전무님 모시기 대작전

내가 해본 최고의 의전

회사 교육팀에는 행사가 많다. 신입사원 환영회, 신입사원 교육 수료식, 직무교육 수료식, 멘토링 결연식과 종료식 등.

행사 성격에 따라 참석자가 달라지고, 내빈의 직급도 달라진다. 퇴근 후까지 이어지는 경우가 많은 만큼, 참석률을 높이는 것이 중요하다. 내가 근무하던 시절 기준, 직장인들의 행사 참석률을 높이는 방법 중 효과적인 것은 소속팀장이나 소속임원이 참석하는 것이었다. 각종 회의와 출장, 업무 또는 개인휴가로 인해 불참하더라도 페널티를 줄 수 없다. 대신 참석률이 저조하면 행사를 준비하는 입장에서 그만큼 김 빠지는 게 없다. 그래서 행사가 잡히면 가장 먼저, 직급 높은 내빈부터 섭외한다. 정말 중요한 행사는 그들의 일정에 맞춰 잡기도 한다.

"전무님 7월 3주 일정이 어떻게 되세요?"

1차로 비서실을 통해 업무일정이 비어있음을 확인하면, 2차로 직접 찾아뵙고 약속을 받아낸다. 처음엔 팀장님이나 과장님이 참석여부 답변을 받아오셨다. 나중에는 내가 직접 찾아뵙고 답을 듣기도 했다. 사원에게도 친절하고 따뜻하게 대해주시던 임원들. 그런 어른들을 만날 수 있었음에, 함께 일할 수 있었음에 감사한다.

내빈섭외가 끝나면 장소를 섭외하고, 식순을 짠다. 예산에 맞게 메뉴도 정하고 자리 배치도 한다.