보고를 잘하는 법

가벼운 팁 두 개만 적어보겠습니다

제가 보고를 잘하는지는 모르겠지만 보고를 잘하는 과장님께 많이 배웠습니다. 그래서 보고를 잘 못하시는 분들을 보면 뭐가 문제인 지는 알겠더라고요. 제가 (꼰대처럼) 종종 주무관님들에게 보고할 때 팁을 알려드리곤 하는데 여기다가 두 개만 공유해볼까 합니다.

#1 '보고를 할지 말지'는 보고자가 정하는 게 아닙니다. 보고를 받을 사람이 정하는 것이죠. 이걸 왜 보고했냐고 하는 것은 문제가 아니지만, 이걸 왜 보고하지 않았냐는 것은 굉장히 큰 문제입니다. 그래서 저는 상관의 스타일을 알기 전까지 일단 모든 사항을 다 보고를 합니다. 그러다 보면 상관의 입에서 "이 정도는 보고하지 말고 알아서 하지?"라는 말이 나오게 됩니다. 그러면 그 정도 내용은 보고를 하지 않아도 된다고 판단합니다.

#2 보고할 내용이 새롭거나 보고할 양이 많은 경우에는 상관에게 미리 내용을 공유할 필요가 있습니다. 상관이 보고를 받는데 생소한 내용이 많다면 '이게 뭐지?'라는 거부감이 생길 수 있거든요. 그래서 저는 보통 점심 식사 같은 사석에서 제가 보고드릴 내용을 슬며시 흘립니다. 그렇게 상관의 의중을 떠보고 그것을 보고서에 반영합니다. "어떤 문제가 있어 이렇게 개선을 했으면 하는데 국장님 생각은 어떠시냐"라고 묻는 것이죠.

두 번째 팁의 연장선상에 있는 이야기입니다. 상사들이 좋아하기로 유명한 한 과장님은 출근하자마자 사무실로 오지 않고 바로 국장실, 실장실로 갑니다. 아침부터 그분들과 업무에 대해 의견을 자유롭게 나눈 후에 사무관에게 정책 방향을 지시하는 것이죠. 그 사무관이 그 방향대로 보고서를 정리하고 간부들에게 보고를 드리면 항상 보고가 수월하게 끝납니다. 그래서 그 과장님은 부하직원에게도 존경을 받습니다.