우리 팀에 업무 도둑이 있다고요?

업무 도둑 때려잡고 생산성 높이자!

가끔 저도 모르게 직원들에게 화가 나거나 짜증이 날 때가 있어요. 분명히 회의 때 제가 얘기한 내용인데 아직도 마무리되지 않고 있고, 몇 주전에 얘기 나온 프로젝트는 진행할 생각조차하는지 모르겠어요. 직원들도 나름 열심히 하는거 일텐데 제 기준에선 못마땅한 부분이 있어요. 제가 욕심이 많은건가 싶기도 하고요. 어떻게 하면 좋을까요?

* 10인 기업의 사연을 재구성했습니다.

대표님이 업무를 바라보는 시각과 직원들이 업무를 바라보는 시각은 다를 수 밖에 없죠. 문제는 말씀주신 것처럼 이 차이로 인해 서로 오해가 생기고 감정이 들어가는 겁니다. 

먼저 대표님이 직원들과 일을 하며 느꼈던 주관적인 느낌, 정황은 제쳐두는게 필요합니다. 우리의 시간과 에너지를 갈아먹는 요소들은 사실 솔직한 대화 몇 분으로 금방 풀리는 일들입니다. 작은 조직에선 실무에 쫓기다보면 간단하게 대화로 끝날 일도 넘어가다가 이런 갈등이 자주 생기죠. 이번을 계기로 서로 오해를 불러일으키는 환경 자체를 없애도록 해보세요!

첫번째로 직원들을 다 그치기 전에 너무 많은 프로젝트, 일을 동시에 하고 있지 않는지 살펴보세요! 모든 일은 한번에 하나씩 일이 진행되도록 해야 합니다. 동시다발적으로 너무 많은 업무를 하다보면 막상 끝나는 업무없이 질질 끄는 일들만 늘어날 수 있어요. 직원은 직원대로 열심히 하는데 대표님 입장에서 보면 제대로 마무리짓는 일이 하나도 없어 보이는 현상이 생기는거죠. 앞서 얘기한 내용을 바탕으로 프로젝트/업무를 우선순위에 따라 한번에 하나씩 끝내도록 가이드를 주세요! 

다음으로 오랜 시간 방치된 프로젝트, 업무는 없는지 살펴보세요. 시작하지 못하고 질질 끌었던 프로젝트는 할 의지가 애초에 없을 가능성이 높습니다. 방치된 프로젝트들을 업무 선상에 제외를 시킬지, 진행할 지 확실히 결정하세요.  

마지막으로 가장 강조드리고 싶은 부분은 바로 시각화입니다. 진행중인 프로젝트와 업무가 얼마나 진척되고 있는지 확인할 수 있도록 해야 합니다. 오프라인 매장/현장에서 돌아가는 일들은 바로 눈에 보이고 드러납니다. 수정사항은 구두로 전달하고 피드백줄 수 있습니다. 반면에 사무실의 업무는 각자가 어떤 일을 하고 어떻게 진행되는지 눈으로 드러나지 않습니다. 직원 다루기가 익숙하지 않은 대표님들은 직원이 네이버 쇼핑을 하고 있거나 딴짓을 하고 있는 것 같으면 속에 화가 올라오기도 하고 월급 아까워 죽겠다는 생각이 들기도 하죠.   

직원 입장에서도 어떻게 근무시간 내내 온전히 몰입해서 일하겠어요. 머리 식힐 시간, 아이디어를 얻기 위해 서칭할 시간도 필요한거죠. 업무를 시각화하면 대표님은 괜한 오해를 할 필요가 없습니다. 피드백 요청이 왔을 때 필요한 피드백을 제공하거나, 진행이 더딘 부분은 어떤 부분이 막히거나 어려운지 파악하고 바로 업무지원을 해줍니다. 전체적으로 돌아가는 업무 현황을 파악하고 기획이나 가격같은 중요한 의사결정에 집중하는거죠. 

네버슬립 원포인트 인사이트

프로젝트와 업무를시각화하라는 건 알겠는데요,
어떤 툴이 좋을까요?

강의나 코칭을 하다보면 위와 같은 질문을 많이 받아요. 요즘은 워낙 기능도 많고 확장성이 좋은 협업툴이 너무 많죠. 그렇다보니 너무 많은 선택지가 오히려 작은 조직에서는 생산성을 방해하지 않나 싶어요. 업무를 관리하고 개선해야 하는 본질보다 툴에 집중하는거죠. 일례로 어느 업체는 협업툴만 10여종을 바꿔가며 썼지만 아직도 제대로 안착하지 못했다고 해요. 

툴은 어디까지나 툴일뿐 우리 조직에 맞는 기준을 세우는게 중요합니다.  

고객 관리(세일즈 퍼널) 

계약 전 단계까지 잠재고객을 제대로 관리하고 있나요? 

프로젝트 관리 

담당자 배정후 프로젝트/업무 진척도를 바로 확인할 수 있나요?  

위 두 가지만 잘 관리하더라도 산만하게 느껴지던 업무 흐름이 잡힐거예요! 구글 스프레드 시트로 예를 든다면 이렇게 세팅을 할 수 있겠죠! 

구글 스프레드시트는 디테일한 업무 히스토리나 내역을 확인하는 것이 어렵다는 단점이 있습니다. 업무에 대한 세부 히스토리가 필요한 경우엔 노션을 활용하면 좋습니다. 요즘 기업뿐만 아니라 기관에서도 노션을 많이 활용하시는데요, 노션을 활용한 예시를 보여드릴게요! 

노션의 핵심은 데이터베이스를 어떻게 잘 활용하냐에 있습니다. 저도 브런치 글을 연재할 때 노션으로 초고를 작성하고 발행, 진행여부를 기록하고 있어요.

프로젝트 별 전체 일정을 한눈에 볼 수 있습니다.

위처럼 진행전, 진행중, 완료처럼 진행도에 따른 현황을 칸반형태로 볼 수도 있습니다.   

툴과 관련해선 어떤 툴도 정답을 줄 수는 없습니다. 해당 조직이 하는 업의 특성에 맞춰 리더, 구성원이 편하게 쓸 수 있는 툴을 찾아 계속 최적화시키는게 정답입니다. 어느 툴이든 도입하셔서 전체 업무 흐름이 눈에 드러나도록 시각화하시는데 집중해보세요!   

함께 고민해보면 좋을 질문 

-중요한 프로젝트, 업무 진척도가 수치로 표현되어 있나요?  

-우리 조직에서 몇 일, 몇 주, 몇 개월동안 진척없이 미루던 업무가 있나요? 업무 리스트에 계속 넣어야 할 지 삭제할 지 논의해보세요! 

-목표달성을 위해 모든 팀원들에게 공유할 지표는 무엇인가요? (예시. 매출, 사용자수, 재구매율 등)