시간과 돈, 둘 다 아끼는 법

자원관리능력 BVS.05 | EP.2

by 인력경영학자 이윤선

Aug 2. 2025

자원관리는 단순한 관리 스킬이 아니다.
이는 조직의 시스템을 이해하고,
작업 흐름을 읽고,
효율이라는 가치를 구조적으로 실현해내는
전략적 사고의 대표 능력이다.

Basic Vocational Skills 5. 자원관리능력(2/2회차)

11화. 시간과 돈, 둘 다 아끼는 법

마감도 예산도 지킨 팀장의 비결

“이 정도 예산이면 절대 2주 안에는 못 끝나. 우리는 최소 한 달은 걸려.”

누구나 그렇게 말했던 프로젝트가 있었다.
의뢰처는 ‘2주 내 납품’과 ‘지정 예산 80% 이내 사용’이라는
도저히 양립할 수 없어 보이는 조건을 내걸었다.
팀원들은 입을 모아 불가능하다고 했다.

하지만 그 프로젝트를 이끈 팀장 김현우는 그 모든 조건을 지켜냈다.
그는 ‘일정도, 예산도 계획대로’라는 말을
현실로 만든 사람이었다.

현우 팀장이 맡은 프로젝트는
한 스타트업의 브랜드 영상 캠페인이었다.
기획, 디자인, 촬영, 편집까지 전 과정이 포함된 작업.
클라이언트는 예산이 넉넉하지 않았고,
영상 런칭일이 임박해 있어 ‘시간’도 부족했다.

보통이라면 한 달 넘게 걸릴 일을
2주 안에 끝내고,
그마저도 예산을 80% 이하로 써야 했다.

첫 팀 회의 날, 분위기는 무거웠다.
기획자는 “예산의 30%는 로케이션 헌팅이 차지하는데 그걸 어떻게 줄이느냐”고 했고,
영상 디자이너는 “작업량이 평소 두 배인데 시간은 절반”이라며
목소리를 높였다.

“이건 구조를 바꿔야 가능한 일입니다.”
현우 팀장은 말문을 열었다.

“우리는 지금까지 ‘일을 나누는 방식’에 익숙해져 있지만,
이번엔 ‘시간과 비용 흐름을 통합 설계’해서 접근해야 해요.”

그의 첫 번째 전략은 ‘우선순위의 재구성’이었다.
기존처럼 기획-촬영-편집의 순차 흐름을 따르지 않고,
각 파트를 병렬화해 병목을 줄였다.

기획 초안을 공유하자마자 편집팀에 전달해
영상 스타일을 미리 정리하게 하고

촬영은 장소를 섭외하는 대신,
기존에 확보된 로케이션 DB에서 선정해
시간을 아꼈다.

디자이너는 “편집팀이 그렇게 빨리 들어올 수 있을 줄 몰랐다”고 했고,
기획자는 “자료 공유가 선행되니 기획 수정도 오히려 빨라졌다”고 했다.

두 번째 전략은 ‘불필요한 지출의 구조적 차단’이었다.
보통 로케이션 헌팅, 모델 캐스팅, 외주 사운드 편집에
많은 비용이 들어간다.
하지만 현우 팀장은 AI 기반 사운드 자동보정 프로그램을 사용했고,
모델 섭외 대신 사내 직원들을 활용해
브랜드 친밀도까지 높이는 효과를 얻었다.

“돈을 아끼려는 게 아니라,
필요 없는 비용을 사전에 설계에서 없앤 거예요.”
그의 말처럼,
‘절약’이 아닌 ‘선택’을 잘한 결과였다.

세 번째 전략은 ‘가시화된 일정 관리’였다.
그는 노션 기반 협업 툴에
업무 흐름을 타임라인과 예산 차트로 시각화해
매일 점검했다.
“마감 10일 전인데, 전체 진행률은 60%.
예산 소진율은 42%”라는 데이터가
매일 아침 회의에 공유되었다.

팀원들은 처음엔 이 점검을 부담스러워했지만
곧 ‘예측 가능성’의 중요성을 깨달았다.

“일을 막연히 하지 않고,
어디까지 왔고, 어디서 막히는지를
보면서 일하니까 훨씬 불안감이 덜했어요.”
한 팀원이 말했다.

마침내 14일째 되는 날,
영상은 완성되었고
클라이언트는 감탄했다.
예산은 약속대로 78% 사용했고,
기획부터 완성까지 모든 일정은
한 차례도 지연되지 않았다.

현우 팀장은 이렇게 말하며 회고를 마쳤다.
“결국 자원관리란 ‘줄이는 기술’이 아니에요.
일이 흐를 수 있도록, 시간과 돈이
제자리를 찾아가는 구조를 설계하는 일입니다.”

이 에피소드는 단순한 미담이 아니다.
오늘날 대부분의 조직이
‘빠듯한 시간’과 ‘한정된 예산’이라는
현실적 자원 조건 속에서
일을 해나가고 있다.

그럴 때 필요한 건
더 많은 인력이나 더 큰 자금이 아니라
자원관리능력이라는 사고의 틀이다.

그리고 그것은,
누구나 훈련하고 키울 수 있다.

왜 우리는 항상 시간도 돈도 부족한가?

“이번에도 예산이 초과됐습니다.”
“시간이 너무 부족해서 어쩔 수 없었어요.”

이 말은 프로젝트가 끝난 뒤,
팀원들의 입에서 매번 반복된다.
놀랍게도, 일정과 예산을 철저히 계획하고 시작한 프로젝트일수록
이런 말이 자주 나온다.
왜일까?

우리는 정말 시간과 돈이 부족한 시대를 살고 있는 걸까?
아니면, 시간과 돈을 활용하는 방식이
계속해서 문제를 반복하게 만드는 걸까?

1. 늘 시간이 부족한 사람들

일정 계획표는 항상 야무지다.
프로젝트 초안은 일별, 주별로 잘게 쪼개져 있다.
그런데 막상 시간이 흐르면
첫 주부터 일정이 밀리기 시작한다.

예상보다 회의가 길어지고,

피드백이 반복되고,

긴급 요청이 끼어들고,

업무 우선순위가 바뀌고…

결국 계획은 무력화된다.
시간이 부족한 게 아니라,
계획대로 흘러갈 수 없는 환경이 문제였다.

2. 돈은 있었지만, 어디로 갔는지 모른다

예산은 기획 단계에서 분명히 짜여 있다.
하지만 실제 프로젝트가 끝나면
항목별로는 엉망이다.

예상하지 못했던 외주비,

중간에 추가된 콘텐츠 비용,

중복지출된 자재 구매,

업무 분산이 안 돼 투입된 불필요한 인건비…

‘얼추 맞을 것’이라 생각했던 돈은
조용히 구멍 뚫린 통처럼 사라진다.

우리는 자주 ‘예산 초과’를 탓하지만,
그 원인은 비용의 흐름을 추적하지 못한 구조적 허점에 있다.

3. 시간과 돈은 서로를 잠식한다

더 큰 문제는
시간과 돈이 서로를 갉아먹는 구조다.

일정이 밀리면 인건비가 늘어나고,

예산이 부족하면 대체 인력을 못 써서 시간이 늘어난다.

급하게 하다 보니 완성도가 떨어져
나중에 추가비용과 재작업이 발생한다.

이처럼 하나의 자원 문제가
다른 자원 문제로 연결되는 악순환의 고리가 생긴다.

4. 우리는 ‘자원’을 통합적으로 보지 못했다

그렇다면 질문을 바꿔보자.

우리는 ‘자원이 부족하다’고 생각하지만,
혹시 ‘자원을 엮는 사고력’이 부족한 건 아닐까?

많은 직장인은 시간을 관리하고,
또 따로 예산을 관리한다.
하지만 시간과 비용, 인력, 도구, 공간, 일정 등
모든 자원이 서로 어떻게 얽혀 흐르는지를 보는 시야는
훈련받지 못한다.

그래서
“열심히 했는데 왜 안 됐지?”
라는 질문만 남는다.

5. 단편적인 관리에서 벗어나야 할 때

우리는 ‘자원관리’를
엑셀 예산표를 정리하고
일정을 공유하는 일쯤으로 생각한다.

하지만 진짜 자원관리능력은
시간과 비용, 인력과 툴, 업무와 상황이라는 다양한 자원을
하나의 흐름으로 설계하고 조율하는 능력이다.

이제는 이 능력이
관리자만의 역량이 아닌,
모든 실무자에게 필수적인 직무공통역량으로 떠오르고 있다.

다음 단계는?

그래서 11회차에서는
그런 질문을 붙든다.
시간과 돈이라는 두 자원을
어떻게 엮고,
어떻게 흐르게 할 것인가?

그리고 그것이 바로
NCS가 말하는 자원관리능력의 핵심이다.

NCS 관점 해석

– 자원관리능력은 ‘제한된 조건에서 최적의 선택을 하는 힘’

NCS(National Competency Standards)에서 정의한
‘자원관리능력’은 단순히 자원을 절약하거나 잘 나눠 쓰는 기술이 아니다.
이는 정해진 시간, 예산, 인력, 장비 등 제한된 조건 안에서
최적의 성과를 이끌어낼 수 있도록 계획하고 조율하는 능력이다.

즉, 선택의 문제이고, 구조화의 문제이며, 흐름의 설계 문제다.
우리가 흔히 ‘리더십’이나 ‘관리능력’이라는 이름으로 포장해온
수많은 성과는, 사실 자원관리능력의 세부 구성 요소가 작동한 결과인 셈이다.

1. 자원은 종류가 아니라 ‘구성’이다

자원관리능력을 설명할 때
‘시간관리’, ‘예산관리’, ‘인력관리’ 같은 말들이 자주 등장한다.
하지만 이는 각각 분리된 기술이 아니라
통합적인 판단력으로 작동해야 한다.

예를 들어,

시간이 부족하다면 인력을 더 투입할 것인지,

예산이 부족하다면 도구나 방식의 전환으로 보완할 것인지,

인력이 부족하다면 일정을 늘릴 것인지, 또는

아웃소싱으로 보완할 것인지 등

자원 간의 관계와 흐름을 설계하는 사고방식 자체가
자원관리능력이다.

2. 실행 전 계획 능력 vs 실행 중 조율 능력

자원관리능력은
크게 ‘계획 단계’와 ‘실행 단계’로 나뉜다.

계획단계에서는 주어진 자원을 분석하고,
목표와 제한조건을 고려해 활용 방안을 짠다.
(예: Gantt 차트 작성, 예산 시뮬레이션, 일정 최적화 등)

실행단계에서는
예상치 못한 변수에 따라 자원의 흐름을 조정하고,
문제 발생 시 자원 간 우선순위를 재정비한다.

여기서 중요한 건
유연한 재배분이다.
최고의 자원관리는
‘한 번 정한 계획을 지키는 것’이 아니라,
상황 변화에 따라 자원을 민첩하게 재조정하는 능력이다.

3. 의사결정과 자원관리능력의 연결

의사결정은 ‘무엇을 할 것인가’에 대한 문제다.
자원관리는 ‘그걸 어떻게 실행할 것인가’에 대한 문제다.

즉,
의사결정의 품질을 자원관리능력이 결정한다.

같은 목표라도
자원 배분이 엉망이면 달성할 수 없고,

같은 시간이라도
어떤 작업에 먼저 집중하느냐에 따라
결과는 완전히 달라진다.

따라서 자원관리능력은
단순히 ‘관리’가 아니라,
성과 달성의 전략적 기반이다.

4. 왜 NCS는 자원관리능력을 직무공통역량으로 봤는가?

NCS는 직무를 수행하는 데 필요한 능력을
‘공통능력’, ‘전문능력’, ‘직무수행능력’ 등으로 구분하고 있다.
이 중에서도 자원관리능력은
모든 직무에 걸쳐 요구되는 ‘직무공통역량’이다.

그 이유는 다음과 같다.

어떤 일이든 시간과 예산은 제한되어 있다.

성과는 자원을 얼마나 잘 쓰는가에 달려 있다.

팀워크, 일정조율, 리스크 관리도 결국 자원 문제다.

변화와 긴급 상황 속에서는 자원의 유동적 운용 능력이 중요하다.

즉,
자원관리능력은 특정 직무에만 필요한 기술이 아니라,
모든 업무의 작동 기반이 되는 공통 능력인 것이다.

5. 훈련 가능한 능력, 자원관리

다행인 건
자원관리능력은 타고나야 하는 자질이 아니다.
훈련을 통해 키울 수 있는 역량이다.

일정을 어떻게 시각화할 것인가

예산을 어떻게 구조화할 것인가

업무 흐름을 어떻게 분해하고 재배치할 것인가

인력과 시간의 최적 배치는 무엇인가

이러한 질문에 답할 수 있도록
도구와 사고력을 연습하고,
실전 상황에서 반복해보는 과정 속에서
자원관리능력은 꾸준히 자라난다.

AI는 자원관리에서 어떤 역할을 할 수 있을까?

“어떻게 하면 더 효율적으로 일할 수 있을까?”
“인력과 시간, 비용을 가장 잘 조합할 수 있는 방법은 없을까?”

이 고민은 조직의 리더만의 몫이 아니다.
하나의 프로젝트를 맡은 실무자,
한정된 리소스 안에서 창의적으로 일해야 하는 프리랜서,
예산이 넉넉하지 않은 스타트업까지
모두가 안고 있는 고민이다.

이 질문 앞에서, 이제 우리는 더 이상 혼자 고민하지 않아도 된다.
AI가 바로 옆에서 함께 자원관리를 고민할 수 있는 파트너가 되었기 때문이다.

1. 일정 조정, AI는 더 이상 비서가 아니다

우리는 일정을 수기로, 또는 엑셀로 만들고
프로젝트 상황이 바뀔 때마다 수정해왔다.
하지만 AI는 더 이상 단순한 스케줄링 툴이 아니다.

AI는 다음을 도와줄 수 있다.

변수에 따른 일정 자동 재조정
(예: 한 명이 병가를 내면 전체 일정 자동 조정)

작업 우선순위 제안
(예: 마감일과 중요도 기준으로 정렬된 일의 목록 추천)

병목 구간 탐지
(예: 특정 팀에 업무가 집중된 주간을 감지해 알림)

이러한 기능은
‘시간이 부족해서 계획을 못 지켰다’는 핑계를
‘구조가 잘못돼서 흐름이 꼬였다’는 원인 분석으로 바꿔준다.

2. 예산 계획, 추정이 아닌 시뮬레이션으로

과거의 예산 관리는 ‘과거 데이터 기반의 추정’이었다.
하지만 AI는 ‘변화 조건 기반의 예측’을 가능하게 만든다.

프로젝트 규모, 과거 비용, 외부 환경 조건 등을 기반으로
예산 항목별로 과소지출과 과다지출 위험을 미리 알려준다.

예산 구조를 바꿨을 때 발생할 시나리오를
시뮬레이션 형태로 비교해 보여줄 수 있다.

인건비, 도구비, 마케팅비 등 항목 간
연계관계를 시각화해주고,
비효율적인 흐름을 파악하게 돕는다.

AI는 단순히 숫자를 계산하는 게 아니라,
‘돈이 어디에서 빠져나가고, 어디서 병목이 생기는지’를 알려준다.

3. 인력 배치, 사람과 일의 매칭

AI는 이제 사람의 역량 데이터를 기반으로
업무에 가장 적합한 인력을 매칭해주는 데에도 활용된다.

업무의 성격(집중력, 협업, 창의성, 반복성 등)에 따라

인력의 특성과 업무 적합도를 분석해

최적 배치를 제안한다.

특정 업무에 과거 성과가 좋았던 사람과

현재 업무 담당자의 역량을 비교하여

교육이나 협업 구조의 재편도 제안할 수 있다.

특히 팀 규모가 작거나
정확한 인력 분석을 할 시간이 없는 경우
AI는 사람보다 빠르게 인력-업무 매칭을 도와준다.

4. 자원 흐름의 자동화, 전체를 보는 눈

자원관리에서 가장 중요한 것은 흐름의 설계와 감시다.
AI는 다양한 자원을 연결하고 흐름을 자동화하는 데 매우 유용하다.

시간표 + 예산표 + 인력배치 + 업무진행률을

통합된 시각으로 대시보드화

Slack, Notion, Asana, Trello 같은 협업 툴과 연계하여

일정 자동 리마인드, 비용 경고, 업무 병목 경고까지 제공

특히 ChatGPT나 Copilot과 같은 도구를 활용하면

자원 흐름 전체를 “질문→분석→조정”의 구조로

대화형 인터페이스에서 바로 실행 가능하다.

5. 실무자가 AI를 자원관리 도구로 쓰기 위해 필요한 것

하지만 AI가 자원관리를 잘하게 하려면
사용자에게도 준비가 필요하다.

자원을 구조화된 데이터로 입력하는 습관

목적에 따라 질문을 구체화하는 능력

AI가 제안한 내용을 판단하고 조정할 수 있는 기준점

즉, AI는 자원관리를 대신해주는 존재가 아니라
사용자가 자원관리능력을 발휘할 수 있도록 증폭시켜주는 존재다.

AI는 질문의 품질이 사용자의 전략적 사고에 달려 있음을
끊임없이 상기시켜준다.

정리 및 제언

– 자원관리는 사람보다 흐름을 설계하는 일이다

많은 조직이 일을 “사람 중심”으로 풀려 한다.
유능한 사람을 뽑고, 열심히 하라고 독려하고, 성과를 평가한다.
그러나 실제로 문제가 생기는 지점은, 사람 자체가 아니라
그들이 일하는 흐름이다.

아무리 유능한 인재가 모여 있어도
자원이 엉뚱하게 배분되거나 흐름이 막혀 있다면
성과는 나오지 않는다. 오히려 그 인재들이 지쳐 나간다.
그 반대로, 제한된 자원과 인력 안에서도
흐름이 잘 설계된 프로젝트는 높은 효율을 낸다.
자원관리는 결국 “사람을 갈아 넣는 방식”이 아닌,
“사람이 버티는 구조”를 만드는 전략이다.