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Jun 07. 2022
눈치껏 못 배웁니다, 일 센스
나도 일 잘하고 싶다! 배워보고 싶다, 일 센스
회사에서 일하는 법을 스스로 배우는 것은 매우 어려운 일입니다. 개인적으로 처음 사회생활을 시작했을 때를 돌이켜보면, 회사의 누군가가 해야 할 일에 대해 구체적으로 하나씩 일하는 법을 가르쳐주거나 알려주지는 않아서 일하면서 배웠던 것 같습니다. 선배들 혹은 상사들이 어떻게 일하는지, 어떻게 보고서를 쓰고 발표하는지, 자료를 정리하고 일을 기획하는 방식을 직접 보면서 나름 시행착오를 통해 하나씩 알아가면서 자신만의 일머리를 만들었던 것 같습니다. 요즘은 많은 기업이나 스타트업에서 온보드 프로그램이나 OJT 프로그램 등을 통해 실제로 회사 업무에 대해 단계적으로 적응하고 배울 수 있는 시간과 기회를 제공하고 있고, 이를 통해 회사의 일하는 방식들, 협업과 소통의 방식들을 배울 수 있어서 빠른 회사 적응과 업무 수행이 가능할 것 같네요.
오늘 리뷰할 도서인 “눈치껏 못 배웁니다. 일 센스”은 요즘 직원분들이 일하는데 있어 어떤 부분들을 배우고 알고 싶어 하는지 일 센스에 대해 궁금해서 책을 읽어보왔는데요. 회사 생활에 도움이 되는 일과 업무의 생산성을 높이는 실무적 내용들을 많이 담고 있어서 이제 막 회사 업무를 시작하는 새내기나 직장에서 새로이 관리업무를 맡은 관리자나 리더분들에게도 유용할 것 같네요. 같이 일하는 동료로서 함께 일 센스를 높이는데 많은 도움이 될 것 같습니다.
[출처] 리디북스, https://ridibooks.com/books/222002588책의 구성은 크게 두 파트 - 업무습관, 엑셀 활용 -으로 나누어져 있습니다. 첫 번째 파트는 회사 업무의 기본 소통 수단인 이메일 사용, 자료와 문서 정리, 그리고 회의와 보고 등의 업무 등의 초식을 알려줍니다. 두 번째 파트는 엑셀을 활용한 자료 수집, 분류, 정리를 위한 방법들을 사례를 통해 실제적으로 소개하고 있습니다. 업무 생산성 관점에서 개인적으로 첫 번째 파트 부분들을 중심으로 읽고 도움이 된 몇 가지 내용들을 정리하면 아래와 같습니다.
1. 효율적 소통을 위한 이메일 작성의 문법을 정확히 배우자
책에서는 다양한 방법들을 소개하고 있는데요. 이메일은 일과 업무 관련하여 공지, 도움 요청, 진행과정 보고, 자료 전달 등을 위해 사용됩니다. 용건이 있어서 메일을 보낸다는 점에서 메일을 전달받는 사람 입장에서 알고 싶거나 파악되어할 내용들로 제목, 머리글, 본문, 용건 재확인 등의 형식으로 구성하는 것이 바람직합니다. 책에서는 참조(CC)와 전달(FW)의 중요성도 강조하고 있는데요. 저 역시 크게 공감한 부분입니다. 보내는 사람이 CC로 보냈다면, 메일 내용을 참조할 사람들 모두가 이 메일의 회신을 기다린다고 생각하고 전체 회신으로 답신을 보내야 하는데요. 이 부분을 생략하고, 보낸 사람에게 메일 답장을 해서 수신자 입장에서 다시 관계자들에게 메일을 포워딩(전달)해야 하는 번거로움이 저 역시 여러 번 있었네요. 아울러, 한 가지 더 추가하면 메일 작성 후에 맞춤법 검사를 습관화하세요. 오타가 있거나 글의 문맥이 명료하지 않은 경우를 사전에 방지할 수 있어서 메일 내용의 신뢰도를 높이는데 큰 도움이 될 수 있습니다. 이메일의 형식과 소통방식의 이해가 이메일 커뮤니케이션에 있어서 확실히 일의 센스를 높여줍니다.
2. 문서나 정보 관리를 위한 나만의 프레임 만들기
매우 중요하고 일 센스를 높이는 가장 중요한 부분이라고 생각되는데요. 자료나 문서, 정보들이 많아지면서 저장은 쉬운데 활용할 때 잘 찾지 못해서 고생하는 경우가 많습니다. 인터넷 정보들을 웹 클리퍼(clipper)등을 통해 수집과 관리가 어느 정도 편리하지만, 컴퓨터나 노트북 등에 저장하여 관리하는 문서나 파일, 자료의 경우에는 다릅니다. 제목이나 이름을 잘 지정하지 않은 경우, 일일이 파일이나 자료를 열어보고 해당 내용들이 있는지 확인해야 하는 엄청난 번거로움이 있습니다. 이런 불편함을 피하기 위해 폴더와 파일에 자신만의 네이밍 규칙을 정하는 것이 유용합니다. 저의 경우, 문서 파일의 경우 “[강의안]_린스타트업의 이해_20220320_V1.0a.pdf”와 같이 구분|이름|날짜|버전의 4가지 구분자를 사용해서 파일명을 지정하며, 해당 파일이 저장될 폴더명은 “03-25_기업명|기관명"과 같이 날짜와 강의가 진행될 기관명을 지정하여 생성합니다. 파일 폴더는 날짜를 기준으로 소팅되어 월간이나 연간 기준으로 빠르게 전체 진행내용을 확인하는데 효과적입니다.
3. 회의와 보고는 준비와 마무리가 중요하다
회사 업무의 상당수가 회의와 보고가 아닐까 생각됩니다. 자료를 조사하고, 정리하고, 발표 자료를 만들고, 회의나 보고하고 피드백을 받아 다시 몇 번의 수정과 보완작업들이 반복됩니다. 도돌이표와 같은 반복을 다소 줄일 수 있는 초식은 “준비”에 있습니다. 책에서 제시한 방안도 “준비”와 관련한 내용입니다. 회의가 열리기 전에 참석자들에게 준비된 의제를 미리 공유하여 준비시키고(필요한 경우 읽어볼 자료도 미리 메일로 송부), 보고도 한 번에 완성본을 보여주는 것이 아닌 3번 정도 상사나 사수의 피드백을 통해 보완하고 수정하는 것이 다른 방향으로 보고 자료를 만들 가능성을 줄이는데 큰 도움이 된다고 하네요.
책을 읽으면서 들었던 생각은 “일 센스”란 일을 어떻게 받아들이고 어떻게 대응할지 스스로의 방식을 정하는 것으로 볼 수 있는데, 업무의 생산성과 효율을 높이는 자신만의 방식을 만들고 구축하는 것도 중요하지만 함께 일하는 동료나 상사, 직원들과의 소통과 협업의 방식도 함께 고려해야 합니다. 결국, 하나의 일이 자신에게 시작해서 자신으로 끝나지 않은 이상, 다른 사람들도 계속 논의하고 협의하고 결과물을 만들어나가야 한다는 점에서 일의 센스가 발휘될 범위와 영역이 생각보다 넓을 수 있다는 점을 생각해보면 좋을 것 같습니다. 오늘 하루 잠시 시간을을 내어 자신의 일하는 방식을 되돌아보고, 일 센스를 좀 더 높여야 하는 부분들을 찾아보면 도움이 되실 것 같네요.
일잘러의 비결과 관련하여 읽어보면 도움이 되는 글들을 함께 소개합니다.
