직원이 퇴사하고 나니 자료를 찾을 수가 없어요.

인수인계가 필요없는 환경을 세팅하자!

문제가 하나 풀리나 했더니 다른 문제가 또 발생하네요. 함께 일하던 직원이 이틀전에 퇴사했습니다.

 문제는 직원과 퇴사에 대한 이야기를 나누는 과정에서 약간의 갈등이 있었어요. 그러다보니 직원이 관리하던 고객사 정보나 디자인 자료를 받지 못했는데 연락이 안되네요. 이거 가지고 다시 퇴사한 직원과 감정싸움하는 것도 지쳤습니다.  

이번 일을 계기로 인원이 적더라도 내부 자료에 대한 기준은 확실히 잡아가려고 합니다. ‘진작에 할 걸’이라는 생각이 들지만, 지금이라도 시작하려고요. 내부 공유기준을 어떻게 잡아가면 좋을까요?

* 20대 3인 기업의 사연을 재구성했습니다.

비록 직원분이 퇴사를 했지만 이번을 계기로 업무 자료, 공유에 대한 기준을 잡을 좋은 기회라 생각하세요. 규모가 더 커지기 전에 말이죠!

규모가 작은 조직에선 퇴사에 대한 절차가 없다보니 업무 자료에 대한 인수인계가 안되는 경우를 사실 비일비재하게 저도 본답니다. 대부분 각자 업무를 보는 컴퓨터에 저장하다보니 작업한 파일이나 업무 히스토리가 회사 내부적으로 쌓이지 않죠.

작은 조직에서 프로젝트, 고객사 관리를 하고자 할 때 크게 2가지를 먼저 챙기세요.  

첫번째는 고객사별 업무 히스토리 관리입니다. 업종과 회사 업무의 성격에 따라 다르겠지만 B2B회사라면 고객사/프로젝트 별로 업무를 관리할 거예요. 고객사, 문의 날짜, 업무 항목별로 업무 히스토리 내역을 관리하면 추후 날짜나 고객사, 업무 항목별로 내용을 빠르게 찾을 수 있습니다.  

업무 히스토리 관리는 노션, 구글 스프레드 시트 등 여러 협업툴을 통해 활용하실 수 있는데요, 가장 가볍게 시작할 수 있는 툴로 구글 스프레드시트을 추천합니다. 직원 모두가 문의부터 계약,업무 진행까지 일괄적으로 볼 수 있도록 관리한다면 불필요한 소통을 줄일 수 있을거예요.

두번째는 업무 자료 아카이빙입니다. 회사 로고 파일, 사업자 등록증 등과 같이 공통으로 쓰는 파일은 어느 직원이든 1초도 망설임 없이 쉽게 찾을 수 있는 환경이어야 합니다. 디자이너, 콘텐츠 제작 등 결과물은 항목 별로 클라우드 서비스에 저장해야 하고요.

간혹 클라우드 서비스에 정리하더라도 막상 파일을 찾는데 시간이 걸리는 경우가 발생하는데요, 그 이유는 각자가 다른 기준으로 파일을 저장하기 때문입니다. 폴더명, 파일 저장을 할 때도 기준을 정하는 게 필요합니다. 파일을 저장하는 기준은 조직도에 따라서 폴더를 구분하는 게 가장 간단합니다.

만약 프로젝트 단위로 일하고 있다면 고객사나 프로젝트에 따라 구분하고요. 협업 툴을 쓰고 있다면 협업 툴 내 카테고리를 기준으로 폴더를 정하는 것도 방법입니다. 요점은 모든 직원이 공통된 기준을 가지고 쉽게 찾을 수 있도록 하는 겁니다.  업무 히스토리, 관련 업무 자료의 기록과 저장이 잘 되어 있다면 담당 직원이 인수인계없이 퇴사하더라도 업무 파악을 하는데 시간을 훨씬 줄일 수 있을거예요.

네버슬립 원포인트 인사이트

작은 조직이 원활하게 돌아가는데 꼭 필요한 3가지, 무엇일까요? 저는 아래 3가지를 가장 기본으로 꼽습니다.

1. 고객사, 업무 히스토리 관리

2. 업무 자료 아카이빙

3. 업무 커뮤니케이션

문의온 고객 어떻게 진행되고 있어요?
지난번 나갔던 견적서 좀 주세요!

위 질문처럼 반복되는 요청과 질문 받아보신 적 있나요? 매번 이렇게 구두로 소통하다보면 놓치는 고객이나 업무가 생기고 결국 비효율을 낳습니다. 대부분 작은 조직에서는 카카오톡을 많이 쓰실거에요. 고객사도 카카오톡으로 소통하길 원하기에 어쩔 수 없이 카카오톡을 쓰는 경우도 많습니다. 카카오톡이 나쁘다는 건 아닙니다. 다만 업무가 늘어날수록 카카오톡으로 소통하다보면 업무를 놓치는 경구가 늘어난다는게 문제죠. 이런 경우는 누락되는 업무가 없도록 스프레드 시트로 업무현황을 별도로 관리할 필요합니다.

함께 고민해보면 좋을 질문

-고객문의가 들어온 후 계약, 업무 마무리까지 과정을 공유하고 있나요?

-필요한 자료가 있을 때 누구나 자료를 쉽게 찾을 수 있는 기준이 있나요?