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Jun 23. 2021
조직의 소통, 그리고 오픈스페이스
오픈스페이스로 조직 구성원들이 변화를 주도하게 하는 방법
이 글을 읽으시면,
빠르게 변화하는 시대에 고객 접점에 있는 구성원들이 문제 해결하도록 돕는 방법을 알 수 있습니다.
오픈스페이스 워크샵이 무엇이고 기존의 문제해결 방식과 어떻게 다른지를 알 수 있습니다.
한국에서도 적절한 환경이 주어졌을 때 자율성이 충분히 드러날 수 있음을 알게 됩니다.
리더의 소통이 개인의 능력 차원이라면 조직의 소통은 구조와 정책의 차원이라 하겠습니다. 소통의 인적 요소와 시스템적 요소가 어우러져야 장기적인 성장으로 이어질 수 있습니다. 변화하는 외부 환경에 조직이 빠르게 대응할 수 있는 업무 방식으로 애자일 (Agile) 경영이 화두가 되었고, 디지털 환경에 맞는 업무 방식이자 일의 본질에 집중하는 스마트워크가 화두가 되고 있습니다. 그럼 어떻게 기존의 조직이 애자일 조직으로 변화하고, 스마트워크를 성공적으로 도입할 수 있을까요? 많은 조직이 '일'에 대한 고민은 했지만, '일하는 방식'에 대한 고민을 체계적으로 한적은 많지 않습니다. 그래서 변화의 도입 과정에서 많은 시행착오를 겪거나, 심지어 도중에 포기하고 과거로 회귀하는 경우도 있습니다. 이 변화의 여정을 빠르고 효율적으로 진행할 수 있는 방법인 오픈스페이스 베타를 소개합니다.
오픈스페이스는 조직의 구성원이 주도하는 변화 워크샵입니다.
오픈스페이스 방식은 조직 내에서 '일하는 방식'의 변화에 진심으로 관심이 있는 사람들을 초대하여 그들이 스스로 이슈를 정의 하고, 토의하고, 기꺼이 실천하게 하는 것입니다. 이렇게 하는 이유는 해당 조직을 둘러싼 환경과 고객의 변화는 조직의 실무자들이 가장 많이 경험하기 때문입니다. 변화가 느렸을 때는 지금까지 축적된 지식과 경험이 많은 고위 임원, 경력이 많은 외부 컨설턴트의 능력이 많은 영향을 발휘했습니다. 그러나 변화가 빨라진 지금은 실제로 고객의 변화를 몸으로 체험하고 있는 구성원들의 생각과 아이디어가 더 중요해지고 있습니다. 그것을 실질적인 방향과 행동까지 이끌어내게 해주는 것이 오픈스페이스 워크샵입니다. 오픈스페이스를 활용하면 진짜 이슈를 다루게 되고, 구성원들이 같은 부서 중심이 아닌 각자의 관심사를 중심으로 교류할 수 있도록 해줍니다.
변화의 원칙을 정하고 현재의 조직과의 차이를 줄여나갑니다.
변화를 체계화해주는 원칙을 정하고, 그 원칙과 현실을 비교했을 때 무엇을 개선해야 하는지를 알아야 합니다. 물론 개선점을 가장 잘아는 것은 조직의 구성원이므로 오픈 스페이스 형식으로 논의합니다. 여기서 말하는 원칙에는 애자일 선언문에 제시된 12가지 원칙, 베타코덱스 (Betacodex), 스마트워크의 행동 원칙, 또는 각 조직이 자체적으로 결정한 원칙이 있을 수 있습니다. 원칙을 정한 후, 오픈스페이스로 구성원들이 논의하며 현실과 이상의 차이를 발견하고, 대안을 논의하고, 실행 사항을 구체화한 후, 90일의 실제 변화기간을 가진 후에 다시 오픈스페이스 워크샵으로 그간의 성과를 나누고 추가적인 개선 사항을 논의합니다. 참가자들은 자신들 스스로 행동할 것을 명확화하여 실천하고, 리더 (임원) 그룹은 정책과 시스템에 관련한 제안을 수렴하여 개선하거나 구성원에게 상황을 설명해 주게 됩니다.
한국에서도 자율성의 시스템은 작동합니다.
한국 문화는 집단 주의 성향 (Collectivism) 이 높은 편이고, 권력 격차 지수 (PDI : Power Distance Index) 또한 높은 것으로 조사되고 있습니다. 집단 주의이기 때문에 개인적인 의견을 낼 때 주저하고, 높은 권력 격차 때문에 수평적이고 자율적인 환경에 익숙하지 않을 수 있다고 생각할 수 있습니다. 실제로 일부 리더와 관련 담당자들은 자율성이 주어졌을 때 참가자들이 적극적, 자율적으로 참여할지 우려합니다. 하지만 대기업, FORTUNE 500대 기업의 한국 법인, 공공기관, 스타트업 등 다양한 조직을 대상으로 오픈스페이스 워크샵을 진행해본 경험에 의하면 그것은 단지 우려였습니다. 다만 여기에는 기본적인 조건이 필요합니다. 우선은 리더가 진심으로 구성원들의 자율성을 믿는다는 것을 표현하는 초대장을 구성원들에게 전달해야 합니다. 그리고 진행하는 퍼실리테이터가 오픈스페이스의 철학과 취지를 명확히 설명한 후 참가자들의 자율적 참여를 기꺼이 기다릴 수 있어야 합니다. 진정성과 적절한 소통 방법만 활용한다면 참가자들은 '안전함'을 느끼게 되고, 그 순간부터 적극적으로 참여하게 됩니다. 이를 통해 조직은 좋은 결과물보다 더 소중한 자산을 얻게 됩니다. 바로 조직에 대한 구성원들의 신뢰와 자율성입니다.
정리하면 이렇습니다.
빠르게 변화하는 시대에는 시장, 고객과 가장 가까이에 있는 구성원들의 의견이 중요합니다.
구성원들이 자율적으로 의견을 개진하고 실행하게 도와주는 방법이 오픈 스페이스 워크샵입니다.
원칙을 명확히 하고 현재와의 격차를 줄여갈 때 그 원칙과 오픈 스페이스를 결합할 수 있습니다.
우려와 달리 한국에서도 적절한 환경만 제공된다면 충분히 자율적으로 동참합니다.
한창훈 (Peter Han) 피터의 커뮤니케이션
https://www.peterhan.kr/
