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브런치북 비즈니스 커뮤니케이션 에센스 06화

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by 한창훈 Jun 14. 2021

프레젠테이션, 내가 가진 것을 제대로 알리는 기술

내가 가진 지식, 경험, 실력을 제대로 드러내는 핵심 기술

이 글을 읽으시면,

현업과 비즈니스에서 실전으로 활용되는 핵심 기술을 알 수 있습니다.
단시간에 생각을 정리하고, 자료를 만들고, 효과적으로 전달하는 흐름을 이해할 수 있습니다.
일상의 사소한 습관 개선만으로 발표 효율이 두배로 오르는 방법을 알게 됩니다.

프레젠테이션 능력은 내가 가진 실력, 내가 만들어낸 성과를 다수에게 한번에 보여줄 수 있는 중요한 기술입니다. 1:1에서는 대화를 잘 이끌지만 프레젠테이션에서는 그만큼의 효과를 내지 못하는 안타까운 경우가 많습니다. 좋은 발표를 위해서는 철저한 준비가 중요합니다. 하지만 변화하는 현장과 예상치 못한 질문에 유연하게 대응하는 능력은 더 중요합니다. 스크립트를 달달 외우고 예행 연습을 여러차례 했음에도 실패하는 경우가 많습니다. 그 이유는 대부분 발표자가 기계적으로 준비한 말만 한다는 인상을 주기 때문입니다. 현장에서 유연하게 대응하는 것은 '감각적 훈련'입니다. 그 훈련에 필요한 것이 무엇인지 살펴 보겠습니다.

청중과 목표, 가장 첫번째로 점검해야 합니다.

모든 종류의 커뮤니케이션에 필요한 가장 중요한 포인트는 '상대방 입장을 헤아리는 것'입니다. 가장 중요하면서도 가장 어렵지요. 자기중심적으로 생각하고 말하는 것이 인간의 본성이니까요. 내 말을 듣는 상대방이 무엇을 원하는지 파악하는 것이 제1순위가 되어야 합니다. 이것을 잘 적용하는 사람은 상사에게 보고할 때 결론부터 말하게 되고, 고객을 설득할 때 그들이 얻을 유익을 먼저 말합니다. 목표는 청중이 원하는 것을 중심으로 설정합니다. 그리고 발표의 초반부에 '이런 목적으로 여기에 모였다' 또는 '이 발표를 통해 이런 것을 얻을 것이다' 라고 명확하게 말할 수 있어야 합니다. 비즈니스 프레젠테이션에서의 집중과 흥미는 '유익을 얻을수 있겠다'는 기대에서 나옵니다. 재밌는 입담과 유머는 거들 뿐이라는 것을 기억해야 합니다.

복잡한 것을 단순화해서 맥락있게 말하는 것이 핵심입니다.

임원, MBA과정 참가자, 전문직 종사자의 발표를 훈련할 때 중요한 것은 딱 두가지, '단순화, 맥락화'입니다. 이것을 발표의 기법으로 바꾸면 '1 Slide 1 Message, Bridge word'가 됩니다. PPT를 사용한다고 할 때 한장의 슬라이드에 하나의 메시지를 간결하게 말하고, 다음장의 내용이 궁금해지게 만드는 연결어구를 말하는 것입니다. 설명은 이렇게 한문장으로 가능하지만, 이것을 실제로 적용해서 온전히 체화하는데에는 많은 노력이 필요합니다. 앞서 말씀드린 임원, MBA참가자, 전문직 종사자의 경우 온갖 전문 정보가 빽빽하게 가득찬 20장의 슬라이드를 띄워놓고 10분 이내로 발표해야 하는 경우를 종종 보게 됩니다. 심지어 모국어가 아닌 영어로 해야 하는 경우도 있습니다. 이럴 때 '단순화, 맥락화' 능력이 충분히 훈련되어 있지 않으면 낭패를 보게 됩니다.

상호작용 하는 방법을 다양하게 구사해야 합니다.

정보를 압축적으로 잘 전달하는 것만으로도 대단한 수준인 것은 맞습니다. 하지만 전달력에만 만족해서는 안됩니다. 진짜 설득과 행동 유도는 대부분 '상호작용'에서 나오기 때문입니다. 상호작용을 위해서 다양한 질문을 준비하고, 상황과 맥락에 맞도록 재치있게 활용할 수 있어야 합니다. 특히 한국에서는 청중의 반응이 수동적이거나 서로 눈치를 보는 경우가 있기 때문에 청중을 당황시키지 않으면서 질문을 쓸 수 있어야 합니다. 그렇게 하는 가장 단순하면서 강력한 방법은 '간접형 질문'의 활용입니다. 청중에게 질문을 던지고 몇초의 침묵을 가진 후에 답이 있으면 감사를 표하며 발표를 이어가고, 답이 없으면 스스로 준비한 답을 하면서 발표를 이어가는 것입니다. 애초에 청중의 답을 기대하지 않고 셀프로 질문하고 답하는 방식으로 말하면 집중도가 크게 올라갑니다.

발표시의 언어표현에서 가장 중요한 것은 '침묵'입니다.

목적성이 있는 비즈니스 프레젠테이션에서는 '신뢰감'이 가장 중요합니다. 따라서 화려한 입담 보다는 신뢰를 주는 말투를 연습하는 것이 중요합니다. 프레젠테이션과 스피치 훈련을 하면서 가장 많이 듣는 고민은 역시 '말투'입니다. 말투가 자신없어서, 목소리가 작아서, 말이 너무 빨라서, 반대로 말이 너무 느려서 고민이라는 것이지요. 역설적이게도 발표에서 말을 잘하는 첫번째 비결은 '침묵'입니다. 불필요한 군더더기 언어 '음, 아, 인제...' 등의 표현을 침묵으로 대체하는 것이지요. 이것이 가능하게 되면 이후에 '고저, 강약, 완급'을 추가해서 다이나믹을 줄 수 있습니다. 침묵을 효과적으로 쓰는 것만으로도 신뢰감은 높아질 수 있습니다. 그리고 말의 내용적인 측면에서는 장문으로 장황하게 말하기 보다 단문으로 짧게 말하는 것이 더 강한 인상을 주게 됩니다.

언제나 자신감 있는 표정과 모습을 보여주세요.

의외로 우리가 놓치는 사실이 있습니다. 청중은 언제나 발표자가 잘하기를 원한다는 것입니다. 심지어 팔짱끼고 발표자를 째려보는 청중까지도 그렇습니다. 청중은 당신의 발표를 듣기 위해 일부러 시간을 내어 앉아 있는 사람입니다. 발표자가 좋은 발표를 해주지 않으면 청중은 시간낭비를 하는 셈이 됩니다. 자료 준비가 덜 되었더라도, 발표 연습을 못했더라도, 발표하는 자리에 서는 순간부터는 뻔뻔할 정도로 자신감 있는 모습을 보여 주어야 합니다. 그리고 부족한 부분이 있다면 이 역시 자신감 있는 말투로 인정하고 양해를 구하면 됩니다. 제스처를 크고 명확하게 하는 연습을 해두세요. 제스처는 꼭 자주 쓸 필요는 없지만 한 번 사용할 때 명확하고 자신감 있게 쓰는 것이 중요합니다.