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by 그라데이션 Jan 18. 2021

400명 규모의 메타버스
데모데이 행사 기획

SOPT Demoday ; Innovation(1)

SOPT를 운영하면서 가장 큰 행사라고 할 수 있는 것은 바로 APPJAM(*편의상 해당 글에서 앱잼이라고 표기할 예정)이다.


세미나를 통해 배운 모든 지식을 활용하여 하나의 서비스를 만들어 이를 공유하는 행사인 앱잼은 나를 포함한 임원진들 또한 굉장히 많은 좌절과 도전, 그리고 성장을 이뤄낼 수 있었던 기회였다. 언택트 행사 전체를 기획하고 총괄했던 경험은 아마 앞으로 어떤 어려움에 직면하더라도 답을 찾아갈 수 있는 방법을 알게 해 주었다.


코로나 시대, 외부인을 포함하여 약 400명이 참가한 100% 리모트 데모데이 행사 기록을 남기고자 한다.



2개월 반 동안 진행되었던

APPJAM Demoday 행사 계획



앱잼 소개 자료 중 일부


앱잼은 SOPT만의 고유한 장기 해커톤이다.


기획 경선을 통해 선발된 아이디어를 바탕으로 기획자와 디자이너가 서비스를 브랜딩하고 고도화하는 작업을 거친 다음, 전체 팀빌딩을 통해 각 서비스를 제작할 팀을 구성하여 개발을 진행한다. SOPT는 대학생 IT 벤처 창업 동아리이기 때문에, 실제로 앱잼에서 만들어진 서비스로 창업을 하는 경우도 많다.


앱잼의 전체 진행 프로세스는 아래와 같다.


서비스 기획 + 경선(PM) : 2-3주

기/디 팀빌딩 + 서비스 브랜딩 및 기획 고도화(PM+기획+디자인 파트원) : 2주

전체 팀빌딩 + 서비스 개발(PM+기획+디자인+개발 파트원) : 3주


나 또한 25기에서 PM으로, 26기에는 TI로 앱잼에 참가하면서 최대 2달 정도 서비스 제작에 몰입했던 경험이 있다. 기획에 직접 부딪히며 많은 것을 배웠고 디자인, 개발자와 협업하면서 엄청나게 성장할 수 있었다. 이것은 아마 앱잼을 무사히 끝낸 모든 디자이너와 개발자들 또한 공감할 것이다.


그렇기에 앱잼은 SOPT 파트원들에게 거의 전부라고 할 수 있을 만큼 중요한 행사이며(*물론 세미나나 각종 스터디, 행사들도 동아리에서 절대 빠질 수 없는 요소들이다) 임원진으로써 가장 성공적으로 마무리해야 하는 업무 중 하나였다.


수 많은 캘린더 Todo List
캘린더를 바탕으로 한 앱잼 칸반


정말 성공적으로 앱잼을 진행하고, 마무리하고 싶었다.


그래서 10월 중순부터 앱잼을 위해 해야 할 업무들을 상세히 계획했다. 새벽에 울린 노션 알림에 다른 임원진들이 "이제 시작이네..."라고 했던 기억이 있다. 행사가 모두 끝난 지금 생각해보면 어디에서 나왔나 싶을 정도로 열정을 가지고 준비했던 것 같다.


행사 준비 기간은 1월 16일 앱잼의 모든 행사가 마무리될 때까지 약 2달 반 정도 소요되었다. 2020년이 왜 이렇게 빠르게 지나갔나 싶었는데 아마 앱잼이 큰 역할을 하지 않았나 싶다. 앱잼의 일부인 기획 경선부터 기획/디자인 팀빌딩, 그리고 전체 팀빌딩까지. 매 순간 우리는 엄청난 책임감을 가지고 행사를 이끌었다.


또한, 우리는 모든 진행 과정에 있어서 피드백을 적극 수렴하기 위해 노력했다. 아무래도 지난 행사들과는 달리 온라인으로 모든 것들이 진행되었기 때문이다. 물론 그 과정이 100% 순탄했다고 할 수는 없다. 예상하지 못한 변수들은 수도 없이 쏟아져 나왔고, 우리는 최선이라고 생각했지만 누군가는 그렇게 생각하지 않는 경우도 있었기 때문이다.


그렇게 우리는 앱잼 참가자에게도, 행사를 기획하고 운영하는 우리들에게도 매 순간이 "혁신"이라고 생각했기에 행사의 부제를 'Innovation'으로 정하게 되었다.



100% 온라인으로

행사를 진행할 수밖에 없었던 상황


오프라인으로 진행되었던 25, 26기 데모데이와 100% 온라인 진행된 27기 데모데이 포스터


앱잼의 묘미는 사실 합숙을 하며 추억을 쌓는 것이다. 하지만, 코로나로 인해 합숙은커녕 앱잼 팀 내의 파트별로도 모이기 힘들게 되었다. 심지어 5인 이상 모이지 말라는 정부 지침이 내려오면서 앱잼을 준비하는 10명의 임원진들 또한 모일 수 없는 최악의 상황이 되었다.


기존에 대여했던 장소를 모두 취소하고 기획했던 모든 행사를 전면 수정해야 했다. 참고할 수 있는 레퍼런스 또한 마땅히 있는 상황도 아니었다. 더군다나 100% 온라인으로 행사를 진행해야 하는 현실이 더욱 확실해지면서 우리는 이를 타파할 여러 경우의 수를 고려해야만 했다.


수 많은 업무 관련 노션 페이지들과 앱잼-전체 공유용 페이지 일부


그래서 우리는 무엇보다도 빠른 피드백과 자세한 내용 공유를 중요하게 생각했다.


앱잼과 관련된 모든 진행사항과 공지, 그리고 안내 내용을 볼 수 있도록 노션 페이지를 따로 파서 운영했다. 가장 핵심은 온라인 환경에서도 공지사항 전달과 행사 진행과 관련된 타임라인을 명확히 하는 것이었다. 오프라인에서는 변수가 생겨도 대처하기가 그리 어렵지 않다. 하지만, 온라인은 네트워크 환경이나 전달 오류, 소통의 어려움 등으로 발생하는 시간의 낭비가 심할 수밖에 없었다.


따라서, 우리는 사전에 상세한 타임 라인 제공과 임원진들이 참고할 더욱 상세한 타임 라인을 매 순간 계획하여 진행했다. 앱잼 참가자들에게는 전체 행사 관련 타임라인에 따른 앱잼 참가에 무리가 없도록 끊임없이 공지사항을 공유해주었고, 우리는 중간에 문제가 없는지 수 없이 체크하고 회의하며 앱잼을 만들어나갔다.


다행스럽게도 큰 문제는 없이 앱잼 기간이 흘러갔고, 우리는 앱잼 마무리를 위한 데모데이를 계획하기 시작했다.



모두가 즐길 수 있는 외부 행사,

이벤터스 외부인 신청 진행



공식 페이스북, 인스타그램, 이벤터스를 활용한 홍보


온라인으로 행사 진행을 확정한 다음, 우리는 외부인도 행사를 구경할 수 있도록 할 것인지에 대한 고민을 많이 했다. Gather를 활용하여 데모데이를 진행하는 것이 확정되고 난 다음에는 그 고민이 더욱 깊어졌다.


25명 이상이 접속할 시에는 유료로 전환되는 만큼, 인원이 늘어나면 우리가 부담할 것들이 늘어나기 때문이다. 하지만, 이왕 진행할 것이라면 앱잼의 결과물을 많은 사람들에게 공개하고 우리들의 온라인 리모트 데모데이를 소개하는 것도 좋을 것이라 생각했다.


처음에는 앱잼 참가자들을 포함하여 300명 정도를 수용하기로 했다. 절대 다 채워지지 않을 인원이라고 생각했기에 '이벤터스'에 최대 수용 가능 인원을 350명으로 설정했다. 하지만, 그 예상은 보기 좋게 빗나갔다.


이벤터스 메인 홈에 소개되었던 우리들의 행사


인스타그램이나 페이스북에 홍보를 진행했던 것도 아마 많은 인원이 신청을 한 계기가 되었을 것이라 생각한다. 또한, 이벤터스 메인 홈에 소개된 것과 더불어 입소문을 통해 예상보다 더 많은 외부 인원이 행사 참가 신청을 했다. 그래서 우리는 최대 수용 인원을 400명으로 증가시켰다.


각종 기업의 현직자들, 스타트업 VC 등 온라인 행사인만큼 조금이라도 데모데이에 관심이 있는 사람들이라면 이벤터스를 통해 행사 신청을 한 것이다. 참가비도 무료이고, 집에서도 쉽게 참가할 수 있다는 강점도 우리가 지정한 데드라인보다 훨씬 더 빨리 행사 모집이 마감된 원인 중 하나가 아닐까 싶다.


행사 신청 페이지는 아래에서 확인할 수 있다.


온라인 행사 진행의 한계 극복을 위한

상세한 소개 페이지 제작


Notion과 oopy.io를 활용하여 제작한 데모데이 소개 페이지


외부인들에게 행사를 공개하기로 결심하면서, 우리는 행사 전체를 소개할 수 있는 리플릿(=카탈로그)의 필요성을 느꼈다. 그래서, oopy.io와 노션을 활용하여 데모데이 전체를 소개하는 페이지를 제작했다.


이 페이지에는 앱잼이 무엇인지, 데모데이에 발표를 진행하는 서비스들은 어떤 것인지를 담아냈으며 Gather가 익숙하지 않은 사람들을 위해 행사 공간을 안내하는 내용도 담았다. 또한, 전체 일정과 발표 구성도 함께 볼 수 있도록 구성했다. 행사에 사용한 소개 페이지는 아래에서 확인할 수 있다.



데모데이 소개 페이지에서 확인할 수 있는 서비스 소개와 자료들


또한, 온라인으로 행사가 진행되는 만큼 네트워크 환경이 원활하지 않을 수 있다고 생각했다. 발표와 더불어 부스 방문 시간이 있지만 시간 배치를 그리 길게는 배치하지 못한 만큼 사전에 서비스에 대한 어느 정도의 이해도가 있으면 좋을 것 같다고 생각했다.


그렇게 우리는 데모데이 소개 페이지에 모든 서비스에 대한 간단한 소개와 링크, 발표 자료, 서비스를 소개하는 각 팀의 노션 페이지 링크를 포함시켰다. 이렇게 페이지를 제작할 수 있었던 것은 온라인 행사의 묘미 중 하나였다고 생각하며, 행사 당일에도 나름대로의 높은 이해도를 유지할 수 있었던 비결이 아닐까 싶다.



기존의 성과 발표가 아닌

성장과 동행 과정 발표를 목적으로 한 발표 구성


당일 발표 구성에 대한 안내자료


기존에는 PM이 서비스에 대해 발표하고, 질의응답 또한 PM이 대부분 맡는 식으로 진행되었다. 하지만, 이번 앱잼 데모데이에서는 "동행과 혁신"을 가장 큰 핵심가치로 삼았기에 다른 파트원들도 발표에 참가할 수 있으면 좋겠다고 생각했다.


그렇게 팀 당 16분의 발표 시간을 배치했다. 서비스 소개 시간을 4분 정도 발표한 다음 협업 방식 공유 시간 2분, 디자인 파트와 개발 파트 에피소드 발표 5분, 그리고 질의응답 5분을 받는 식으로 구성했다.  


조금 특이했던 구성은 협업 방식을 공유하는 것이 발표의 필수였다는 점이다. 앱잼 기간 또한 온라인으로 진행되는 만큼 각 팀에서 협업 방식을 공유하는 것도 또 다른 묘미일 것이라 생각했다. 특히, 공식 행사를 두 번이나 Gather를 활용하여 진행했으므로 앱잼 기간 동안 이를 적극 활용할 수 있을 것이라 생각했다.


행사에 참가한 사람들 입장에서도 너무 지루하지 않는 선에서 발표를 진행할 수 있도록 했고, 앱잼 참가자 입장에서도 되도록 하고 싶은 이야기를 모두 할 수 있도록 한 장치였다.




행사 기획 과정부터 운영까지 무엇하나 쉬운 것 없었다. 가장 걱정스러웠던 점은, 이러한 형태의 행사가 익숙하지 않은 사람들이 대부분이기 때문에 혹시나 발생할 수 있는 변수를 고려하지 않을 수 있다는 것이다.


그럼에도, 나름대로 온라인 환경에서 진행할 수 있는 최상의 컨디션을 구성할 수 있었다. 줌이나 웨비나로만 진행했으면 단순히 결과 발표 자리로 끝날 수 있었던 행사지만, Gather를 사용해서 오프라인 환경에서의 경험을 최대한 끌어오고자 했기 때문이다.


Gather를 어떤 식으로 활용하여 데모데이를 진행했는지에 대해서는 다음 글에서 확인할 수 있다.

이전 07화 Gather.town, 오프라인 경험을 온라인으로
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