온라인 비대면 소통, 도구활용과 운영.

미팅과 워크샵에 필요한 효과적 도구 활용과 운영 방법

이 글을 읽으시면,

온라인 비대면 미팅과 워크샵에 필요한 기본 체크사항을 알 수 있습니다.
도구 활용에 있어 필요한 최소한이 무엇인지, 어떻게 연습할지 알 수 있습니다.
온라인에서 진행을 할 때 주의점이 무엇인지 알 수 있습니다.

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 이제는 비대면 온라인 소통이 기본이고 오프라인 미팅이 선택이라고 할만큼 온라인의 활용 빈도가 매

우 높아졌습니다. 이제는 기본적인 화상회의 도구 이외에 참여형 도구가 많이 등장하였고 능숙하게 활용하는 전문가도 많아졌습니다. 그런데 한편으로는 새로운 방법을 빠르게 도입한 조직과 그렇지 못한 조직의 격차 또한 크게 벌어지고 있습니다. 그동안 국내와 해외 (홍콩, 대만) 트레이너, 퍼실리테이터를 훈련하고 참가자들과 워크샵을 진행한 경험 중에 필수적이라고 기본 사항을 정리해 보겠습니다.

대전제는 지속적인 '상호작용' 입니다.

 우선 온라인 환경에서는 참가자의 집중도가 떨어진다는 것을 받아들여야 합니다. 온라인에서 참가자들은 다양한 유혹에 빠지거나 다른 급한 업무를 할 수 있습니다. 또한 모두가 동시에 마이크를 켜고 말할 수 없기 때문에 언급을 회피하는 경우도 많습니다. 따라서 미팅 또는 워크샵의 진행자는 다양한 경로, 다양한 방식으로 참가자들과 상호작용을 해야합니다. 가장 기본적으로 화상회의 도구에 채팅창이 바빠지게 만들어야 합니다. 참가자들에게 질문을 던지고 채팅창에 의견을 올리도록 유도해야 합니다. 미팅의 주제와 관련된 다양한 퀴즈, 질문 등을 사전에 준비해 두는 것이 좋습니다. 나아가 화면 공유시에 '주석'기능을 활용하여 모두가 참여할 수 있도록 해야 합니다.

항상 기본도구 활용이 먼저, 이후에 응용도구를 고려해야 합니다.

 앞서 언급한 것처럼 기본 화상 회의 도구에서 제공하는 기능을 다양한 방식으로 응용해서 사용할 수 있어야 합니다. 참가자의 접속 기기와 환경이 적절하지 않은 경우에는 다른 응용 도구를 병행했을 때 따라오지 못하는 경우가 발생합니다. 또한 기업 조직에서는 보안 정챙의 이유로 도구를 원활하게 사용하지 못하는 경우도 발생합니다. 기본 도구가 제공하는 채팅, 주석, 소회의실 기능은 세부 기능과 옵션까지 파악해 놓아야 합니다. 그리고 추가적인 응용 도구는 다양한 종류에 지속적인 관심을 갖고 경험해 볼 필요가 있습니다. 다만, 실제로 적용해서 활용하는 것은 가급적 3가지를 넘지 않도록 합니다. 이 역시 참가자가 혼란스러워 할 수 있기 때문입니다.

디지털 도구를 쓸 때는 '환경 설정, 단축키'에 늘 신경써야 합니다.

 사용하는 기기의 OS ( Windows, iOS, Android), 그리고 그리고 주로 쓰는 화상회의 도구를 충분히 이해해야 합니다. 충분히 이해한다는 기준은 '환경 설정, 단축키' 두가지입니다. 다양한 설정들을 바꾸다보면 나에게 유용한 기능을 발견하는 경우가 많고, 문제가 발생했을 때 유연하게 대처할 수 있습니다. 또한 마우스를 쓰지 않고 조작할 수 있는 키보드 단축키를 충분히 익혀놓으면 필요한 기능들을 빠르게 실행시킬 수 있어 내용 전달이나 진행에 집중할 수 있습니다. 디지털 도구는 말 그대로 '도구'이기 때문에 충분히 숙달해야만 본질에 집중할 수 있습니다.

 온라인에서 3초 이상의 침묵은 금기, 그럼 어떻게 해야 할까요?

 온라인 미팅은 '방송'과 같다는 것을 기억해야 합니다. 그러므로 3초 이상의 침묵은 방송사고나 다름없습니다. 그런데 온라인 미팅에서는 너무도 많은 문제와 변수가 있습니다. 공유할 자료를 못찾는 경우도 있고, 갑자기 필요한 기능이 되지 않을 때도 있고, 네트워크가 심하게 느려지는 경우도 있습니다. 이런 경우 당황한 표정으로 침묵한 채 문제를 해결하다보면 참가자들은 급격하게 집중력을 잃게 됩니다. 이런 경우 가장 좋은 방법은 '중계'입니다. 현재 상황이 어떻다는 것을 입으로 중얼거리 듯 말하면서 해결하는 것입니다. 또는 사전에 도움을 줄 공동 진행자나 패널을 섭외해 놓고 역할을 분산할 수 있습니다.

사전 설계는 촘촘하게, 진행은 유연하게 되도록 연습합니다.

 TV나 영상을 시청하다가 재미없는 구간이 보이면 곧바로 채널을 돌리거나 뒤로가기를 하게 됩니다. 온라인 미팅과 워크샵이 지루해질 때, 다른 채널로 바꾸지는 못하지만 집중력이 떨어지는 것은 같습니다. 온라인에서는 자연스럽게 연결되는 흐름이 중요합니다. 따라서 사전에 과정 설계를 촘촘하게 할 필요가 있습니다. 5분 내외의 단위로 내용을 구분하고 중간에 상호작용 요소를 넣거나 변화를 주도록 설계합니다. 설계한 개요를 별도 페이지로 띄워 놓고 참고합니다. 진행용 PPT가 있다면 시나리오에 맞게 슬라이드를 구성합니다. 현장 미팅에서는 언제나 돌발 변수가 생깁니다. 그럴 때는 계획을 고집하지 않고 유연성을 발휘하는 것이 좋습니다.

 결국은 콘텐츠, 전달력, 진정성이 핵심입니다.

 언제나 강조하는 부분입니다. 기술적인 운영이 심하게 부족하지만 않다면 결국은 좋은 콘텐츠를 준비하는 것, 그리고 잘 전달하는 것, 마지막으로 진정성을 갖고 접근하는 것이 핵심입니다. 상호작용이 중요하다는 말씀을 드렸는데, 그것은 핵심 내용을 중심으로 이루어질 때 의미가 있는 것입니다. 운영을 잘하는 것은 좋은 논의와 좋은 콘텐츠를 뒤에서 지원해 주는 역할임을 기억해야 합니다. 운영의 수준에 심각하게 문제가 있다면 아예 역할을 분담하는 편이 좋습니다. 운영에 신경쓰느라 핵심을 놓치면 안되니까요.

정리하면 이렇습니다.

온라인의 운영에서는 '상호작용'을 1순위로 생각할 필요가 있습니다.

기본적으로 사용하는 화상 회의도구의 기능을 충분히 익혀야 합니다.

디지털 도구 사용에는 '환경설정, 단축키'를 늘 생각하며 사용합니다.

온라인은 방송과 같습니다. 방송 사고가 없도록 '중계'를 활용하세요.

사전 설계는 촘촘하게 하고, 진행은 유연하게 되도록 연습하세요.

콘텐츠, 전달력, 진정성이 핵심이고, 운영은 이를 도와주는 것입니다.

한창훈 (Peter Han)   피터의 커뮤니케이션

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