인 PC의 자료를 업로드하거나 북마크 해 둔 내∙ 외부 컨텐츠를 묶어 만든 목록을 출판하는 방식으로 큐레이션 결과물을 타 학습자와 공유할 수 있다.
- 교육 과정: 교육 과정은 특정 주제에 관한 컨텐츠의 모음을 정해진 기간 동안 학습할 수 있는 프로그램 혹은 그것을 만들고 관리하는 도구이다.
교육 등록: LMS에서 학습자가 교육을 등록하는 방식은 1) 관리자가 교육 등록을 진행하는 선발형 방식과, 2) 학습자가 직접 교육과정 목록(course catalog)을 보고 원하는 교육을 수강신청하는 신청형 방식으로 나눌 수 있다. 교육과정 목록은 회사가 제공하는 다양한 형태의 교육과정 정보를 제공하며, 학습자는 목록에서 원하는 과정을 검색하고 상세 정보를 조회한 후 수강 신청을 할 수 있고 승인 프로세스를 통해 교육에 입과하게 된다. 오프라인 교육의 경우 학습자가 원하는 과정의 정원이 다 차게 되면 대기자 명단(wait list)에 이름을 올릴 수 있는 기능을 제공하기도 한다.
교육 과정 학습 : 온라인 교육과정은 학습 컨텐츠와 시험, 토론 게시판, 과제 제출 등의 학습 활동(learning activities)로 구성되어 있다. 관리자는 모듈 구성 요소 간에 선후 관계를 설정하여 정해진 순서대로 학습이 일어나도록 설계할 수 있다. 예를 들어 1~5번 컨텐츠를 시청하고 시험에 응시해야만 나머지 6~10번 컨텐츠를 열어볼 수 있도록 하는 방식이다.
- 인증 : 인증은 특정 직무나 역할을 수행하는데 필요한 지식을 학습하고 이에 대한 인정을 받을 수 있는 교육 프로그램 혹은 그것을 만들고 관리하는 도구이다. LMS에서 인증 기능의 특징은 학습자가 정해진 일련의 학습을 마치고 평가 기준 점수를 통과할 경우 프린트 할 수 있는 인증서나 배지(badge)를 제공한다. 또한 많은 경우에 인증에는 만료 기한이 존재하여, 학습자가 인증을 취득한 후 일정 기간이 지나면 재인증에 대한 메일 알림을 받게 된다. 재인증 기간 동안 학습을 완료하지 못하면 인증 자격을 잃게 된다.
- 시험: 시험은 학습 성과를 평가하기 위한 도구이다. 객관식, 주관식 문항으로 시험을 생성 및 실시할 수 있다. 실제 시험 응시 화면에서는 시간제한을 알려주는 타이머가 있고, 전체 문항 중 학습자가 답을 체크한 문항을 확인할 수 있는 검증 기능이 제공된다. 시험을 제출하면 관리자의 설정에 따라서 점수와 문항 별 해설까지 바로 확인할 수 있다. 설정에 따라서 몇 번의 재시험을 허용할 수도 있다.
- 설문: 설문은 다수의 학습자를 대상으로 교육과정에 대한 만족도나 의견을 조사할 때 사용하는 도구이다. 일반적으로 사지선다, 예/아니오, 리커트 척도, 단답형의 문항 유형을 지원한다. 설문은 교육 과정의 일부로서 혹은 단독으로 실시할 수 있다. 설문을 대상자에게 발송한 후에 관리자는 진행 현황을 조회하고 미응답자에게 독려메일을 발송할 수 있다. 설문 결과를 간단한 레포트 형태로 생성해주는 경우도 있다.
- 커뮤니티: 커뮤니티는 사용자 간 지속적으로 정보를 공유하고 소통할 수 있는 공간 혹은 이를 생성하고 관리하는 도구이다. 커뮤니티는 복수의 게시판 혹은 SNS 스타일의 피드(feed)로 구성되어있으며 멤버십을 가진 사용자가 읽고 쓸 수 있다. 게시물과 댓글에 동영상, 웹링크, 이미지, 파일 등 다양한 리소스를 첨부할 수 있다. LMS에 따라서 관리자만 커뮤니티를 개설할 수 있는 경우와 학습자 누구나 원하는 커뮤니티를 개설하도록 허용하는 경우로 나누어진다. 또한 커뮤니티 내에 특정 교육과정을 삽입하여 커뮤니티 멤버들에게 노출시키는 기능을 제공하는 경우도 있다.
- 게미피케이션: 게미피케이션은 지속적인 학습 동기부여 및 재미 요소(fun factor)를 위해 게임의 요소를 온라인 학습에 적용한 기능이다. 대표적인 게미피케이션 기능으로는 배지(badge), 포인트, 리더보드(leader board) 등이 있으며 학습참여 혹은 학습 성과에 대한 즉각적인 인정과 보상을 제공하도록 설계 되어있다.
- 외부 교육 등록: 외부 교육 등록은 학습자가 회사 외부에서 수강한 교육과 세미나의 이력을 LMS에 추가하도록 돕는 기능이다. 학습자가 교육명, 교육 주체, 교육 일시, 비용 등을 정해진 포맷에 맞춰 입력하면 승인 절차를 통해 개인 교육 이력에 반영시키는 프로세스를 가지고 있다.
- 개인 학습 현황: 개인 학습 현황은 학습자가 현재 수강중인 과정, 수강 완료한 과정, 수강 예정인 과정 정보를 보여주는 기능이다. 수강 중인 과정의 경우, 진도율과 과제 제출 여부가 표시되며 수강 완료한 과정의 경우에는 수료 결과 및 컨텐츠 다시 보기 기능을 지원하는 경우가 대부분이다.
2. 관리자 기능
- 조직 구조(organizational units): LMS의 조직구조 (이하 OU)는 사용자를 구분하는데 필요한 정보를 담는 컨테이너로 학습 관리에 있어 모든 의사결정의 기본으로 작용한다. OU의 기본 구성요소는 직급, 직무, 부서, 근무지 등이 있으며 이는 실제 기업의 조직도에서 사용하는 임직원 정보와 최대한 동일하게 구현할 수 있어야 한다. OU를 기준으로 교육 입과 대상을 선택하며, 사이트 메뉴나 교육 과정, 컨텐츠의 노출도를 결정한다. 또한 사업부나 법인에서 별도의 운영 환경(사이트)를 필요로 할 때에도 OU를 기반으로 분리시킬 수 있다. 따라서 OU를 잘 구성하는 것은 LMS의 뼈대를 세우는 작업과 같이 중요하다. 만약 원하는 항목이 LMS에 존재하지 않는다면 커스텀 OU를 추가하여 사용할 수 있다.
- 사용자 관리: 사용자 관리는 시스템 접근을 위한 사용자 계정의 생성과 관리를 위한 도구의 모음이다.
계정 생성: 시스템 계정 생성 방법에는 사용자가 직접 웹사이트를 통해 가입 신청을 하고 관리자의 승인을 받는 방법과 관리자가 엑셀을 통해 일괄 등록하는 방법, 그리고 타 시스템과 연계를 통해 계정 정보를 자동으로 받아오는 방법이 있다. 이 중 사용자 직접 등록은 가장 권장되지 않는 방법이며, 만약 사용하게 되는 경우에는 신청 과정에서 이메일 검증(email verification) 기능이 반드시 필요하다.
계정 업데이트: 임직원 정보를 최신 상태로 유지하는 것은 사용자 관리의 중요한 부분이다. 입사, 퇴사, 휴직, 부서 이동, 직무 변화 등 임직원의 상태 정보는 계속 변경되므로 주기적으로 인사 시스템의 임직원 정보를 바탕으로 LMS의 사용자 계정 데이터를 자동으로 업데이트하는 기능을 제공한다.
계정 접속 방식: 사용자가 직접 아이디와 비밀번호를 입력하는 방식 외에도 기업용 LMS는 대부분 단일 계정 로그인(Single sign-on: 싱글사인온,SSO) 방식을 지원한다. SSO는 사용자가 회사 인트라넷에 로그인 된 상태에서 LMS에 접속하면 별도 로그인 절차 없이 시스템을 사용할 수 있도록 하는 사용자 인증 서비스이다.
- 교육 과정 관리: 교육 과정 관리는 학습의 범위와 학습 기간, 교육 수료 조건이 명확한 교육 컨텐츠의 묶음인 교육 과정을 생성하고, 대상자를 등록하고, 학습 현황 및 컨텐츠 변경 사항을 관리하는 관리하는 도구의 모음이다.
교육 과정: 기본적으로 온라인 교육 (이러닝), 오프라인 교육, 온라인과 오프라인이 혼합된 블렌디드 교육(blended) 교육을 지원할 수 있다. 이 중 가장 일반적인 유형인 온라인 교육은 복수의 모듈로 구성되어 있고, 각 모듈은 특정 주제와 관련된 학습 컨텐츠와 시험, 설문등의 학습 활동(learning activities)의 조합으로 구성되어 있다.
컨텐츠 유형: 교육 과정에 탑재할 수 있는 컨텐츠의 유형으로는 동영상, 문서, 웹링크와 교육 컨텐츠 표준인 SCORM(Shareable Content Object), AICC, TinCAN/xAPI 등이 있으며 최근에는 HTML5까지 지원하는 경우도 있다. 가장 대중화된 표준인 SCORM 의 경우 LMS마다 SCORM에 부합하는 수준이 달라 호환성의 차이가 발생하므로 반드시 현재 사용하는 SCORM 컨텐츠를 업로드하여 테스트 해보아야 한다.
교육 과정의 컨텐츠를 업데이트 할 때 과거 파일 및 변경 이력을 저장하는 버전 관리 (version control) 기능을 제공한다. 컨텐츠를 수정, 변경하는 과정에서 이슈가 발생한다면 가장 마지막 버전으로 돌아가는 롤백(roll back)기능을 활용할 수 있다. 컨텐츠를 업데이트 한 시점에 이미 학습을 진행 중인 학습자들이 있다면, 새로운 버전으로 학습을 재시작하도록 할지 아니면 예전 버전으로 학습을 완료하도록 할지에 대한 옵션을 제공하는 경우도 있다.
- 컨텐츠 관리: 컨텐츠 관리는 입과 처리 없이 언제든지 학습 가능한 교육 컨텐츠를 등록하고 관리하는 도구이다. 컨텐츠 카테고리를 만들어 시스템 내에 컨텐츠를 저장하고 학습자에게 노출시킬 수 있다. 또한 특정 컨텐츠를 어떤 사용자에게 노출시킬 것인지에 대한 여러가지 설정 옵션(직군, 근무지, 언어 등)을 제공한다. 교육과정 기능과 마찬가지로 다양한 컨텐츠 유형을 업로드할 수 있고 버전 관리 기능을 제공한다.
- 교육 등록 및 승인: 관리자는 교육 대상자를 입과시키기 위해 원하는 대상자 조건을 선택하여 자동 입과되도록 설정할 수 있다. 또한 시스템 내에서 수기로 입과가 필요한 대상자를 선택하여 등록할 수 있다. 대상자가 다수인 경우 엑셀파일 업로드를 통해 한꺼번에 교육 등록을 할 수 있는 기능도 존재한다.
시설 및 자원 관리(facility and resource management): 오프라인 교육 시설 및 집기 관리를 위한 도구이다. 교육장 및 기구의 목록을 생성하고 관리할 수 있으며, 오프라인 교육 과정 생성 시 필요한 교육장 및 집기를 신청하고 배정받는 프로세스를 제공한다.
- 레포팅(reporting): 레포팅은 교육 현황 및 결과 데이터를 취합하고 분석하여 보여주는 도구이다. 일반적으로 정형화된 표준 레포트는 시스템 데이터를 정해진 양식에 맞춰 보여주는 방식이고, 커스텀 레포트는 관리자가 원하는 데이터 요소와 필터를 조합해서 맞춤 레포트를 구성할 수 있는 기능이다. 결과물은 스프레드 시트 형태로 보여지며 원하는 양식 (엑셀, 워드, PDF) 형태로 다운로드 할 수 있다. 원하는 주기로 레포트를 생성하여 특정 관리자에게 자동 발송하는 기능을 제공하기도 한다.
- 대시보드(dashboard): 대시보드는 관리자가 주요 교육 지표나 현황을 빠르게 파악하도록 그래프나 차트로 표현해주는 도구이다. 레포트와 마찬가지로 정해진 지표를 보여주는 대시보드와, 관리자가 원하는 지표를 만들어 맞춤으로 생성할 수 있는 맞춤 대시보드가 있다. 필요 및 목적에 따라 여러 개의 대시보드를 생성하고 필요한 사람만 조회하도록 권한을 설정할 수있다. 대시보드는 늘 최신 정보를 제공하는 것이 원칙이므로 대시보드의 데이터 업데이트 주기를 확인해볼 필요가 있다.
- 모바일 앱: 모바일 앱은 기본적으로 교육 컨텐츠나 과정을 검색하고 학습할 수 있는 기능을 제공한다. 인터넷 연결이 없어도 학습을 가능하게 하는 컨텐츠 다운로드 기능, 오프라인 상에서 학습한 모바일 앱과 웹사이트의 진도율을 동기화 해주는 기능이 제공된다. LMS에 따라서는 기본 학습 기능 외에도 게시판, 시험 등 다양한 기능을 지원하는 경우도 있다. 모바일 앱이 안드로이드와 iOS 운영 체제 모두를 지원하는지, 다양한 화면 해상도를 지원하는지 확인이 필요하다. 다국어 지원: 사용자에 보여지는 시스템 화면 UI (ex. 메뉴명, 지시문, 안내문 등)을 각국의 언어로 보여주는 기능이다. 교육 컨텐츠나 과정 생성 시에 특정 언어를 선택하면 학습자의 사용언어 정보를 기준으로 해당 언어 사용자에게만 노출되도록 설정할 수 있다. LMS 회사 별로 지원 언어의 개수가 다를 수 있으며 필요한 언어 패키지가 없을 경우 업데이트가 가능한지 여부도 확인이 필요하다.
3. 기타: 추가기능 (add-on)
- 교육 저작 툴 (authoring tool) : 이러닝 컨텐츠 표준인 SCORM이나 AICC 등의 형태로 컨텐츠를 생성하고 편집할 수 있는 도구이다. SCORM 컨텐츠는 교육 내용을 보여주는 것 뿐 아니라 학습자-컨텐츠 간 상호작용을 할 수 있는 퀴즈 등을 넣을 수 있다는 것이 특징이다. 대표적인 이러닝 저작툴로는 스토리라인 (Storyline 360)과 어도비 캡티베이트(Captivate)이 있다. 대표적인 동영상 편집툴인 캄타시아(Camtasia)도 SCORM 형태로 컨텐츠를 출판할 수 있는 기능을 제공한다.
- 화상 강의 툴 (virtual classroom/ web conferencing) : 실시간 온라인 강의 및 회의의 생성, 진행, 및 관리에 필요한 도구이다. 강사는 발표 자료, PC 화면 공유, 화이트 보드를 이용하여 다수의 참석자에게 정보를 전달할 수 있다. 모든 참여자는 채팅 및 음성을 통해 다른 사용자와 상호작용할 수 있다. 화상 교육에 집중한 소프트웨어의 경우 그룹활동을 위한 소회의실 (breakout room), 타이머, 파일 공유, 거수 등의 교육을 위한 추가 기능들을 제공한다. 화상강의 및 채팅을 녹화 및 저장하여 재시청 용 컨텐츠로 제공하기도 한다. 대표적인 화상 강의 툴로는 줌(Zoom), 웹엑스(WebEx), 어도비 커넥트 (Adobe Connect) 등이 있다.
- 역량 진단 (competency assessment) : 임직원의 직무 및 커리어 레벨에 따라 요구되는 지식, 기술 태도를 평가할 수 있는 도구이다. 기본적으로 상사가 평가자이나, 동료, 부하직원까지 평가자로 참여할 수 있는 360도 다면평가 기능을 제공하는 경우도 있다. 평가 결과는 임직원 개인, 상사, 관리자에게 제공되며 그 결과는 교육, 배치, 승진 등 다양하게 활용될 수 있다. 역량 진단 기능은 LMS보다는 인재관리(talent management) 시스템의 기본 기능으로 찾아볼 수 있다.
- 개인 역량 개발 계획(individual development plan) : 개인이 자신의 커리어 개발을 위해 교육 계획을 수립하고 상사나 멘토로부터 피드백 및 승인을 받을 수 있는 도구이다. 역량 진단 결과와 연계하여 수행되는 경우가 많아 LMS보다는 인재관리(talent management) 시스템에 포함 되어 있는 경우가 많다.
- 외부 사용자/ 확장 기업 (external audience/ extended enterprise) : 임직원이 아닌 파트너, 고객사 직원, 혹은 외부 이해관계자에게 별도의 사이트를 통해 교육 컨텐츠와 학습기능을 제공할 수 있는 옵션이다.
- 교육 결제 (eCommerce) : 사용자가 교육 컨텐츠를 조회하거나 교육 과정을 수강할 때 비용을 지불할 수 있도록 결제 기능을 제공한다.
