어느새 직원이 10명인데 두서없이 일하는 느낌이예요

작은 조직 업무 우선순위 이렇게 정해보세요!

매출이 급성장하면서 도저히 업무량에 버틸 재간이 없더라고요. 그래서 채용을 늘리다보니 어느새 직원이 10명이 되었습니다. 컨펌을 해야 할 것들도 많고 회의에 참여하다보면 어느새 시간은 다 지나가고.. 신경써야 할 것들이 너무 많아 정신이 산만합니다. 어디서부터 정리해야 할 지 모르겠네요.

* 10인 기업의 사연을 재구성했습니다.

정신이 산만하다고요? 지극히 정상이십니다.  

무슨 말이냐고요. 사실 직원이 한, 두명만 늘어나도 업무 복잡도가 올라갑니다. 혼자 일하면 나만 신경쓰면 되지만 직원을 채용하는 순간 신경쓸 것들이 배로 늘어납니다. 어떤 업무를 줘야 할 지, 지시했던 업무를 어떻게 피드백할 지부터 점심은 뭐 먹을지 등 사소한 것까지 말이죠. 직원이 2-3명만 있어도 당장 신경쓸 것들이 많은데 10명이면 커뮤니케이션 복잡도가 훨씬 올라가겠죠! 때론 대표의 사소한 말과 행동을 오해해 직원과 갈등을 빗기도 합니다.  

이전에는 Zero에서부터 하나, 하나 다 관여하셨다면 이제는 조금 다른 접근을 해야 할 시점입니다. 지금 시기를 놓치면 어어 하다가 금방 직원이 20명, 30명이 될 지 몰라요. 그럼 지금보다 더 배로 정신이 없을거예요. 우선순위를 어디에 둬야할 지 모르고요. 

더 정신없어지기 전에 꼭 시간을 내서 아래 3가지를 고민해보세요. 머리속으로 생각만 하지 마시고 종이에 나열하고 정리해보세요. 복잡하고 산만하다고 느끼는 고민과 느낌을 종이에 쓰고 시각화하고 구조화함으로서 정리해야합니다. 

첫번째로 어떤 업무가 중요한지 파악하는 일입니다. 가능한 모든 업무를 프로세스대로 나열하고 중요도를 1점부터 5점까지 점수로 매겨보세요.  

다음으로 앞서 매긴 중요도 점수에 맞춰 위임이 가능한 업무를 찾아보세요. 위임 역시 1점부터 5점까지 구분해서 점수로 매겨보세요. 위임을 구분하는 기준은 책 [초생산성]에서 나온 기준을 추천드려요. 업무 주엥서도 성과를 가르는 업무들이 있습니다. 중요도가 높은 업무는 적당한 위임을 통해 마지막은 꼭 챙기시는게 필요합니다. 

마지막으로 대표님의 시간 중 얼마를 투여할 지 정하는 겁니다. 중요도에 따라 내 시간을 얼만큼 쓸 지 정하고 언제 쓸 지까지 정해야 합니다. 여러 사업체를 운영하는 어느 대표님은 요일별로 집중하는 영역을 나누기도 합니다. 의사결정, 내부 커뮤니케이션, 외부 커뮤니케이션, 실무, 생각할 시간 등을 요일별로 구분하여 시간 배정을 하는 식으로 말이죠.  

조직이 커지고 관리해야 할 업무들이 늘어날수록 조직 내부에 만연한 산만함과 싸워야 합니다. 정리할 시간을 따로 가지지 않으면 산만함은 비효율이라는 적으로 나타날 거예요. 이번 주에는 꼭 생각할 시간을 내서 정리해보세요!

네버슬립 원포인트 인사이트 

우선순위, 판단이 안선다고요?

작은 조직 대표가 하는 고민 중 하나는 우선순위를 판단하는 일입니다. 지금의 상태를 냉정하게 바라보고 나에게 지금 필요한 자원, 해야 할 일을 객관적으로 바라보기가 너무 힘들죠. 현장에서 밀려오는 일에 떠밀리다보면 판단하기 위해 고민할 시간조차 없으니까요.  

머리속에 산재한 고민과 생각을 정리하는데는 생각도구들을 활용하는 것도 좋은 방법입니다. 특히 우선순위와 관련해서는요. 

가장 많이 쓰는 도구 중 하나는 아이젠하워 매트릭스입니다. 중요도와 긴급도를 기준으로 업무를 구분하는거죠. 4분면 중 급하면서 중요한 일이 가장 우선순위가 높은 일이겠죠. 다음으로 중요하면서 급하지 않은 일, 그리고 중요하지도 않고 급하지도 않은 일이고요.  

중요도와 긴급도 말고도 노력 대비 효과로도 바라볼 수 있습니다. 이 기준에서는 적은 노력으로 가장 큰 효과를 낼 수 있는 일이 1순위가 되겠죠. 2순위는 많은 노력을 들여 많은 효과를 내는 일이고요. 많은 노력을 들이지만 효과가 적은 일이 4순위입니다. 

비용을 함께 고려해야 할 때는 비용과 가치를 놓고 볼 수도 있습니다. 비용이 낮고 높은 가치를 만드는 일이 1순위가 되겠죠. 

이외에도 많은 도구들이 있지만 한정된 시간에 할 일들을 나열해놓고 정리하기엔 매트릭스만한게 없더라고요. 여러분의 개인과 조직에도 우선순위가 애매한 경우가 있다면 사용해보세요!

함께 고민해보면 좋을 질문

 -대표/팀원별로 중요한 우선순위를 매트릭스로 나열해보세요.

-서로가 생각하는 우선순위를 살펴보고 어떤 생각차이가 있는지 얘기해보세요!