직원이 일을 너무 못해요.. 스트레스 받아요..

직원 관리에 서툰 대표님들이 참고해야 할 3가지 기준

안녕하세요, 마케팅 대행업을 하고 있는 안수진이라고 합니다.  창업 2년차에 접어들었는데요, 얼마 전에 처음으로 직원을 채용했어요. 그런데 제가 리더스타일이 아닌지 모르겠지만.. 직원 관리 원래 이렇게 힘든가요? 혼자서 업무를 다 쳐내기엔 시간이 너무 부족해 직원을 채용했는데요, 직원이 실수를 너무 많이 해서 오히려 실수한 것들 체크하느라 시간을 다 보내고 있어요. 당장 제가 해야 할 실무도 적지가 않은데 직원이 미숙하니 매일 줄야근하고요. 오히려 혼자서 일할 때가 더 마음이 편했어요. 직원을 정리해야 할 지 심각하게 고민중입니다. 좋은 방법.. 있을까요? 

* 20대 3인 기업의 사연을 재구성했습니다.

수진님, 첫 채용을 하셨군요. 축하드립니다! 말씀하신 케이스는 1인 기업을 하다가 채용을 하기 시작한 대부분의 대표님들이 마주하는 문제입니다. 업무에 미숙한 직원을 챙겨주다보면 대표님의 시간을 다 잡아먹는거죠. 첫 채용이라고 하시니 초기 팀원과 업무 진행시 참고할 3가지 기준을 드릴게요!

첫번째로 신규 직원이 업무에 숙련되기까지 어느정도 시간이 걸린다는 점을 인지하셔야 합니다. 출근 첫날부터 업무 프로세스를 파악하고 내가 해야 할 일을 찾아서 하는 직원이 있을까요? 정말 100명 중에 한명 있을까 말까 할거에요. 처음부터 알아서 잘한다는 기대보다 수진님이 원하는 결과물과 업무 기준을 고민해야 합니다.

두번째로 아무것도 모르는 직원 입장을 고려해야 합니다. 대표님 입장에서 블로그 글쓰는 업무는 간단하고 쉬운 업무일 겁니다. 블로그의 제목 선정부터 내용구성과 노출이 잘 되기 위한 단어 선정 등을 꿰뚫고 있으니까요. 하지만 직원은 깊게 생각하지 못하고 경험이 없어 어느 정도 수준으로 해야 할 지 감이 없어요. 별도 시간을 내어 글쓰기 교육을 하셔도 눈에 띄는 개선을 즉각적으로 보기 힘들죠. 글쓰기는 시간이 드는 일이니까요. 이런 경우에는 글쓰기 템플릿을 공유해서 꼭 지켜야 하는 규칙부터 정하는게 오히려 효과적입니다. 이후 쓴 글에 대한 피드백을 주며 부족한 부분을 더해주시는거죠.

세번째로 대표님이 원하는 목표물을 직원에게 명확하게 공유하셔야 합니다. 직원입장에서 ‘아 이런 결과물을 원하는구나!’ 이렇게 와닿도록 예시를 함께 주셔야 합니다. 디자인 업무로 예를 들어 볼게요. 대표님께서 ‘세련된 느낌’을 요청했을 때 세련된 느낌에 대해 떠올리는 이미지는 각자가 다 다를거예요. 대표님이 생각하는 세련된 느낌과 근접한 예시를 적어도 3개 이상은 주셔야 합니다. 그래야 한 번할 일을 두번, 세번하지 않으니까요.

업무를 수행함에 있어 꼭 지켜야 하는 기준은 무엇인가요? 이 기준을 토대로 원하는 결과물의 모습, 빠르고 쉽게 적용할 수 있는 템플릿과 가이드를 작성하셔서 직원분에게 공유해보세요. 분명 결과물의 퀄리티와 속도가 달라질거예요!

네버슬립 원포인트 인사이트 

매뉴얼이 현장에서 효과가 있나요? 매뉴얼을 요식행위처럼 오해하시는 경우를 종종 봤습니다. 매뉴얼을 만들려고 해도 어디서부터 시작해야 할 지 고민이라는 분도 계셨고요. 매뉴얼의 핵심은 누가 하더라도 비슷한 퀄리티의 결과물을 내는 것에 있는데요, 중요한 건 이 핵심을 모든 팀원이 인지하고 현장에서 지키냐에 있습니다.  

이전 숙박 스타트업에서 현장을 관리할 때 일인데요, 주말이면 체크아웃 후에 체크인하는 객실이 한 현장마다 수십개였습니다. 당시 운영하던 시스템은 클리닝 담당자를 정규직이 아닌 프리랜서 형태로 고용해 객실을 관리했습니다. 그러다보니 책임감이 줄어들 수 있었기에 매뉴얼과 교육이 엄청 중요했습니다. 매뉴얼이 없다면 제각기 본인이 편한 방식으로 청소하니까요. 평형대 마다 청소하는 순서, 청소 후 객실점검하는 리스트를 메뉴얼화하여 실수를 점차 줄여나갈 수 있었고, 클리닝으로 인한 환불이슈도 크게 줄일 수 있었죠.  

아래 질문을 토대로 우리 조직, 현장에 맞는 메뉴얼을 작성해보세요!  

1. 직원이나 아르바이트생이 자주 하는 질문이 무엇인가요? 

2. 직원이나 아르바이트생이 반복적으로 하는 실수가 있나요? 

3. 해당 업무에서 가장 중요한 건 무엇인가요? (고객이 느끼는) 퀄리티를 가르는 요소가 있다면 무엇일까요?  

4. 해당 업무에서 비교적 중요하지 않은 건 무엇인가요?

5. 작성한 메뉴얼은 누가 봐도 이해할 수 있게 쉽게 작성되어 있나요? 

함께 고민해보면 좋을 질문 

-메뉴얼 작성 얼마나 시간이 들까요?

-하루 혹은 그 이상을 투자하여 작성한다면 언제 하시겠나요?  

-메뉴얼을 주기적으로 업데이트한다면 얼마나 주기적으로 해야 할까요?