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by 오명석 Feb 18. 2018

성공적인 행사를 위한 체크 리스트

왜 내가 만드는 행사는 후회가 남을까

  우리는 살면서 생각보다 많은 행사에 참여하고 기획하고 운영하기도 합니다.


  행사를 준비할 때 정말 막막하지요. 뭔가 바쁜데 손에 잡히진 않습니다. 그리고 직전에 허겁지겁 행동하게 됩니다.

  정신없이 행사를 마치고 나면 후련한 마음보단 아쉬운 마음이 많이 남습니다. 내 맘대로 진행되지 않는 것도 서러운데 참여한 사람들이 거든다고 한마디 해줘도 서운합니다.




 행사를 마치고 이런 고생들을 다시는 하기 싫어 체크리스트를 정리해야지 마음을 먹습니다. 그렇지만 당장은 지쳐 미루다 보면 까맣게 잊게 되고 그 실수들을 반복하게 되지요.


 저 또한 항상 같은 고민을 안고 지냈던 것 같습니다. 그래서 이번 기회에 지난 10년간 약 100여 회 이상 행사를 크고 작게 준비하며 제가 느꼈던 준비사항들을 공유드립니다.


 이번 글은 주로 주최자의 입장에서 놓치기 쉬운 부분을 말씀드리고자 합니다. 행사 참가자에게 어떻게 전달되는지, 이 부분에서 어떻게 배려해주면 좋을지 나눔 드립니다.

  이 글에서 언급하는 참가자는 참가하시는 분들 모두를 말하는 것입니다. 강연을 기획할 때 연사 분들의 범주에 드는 인원 또한 참가자로 정의합니다.

정작 행사를 마친 후 체크리스트 정리는 참 쉽지 않습니다 (출처: unsplash)




1. 행사 준비 단계


행사의 목적 잡기. 사람들에게 어떤 것을 전달하고 싶은지


 제일 먼저 해야 할 일은 행사의 목적을 잡는 일입니다. 가장 중요합니다.

 간단히는 사람들이 이 행사를 어떻게 기억했으면 좋겠는지에 대한 생각입니다.

 목적이 생기면 행사를 준비하면서 생기는 여러 가지 상황에서 중심을 잡을 수 있는 역할을 합니다.


  최대한 많은 생각과 방안들을 효과적으로 나열해 봅니다. 그리고 참가자가 얻을 수 있는 것이 과연 효과적 인지의 생각을 놓지 않습니다.


  그리고 행사를 마치고 참가자 분들에게 느낀 점을 들을 때도 행사의 메시지가 어떻게 전달됐는지 확인하는 재미도 쏠쏠합니다.

이 행사를 통해 어떤 것을 보여주고자 하는지 그 목적이 확실해야 기획 및 진행이 수월해 집니다 (출처: unsplash)


꼭 다음 행사를 할 사람과 함께 준비하며 인수인계를 대비한다


 행사를 만드는 것에 집중하다 보면 급한 행사일수록 적은 사람들이 후다닥 준비하게 됩니다. 주로 이런 경우 경험이 많은 소수 정예로 구성되게 됩니다. 

  

  이런 경우, 당장의 행사는 성공적으로 끝날지 모르나 길게 봤을 때 반쪽짜리 성공입니다.

  만약 이 행사가 주기적으로 일어날 예정이고, 앞으로 점점 더 키울 생각이 있는 것이라면 더더욱 그렇습니다. 다음 이 행사를 위해 시간과 정성을 쏟을 수 있는 사람을 파트너로 함께 준비하는 것이 좋습니다.


  당장 도움이 크게 안 될 수도 있으나 내가 가지고 있는 행사에 대한 고정관념을 깨게 도와주며, 자연스럽게 인수인계를 진행할 수 있습니다. 행사를 함께 경험한 사람이 다음 행사를 준비하는 것과 경험 없는 사람이 하는 것은 큰 차이가 있기 때문입니다.


  그러므로 자연스럽게 함께 준비하는 파트너에게 행사의 보람을 심어주는 것 또한 중요합니다.

주니어와 함께 준비하는 행사는 향후 인수인계를 할 때를 대비했을때에도 많은 도움이 됩니다 (출처: unsplash)


2. 주최자 입장이 아닌 참여자 입장에서 생각하기


  행사의 구성요소 중 제일 중요한 것은 참가자입니다.

 연극의 3요소가 있지요. 바로 희곡, 배우, 관객입니다.


  행사의 3요소도 비슷하다고 생각됩니다. 행사 기획, 준비자, 참가자입니다. 

  하지만 많은 행사 운영하시는 분들이 행사 기획 자체에 파묻혀 정작 참가자의 입장에서 생각할 여유가 사라지게 됩니다. 

  그리고 그들은 급할 때 이렇게 말합니다.

 

 지금 그게 중요한가요?
네, 중요합니다.


사람들은 세심한 디테일에 감동을 한다

  생각보다 준비하면서 많이 간과하는 부분이 바로 디테일입니다. 

  이러한 세심한 디테일을 챙기기 위해서는 기본적으로 생각하시면 되는 생각이 있습니다.


 - 주최 측이 친절하다고 생각하는 정도가 참여자에게 불친절할 때가 많습니다.

 - 이것까지 해야 돼?라는 생각이 든다면 "네, 맞습니다. 해야 합니다."


  행사를 준비하는 사람의 머릿속에는 이미 행사 기획의 모든 시행착오와 운영내용이 머릿속에 있습니다.  그러다 보니 참가자들이 알아야 할 부분에 대해서도 알려주지 못하는 경우도 있습니다.  참가자들이 이 행사를 어떻게 생각할지 최대한 디테일한 안내가 필요합니다.

   

  애플의 제품을 공개하는 행사에서도 CEO였던 스티브 잡스는 베일에 싸인 신비로운 분위기를 위해 디테일에 엄청나게 깐깐했다고 합니다. 그랬기에 많은 이들이 그 브랜드에 열광하게 되는데 작지 않은 공을 세우지요.


  행사 시간표, 화장실 안내, 옷을 두어야 하는 장소, 어떤 의견을 모으는 종이가 있다면 어디에 있으며 왜 그걸 써야 하는지 등 이러한 디테일들이 모여 같은 행사라도 사람들에겐 보다 짜임새 있고 단단한 행사로 인식하게 됩니다.  



 장소, 시간, 가격 공지는 최소 한 달 전에

  아무리 좋은 목적의 행사고 많은 사람들이 관심을 가져도 참가자가 오지 않으면 허무하지요.

  참가자가 미리 일정을 비우고 마음의 준비를 할 수 있도록 날짜와 장소, 준비해야 하는 금액을 공지합니다.


  준비하는 사람의 시간과 참가자의 시간은 다를 수 있습니다. 준비하는 입장에선 소홀히 생각할 수 있는 부분이지만 참가자에겐 미리 시간을 비울 수 있는 중요한 타이밍이지요. 또한 가격을 함께 공지하는 것은 상당히 중요한 요소입니다.


참가자들이 최소한 한달 정도의 시간 여유를 가지고 신청 할 수 있도록 여유를 잡고 공지를 하는 것이 좋습니다 (출처: unsplash)


최소 2주 전, 1주 전, 하루 전 리마인드 필수


  행사 기획자는 행사 당일에 참가자들을 만난다고 생각하겠지만 이는 틀린 말입니다. 

  이미 행사를 공지하면서 참가자의 입장에서는 행사를 마주하게 됩니다. 


  행사가 다가올수록 어떤 메시지로 만남을 고대하고 있는지, 어떻게 준비하고 있는지 등의 소식 전달을 보냅니다. 이로써 참가자들에게 행사에 대해 각인을 하게 만들어 주고 기대를 키우게 만듭니다.

 이는 행사에 참여하여 행사의 한 부분이 되는 공연가나 강연가에게 안내를 드릴 때에도 마찬가지입니다. 


 그리고 다음 행사가 정기적으로 있는 경우에는 행사 후 연락도 중요합니다. 좋은 만남이었으며, 다음에 또 만나자는 메시지와 함께 다음 행사에 대한 내용을 준비하면 그 행사의 팬들이 확실히 생기게 됩니다.


행사 공지 후 핸드폰 메시지로 보내는 안내 소식들이 참가자가 행사에 대한 첫인상을 결정 짓습니다. (출처:unsplash)

3. 행사 당일 시작, 절대 방심은 금물


돌발 상황은 당연히 생길 수밖에 없다. 멘붕 하지 말자


  돌발 상황은 반드시 생깁니다. 이렇게 생각하면서 행사를 준비하시는 것이 좋습니다. 

  그렇다고 허술하게 준비하라는 것이 아닙니다. 열심히 준비해도 돌발상황은 생깁니다.


  밖의 행사인데 모든 것이 문제없습니다. 아무리 날씨 체크를 잘 했지만 비가 내립니다. 혹은 운영진이 갑자기 일이 생겨 특정 행사가 불발이 생깁니다.

  여기서 가져야 하는 마음가짐은 두 가지입니다. 최대한 돌발 상황이 생길 것을 대비해 준비하는 것과 그 이외의 돌발 상황이 생겼을 때 멘붕이 오지 않도록 조심해야 합니다. 


  스티브 잡스의 경우, 여러 가지 돌발 상황에 대비한 사람으로 유명했습니다. 행사를 준비할 때 컴퓨터의 슬라이드가 안 넘어가는 것을 대비하여 슬라이드 리모컨 2개, 건전지를 휴대했다고 합니다. 또한 컴퓨터가 고장 날 것을 대비해 컴퓨터 2대, 정전이 될 상황을 대비하여 발전기 차량 2대를 대비했다고 합니다. 


  행사의 종류에 따라 돌발 상황은 다양하기 때문에 제가 딱 꼬집어 항목을 말씀드리긴 힘듭니다. 하지만 이 글을 통해 전하고자 하는 것은 돌발 상황이 생긴다 생각하시고 이를 대비할 수 있는 계획을 하셔야 합니다.

세계인들의 축제가 될 수 있었던 스티브 잡스의 행사도 철저한 돌발 상황에 대한 대비가 바탕이었습니다 (출처:Obama Pacman)


현장 사진 촬영과 후기는 필수, 생생함을 남긴다


  행사를 준비하는데 사진과 영상은 필수입니다. 

  행사를 마쳤을 때 아무리 멋지게 진행하고 많은 사람들이 만족했다 하더라도 남는 것이 없으면 허무합니다. 


  참가자들의 여러 후기를 모음으로써 행사에 대한 목소리를 듣는 것은 중요합니다. 생각지 못한 부분에서 만족할 수도 있고 부족하다고 느낄 수 있기 때문입니다. 


  이는 두 가지 의미가 있습니다. 

  운영진들도 몰랐던 날카로운 통찰을 줍니다. 

  다음 행사를 진행할 때 이전 참가자들의 후기는 다음 고민하는 참가자들에게 큰 참고자료가 됩니다. 행사 운영자가 아닌 참가자들의 목소리이기 때문에 더욱 호소력 짙게 다가갑니다. 멋진 행사를 마쳤음에도 남는 자료가 없다면 쉽지 않습니다. 다음 행사를 진행할 때 다시 처음부터 참가자들을 모집할 때 0부터 시작해야 합니다. 쉽게 말해 홍보자료를 차곡차곡 모으는 것이 필요합니다. 


현장의 생생한 사진과 후기들은 차곡차곡 모아서 이번 행사를 돌아보고, 다음행사를 준비하는 재료로 사용합니다. (출처:unsplash)

   행사는 목적에 따라 내용에 따라 매우 다양합니다. 위의 방식들은 제가 속한 집단 속에서 진행하며 경험한 것이기 때문에 어떤 분들께는 절대적인 해답이 될 수 없을 수도 있습니다. 하지만 여러분들께 도움이 되었으면 좋겠네요.


 어쩌면 행사 기획은 직장일 혹은 프로젝트와 상당히 유사합니다. 내가 팀을 구성하고 그 팀 구성원들을 모집한 뒤, 목표와 데드라인을 잡고 진행하는 것입니다. 동기부여에 대해서도 많은 고민을 하게 됩니다.



여러분들의 좋아요와 공유, 댓글은 작가에게 큰 힘이 됩니다.



오명석


2번의 창업(여행, 플랫폼), 외국계 대기업 영업, 국내 대기업 전략을 거쳐
현재는 모바일 커머스 회사의 영업 전략을 담당하고 있다. 

약 10여년 안 되는 기간 동안 국내외, 큰 조직과 작은 조직들을 거치며

주로 조직 운용, 전략, 기획을 했으며, 이 외 전시, 의전, 영업, 인사 등 다양한 업무를 담당했다. 

현재는 커머스 회사에서 유통의 트랜드를 분석, 사내 강사로 활동 중이며 영업전략으로 MD 및 파트너 조직 운영과 제도 기획 업무를 진행하고 있다.


자기개발과 직장생활, 스타트업과 유통 트랜드에 관심이 많다. (강연 문의: peter1225.oh@gmail.com)


이외 독립적이고 주체적인 삶에 대한 관심이 많아 400여명의 사회인 독서모임 '성장판'의 운영진(글쓰기 코칭), 30대를 위한 모임 '월간 서른공동 매거진 집필진으로 활동하고 있다.


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