업무용 메신저(a.k.a 협업툴) 분석
왜?부터 개선안까지
1. 왜 협업툴 시장이 뜰까?
그동안 국내 대기업들은 자체 메신저를 만들어 썼다. 그렇지 않은 기업은 글로벌 협업툴인 슬랙이 대세였다.
협업툴은 '한번 쓰면 바꾸기 어려운' 서비스에 속한다. 그런데 왜 올해를 기점으로 노션 같은 글로벌 협업툴의 국내 진출부터 카카오, NHN, 삼성 SDS까지 이 시장에 뛰어들까?
(1) 타겟 세분화 -> 새로운 수요처 발굴
시장이 무르익어감에 따라 협업툴마다 공략하는 고객층이 분화하는 양상이다. 스타트업 층은 기본적으로 공략하면서도, 일부는 정부·공공기관·대기업과 같은 새 수요처를 발굴하여 공략하고 있다.
➱ 협업툴마다 시장을 세분화하여, 그 타겟에 꼭 맞는 기능을 제공
➱ 고객들마다 회사 규모, 필요한 기능, 문화가 다 다르기 때문에 세분화할 수 있는 영역이 많음.
- 카카오워크: 공공기관, 금융기관
- 잔디/두레이: 정부 지원을 앞세워 중소기업 공략
백상열 카카오엔터프라이즈 대표는 "포스트 코로나 이후 글로벌라이제이션(해외 진출)보다는 로컬라이제이션(지역 특화)이 화두다"며 "상대적으로 늦게 기업용 메신저 시장에 들어왔기 때문에 일단 국내 고객에 집중하는 게 가장 큰 관심 사안이다"고 밝혔다.
(2) 코로나19로 인한 비대면 업무 증가
출처: 한국경영자총협회- 폭발적인 재택근무 증가: 소통 활성화를 위해 협업툴/메신저 등 IT프로그램 활용 확대, 보안 걱정
- 통합되지 않은 온라인 재택 환경: 보안과 인증, 화상회의, 메신저 등을 따로 쓰다보니 업무 효율성 하락
➱ 모든 기능들이 통합된 협업툴의 필요성 대두
Q. 코로나 이전에는?
코로나 이전에도 협업툴 시장은 '유망 업종'으로 꼽혔다. 이전부터 기업들이 디지털 업무 전환에 관심을 가지고 있었고, 주 52시간제 실시로 업무 생산성을 높여야 했기 때문.
글로벌 시장은 이미 2016년 20조원, 2021년 34조원 규모로 빠르게 증가하는 추세였고, 한국은 작년까지 5~6000억원대 시장. 하지만 IT강국인만큼 성장 가능성과 규모가 높게 점쳐졌었다.
(3) 떠오르는 대세, '원페이지 협업툴'
- 노션/드롭박스 페이퍼/슬라이트
- '줌 피로증'이라는 단어가 생길 정도로 업무툴에 대한 피로도가 높아지는 것도 사실. (즉시 답장 압박감)
➱ 메신저의 생산성 측면에 대한 회의. 불필요한 커뮤니케이션 증가.
2. 이용자 특성(필요 기능의 특성)
크게, 업무와 사생활의 분리 / 스케쥴 관리 / 원활한 자료 공유를 위해 협업툴을 사용한다.
이 관점에서 각 기능들은 어떤 performance를 가지고 있어야 할까?
(1) 메시지
- 업무 대화: 팀단위, 프로젝트 단위의 대화방
- 알림 뱃지: 해당 프로젝트 or 팀의 빠른 issue follow up이 필요
- 제한적인 프로필 설정 기능: B2C 메신저와 달리 '업무에서의 나'이기에 제한적으로 프로필을 공개할 수 있도록 해야 함.
- 이메일보다 빠른, 캐주얼한 대화 가능: 업무 속도 향상에 도움 / 조직 상관 없는 대화 가능
➱ 가벼운 대화도 이메일로 주고 받으면 스레드가 너무 길어져 내용을 찾기 힘들다
➱ 가벼운 대화가 많은 유연한 조직, 팀이 아닌 사람과의 대화가 많은 조직: 메신저>이메일
(2) 상태표시, Noti
- 업무 가능 상태에 대한 표현: 회의중, 내부, 외근중 등등.. 업무가 가능/불가 한지를 표시하는 장소
➱ 업무 수행 관점에서 이용자의 상태를 더 다양하게 가정하여 표시할 수 있게 해야함
- 대면, 개인 메신저로 물어보지 않아도 각자의 스케쥴을 알 수 있게 함
(3) 방 권한
- 방의 이름을 설정, 관리하는 것이 업무상 매우 중요. 갑자기 바뀌게 된다면 혼란을 주기에 '권한을 가진 사람만' 수정할 수 있도록 해야함.
- 팀원 변경 이슈: 방에서 누구를 쫓아내고, 다시 초대할 수 있는지. 유동적인 프로젝트 상황에 맞게 팀원을 관리할 책임자가 필요
- 보안: 누구까지 볼 수 있게 설정할지, 그것을 누가 결정할지는 회사의 관점에서 판단해야 하기에 권한자가 중요
- Guest: 외부인을 잠깐 동안 들어오게 할 수 있는 기능. 따로 개인 메시지를 통해 연락하지 않아도 되서 편리함. 대신 보안 이슈가 발생할 수 있음.
(4) 자료 공유
- 팀원이 공유한 자료를 깔끔하게 모아서 볼 수 있어야 함
- 원할 때 언제든 다시 다운로드 할 수 있어야 함
- 검색이 용이하여 필요시 바로 찾을 수 있어야 함
(5) 편리한가?
- 협업툴을 도입할 때, 회사 입장에서 가장 큰 진입장벽은 '구성원을 교육시켜야하는 부담' 이다. 때문에 더 쉬운 UI/UX로 교육시간을 최대한 단축시킬 수 있도록 만들어야한다.
- 회사, 프로젝트마다 다른 특성을 가지고 있기에, 이에 최적화 되어있는지도 중요 이슈.
3. 라인웍스 이용자
(1) 리뷰
• 장점 : 비교 대상 중 사용성은 가장 쉬워 별도 교육 없이 개인용 메신저를 사용하듯 쓸 수 있다. 하나의 계정으로 이메일, 캘린더, 메시지, 드라이브 모두를 어느 장소에서도 사용할 수 있다. 의외로 설문조사 기능의 인기가 높다.
• 단점 : 문서 공동 편집 기능이 없고 뷰어만 제공. 슬랙보다 서드파티와의 연계는 아직도 노력 중.
(2) 타겟
- 최고 수준의 보안 기술을 가진만큼 금융권에 특화되었다는 뉴스를 많이 찾아볼 수 있었음.
➱ 아직 메일을 통해 소통하는 수직적인 업계 분위기에 '메시지' 기능을 도입하게 만들려고 할듯.
4. 라인웍스 특성
(1) 기본 기능
★ : 무료 상품에서도 사용할 수 있는 기능 (일부 제한) ☆ : Lite 상품에서도 사용할 수 있는 기능
메시지 ★☆
- 구성원들끼리 무료 음성, 영상통화를 지원. LINE 유저와도 대화 가능.
- 신규 멤버에게 이전 대화 공개
- 발송 메시지 24시간 이내 회수 기능
홈 ★☆
- 웍스의 메인 기능으로 게시판을 생성하거나 웍스 외부의 게시판을 끌어 오는 것이 가능하다.
- 사내 커뮤니티 용도로 쓸수 있지만, 게시판당 URL이 부여되는 것이 아니라 게시글당 URL이 부여되는 것이라 다소 불편하다.
- 필독 공지, 최신글이 홈에 노출
- PUSH 알림: 읽지 않은 구성원에게 재알림도 가능
캘린더 ★☆
- 구성원의 일정을 한눈에 보는 버드 아이(Bird Eye) 캘린더 뷰
- 네이버 캘린더와 동일하나 기업에서의 사용을 고려한 "조직 캘린더"기능이 추가되었다.
+업데이트
- 일정 작성 제공 항목이 제목, 일시, 장소, 메모 뿐 아니라 '참석자 초대', '설비 예약(회의실 및 장비)'도 가능해짐.
- 캘린더 이동 필요 없이 팀or그룹 메시지방의 일정에서 바로 작성 가능.
설문 ★☆
구성원을 대상으로 투표나 설문조사를 할 수 있다. 최근에는 템플릿 기능이 생겨 업무 보고도 가능
메일
- 기본 30기가부터 무제한 용량까지 메일을 제공한다. 보안등급 설정, 수발신 이메일 검토(관리자 한정)가능.
- 네이버 메일과 UI/UX가 똑같다.
- TOP CLASS 수준의 보안 및 스팸 차단 기능
+업데이트
- 메일 자동 분류 설정: 메일 목록or 본문에서 바로 설정 가능
- 대용량 파일 첨부 편의성 개선: 지금까지 일반 첨부 / 대용량 파일 첨부 영역이 분리. (여전히 대용량 첨부 파일은 7일간만 보관 가능)
- 메일 본문 작성 영역 확대: 설정 영역 간소화(자주 쓰는 기능만 상단 배치, 나머지는 설정 탭)
주소록 ★☆
관리자가 설정하면 주소록에서 기업의 조직도를 볼수 있으며 조직도 별로 부서별 직원의 이메일 주소, 연락처 등을 볼 수 있다. 개인 주소록 용으로도 쓸 수 있다.
드라이브
- 상품별 공용 용량과는 별개로 1인당 1GB씩 용량이 추가
- "그룹폴더"기능: 여기 추가한 파일에 한하여 음악과 동영상 공유 지원
- 관리자가 설정하면 URL생성을 통한 외부 공유는 막혀있다.
- 철벽 보안: 파일/폴더 공유시 비밀번호 및 OTP 인증 설정 가능
- 본문 검색 지원: 파일 이름이 아닌 본문 내용 키워드 검색으로 서치 가능
오피스
네이버 오피스의 웍스판. 기본제공 템플릿이 기업에서 쓸만한 내용인 것이 많다. 업무용이 아닌 가정용등의 생활 템플릿도 있긴 하지만 네이버 오피스에 비해 적다.
기타 기능
메일링 기능으로 사내 구성원간의 메시지 전파용 메일주소를 만들 수 있다. 또 웍스만의 특징인 부서:메일주소 기능이 있는데 조직도에 만들어 놓은 부서마다 메일 주소가 자동으로 부여된다. (단 이메일은 수신 전용이고 발신은 안된다.)
관리자 기능 ★☆
기업의 도메인 관리자를 위한 메뉴를 제공.
서비스의 이름, 로고등을 설정하거나 맞춤도메인 설정을 할 수 있다. 또한 조직도 기능이 있어서 사내의 조직도에 맞게 부서를 추가 생성하고 사원을 배치해 줄 수 있다. 엑셀 파일을 이용하면 한번에 100개 까지 계정 추가가 가능하다. 또 등록된 계정에서 메일을 보낼때 메일 하단의 기업의 이름이나 로고등이 강제로 들어가게 할수도 있다.
(2) 라인웍스만의 기능
- 파파고 자동번역: 영여, 일어, 중국어 간체, 번체 (하지만 G suite는 거의 모든 언어 지원)
- 개인연락처와 연동 가능
- 관리자가 직원의 채팅을 읽을 수 있음.
- Guest가 자료 업로드 가능: 링크 공유로 가능
* 최근 업데이트
- 통화 전 나의 마이크/카메라 상태 확인 가능
- 마이크 상태를 한 눈에 확인할 수 있는 UI
- 대화중인 참여자 인 가능: 아이콘 색 변경
- 필독 게시글 노출 대폭 확대(PC:5개, Mobile: 3개)
- 홈 메인에서 최신글만 모아볼 수 있음
- 알람 일시 정지 기능 도입: 설정된 시간에 모든 기기의 알림을 일시적으로 끌 수 있음.
- 베트남어 통/번역 추가
4-1. 경쟁사와 비교
(1) 카카오워크
- △카카오톡처럼 편리한 사용성 △다양한 IT 서비스와의 유연한 연결과 확장 △인공지능(AI) 및 통합 검색 기술력과 보안
- 국내 1위 메신저 ‘카카오톡’의 사용자 인터페이스(UI)를 활용해 쉽고 편리하게 사용할 수 있다는 점은 카카오워크의 최대 장점
- 카카오톡과 연동해 이모티콘을 사용할 수 있고 대화방에 새로 참여하더라도 이전 대화 내용을 볼 수 있도록 기능을 추가.
- 여기에 기업 내부 시스템은 물론 타사 IT 서비스도 연동되는 기능과 채팅방 업무를 도와주는 AI도 사용할 수 있다.
(2) 플로우
- 현 국내 1위 협업툴
- 채팅, 업무 프로세스, 프로젝트 관리, 일정 캘린더, 파일함, 화상회의(ZOOM연동), 보안채팅
➱ 플로우 하나로 다수툴의 효과를 볼 수 있어 가장 만족도가 높음.
- GUEST 초대 가능
- 이모티콘 기능 X
5. 장단점
장점
- 익숙하고 편리한 UI/UX
- 어쨌든 라인웍스 하나로 화상회의, 통화, 캘린더, 메일, 메시지 등 모든 기능 통합 가능
- 철저한 보안
단점
- 떨어지는 통화, 웹캠 품질: 별도의 프로그램을 설치해야함에도 영상 품질이 굉장히 떨어짐
➱ 구글은 별도 설치하지 않아도 360p 화질을 지원함
- 접근성: 전용 페이지(workdsmobie.com)로 로그인해야함. 일반 네이버 클라우드, 이메일과 다른 플랫폼을 사용하고 있어 연동이 안됨. (단점이자 장점이 될수도?)
➱ 가장 중요한 '온라인 회의'도 별도 프로그램을 설치해야 함.
- Lite 유저에게 지원되지 않는 이메일: 자체 이메일 주소가 회사 입장에서 아주 중요한데...
- 연동성: 다른 프로그램과 연동성이 떨어짐(Onedrive, icloud, 엑셀 등)
➱ 메모장에서 복사를 할 때도 붙여넣기가 잘 안된다는 리뷰
- 에티켓 시간 설정에서 요일 설정 기능의 부재
6. 개선안
1) 메신저와 메일 그 사이의 어떤 것
메일은 더 간편한 커뮤니케이션을 방해하고, 메신저는 너무 많은 커뮤니케이션을 유발한다.
코로나 특수로 재택근무가 기본이 된 상황에서, 메신저는 기본 커뮤니케이션 수단이 되었다. 때문에 '줌 피로증'과 같은 협업툴에 대한 피로도도 상당히 높아진 상황.
메일처럼 필요한 말만 전달하게 하면서도, 메신저처럼 편한 무언가가 추가되면 좋을듯...
➱ 특정 시간에 알림을 끄는 기능이 추가된 것이 이러한 이유 때문이 아닐까 추측된다.
2) 화상회의 품질 향상
재택근무시 가장 많이 사용하고, 중심이 되는 기능.
그럼에도 라인웍스의 화상회의 품질은 낮고, 심지어 따로 프로그램을 설치해야한다.
in-app 형태로 개선하면서 zoom이나 G suite 못지않은 품질로 꼭 바꿀 수 있어야 할듯.
3) 다른 프로그램과 연계성 강화
All-in-one 형태의 협업툴이기는 하나, 이용자들은 다양한 오피스 프로그램을 같이 사용할 수 밖에 없다. 메모장, 엑셀 같은 기본 프로그램과의 호환도 문제라면 큰 타격일 수 밖에 없다.
새로 떠오르는 Notion, ZOOM 등 더 다양한 프로그램까지 연계가 물 흐르듯 자연스럽게 되어야할듯.
4) 더 자유로운 커스터마이징
1에서 언급했듯, 협업툴 시장은 새로운 타겟을 발굴하고 그에 맞추는 방향으로 진화하고 있다.
또, 최근 회사들과 회사원들은 다양한 프로젝트를 경험하고 있다. 이에 맞춰 협업툴을 자율적으로 변경할 수 있는 권한이 어느 정도 있어야한다는 생각이 들었다.
Notion이나 Slack처럼 너무 자유도가 높지도 않으면서, 큰 템플릿은 바꿀 수 있는 정도로..
참고자료
https://zdnet.co.kr/view/?no=20200918132734
http://www.datanet.co.kr/news/articleView.html?idxno=150501
https://www.news2day.co.kr/160842
https://brunch.co.kr/@kimpool/11
https://brunch.co.kr/@playsummer/26
https://blog.naver.com/wlsdkwns/222100552515
http://www.itworld.co.kr/news/129994
http://www.ciokorea.com/news/132246
