일의 버전 관리로 속도와 성과 높이기
제품에만 버전관리가 있는 것이 아니다. 내 일에도 버전관리가 필요하다.
구입한 상품이나 컴퓨터에 설치된 프로그램들을 살펴보면 제품 번호 이외에 버전번호등을 확인할 수 있는데요. 제가 사용하는 할일관리 프로그램인 Tick Tick은 현재 3.8.50 버전(메이저.마이너.패치 순서)이네요. 초기 버전인 1.0버전보다 현재 버전은 많은 부분에서 성능이 개선된 제품이라는 의미로 볼 수 있는데요. 버전 번호는 단순한 숫자가 아닌, 제품과 서비스의 기능이나 특징, 성능등이 개선되고 보완되었거나 새롭게 추가되었다는 것을 의미합니다. 일종의 진척(progress) 상태를 표시한다고 볼 수 있습니다.
이러한 버전의 개념을 일과 성과를 높이는 방식에도 적용이 가능한데요. 이번 글에서는 제가 그동안 일과 업무를 수행하면서 일의 성과 관리를 위해 사용하는 버전 관리법(versioning)에 대해서 소개하고자 합니다. 버전은 일종의 목표과 성과수준을 설정하고 기준을 마련해준다는 점에서 유용할 뿐만 아니라, 현재 어느 단계까지 도착했는지를 확인하느데에도 유용하다는 점에서 일과 업무, 삶의 생산성을 높이는데 많은 도움이 되 실 것 같네요.
저는 일을 할 때 0.1, 0.5, 0.7, 0.9, 1.0의 총 다섯 단계로 나누어져 일을 관리합니다. 이러한 기준은 많은 일을 해보면서 나름의 기준을 갖게되었고, 이에 기반하여 설정하였습니다. 세세하게 나누기 보다, 시작, 진행, 마무리의 3단계보다는 좀더 중간의 단계들을 두는 것이 좋을 것 같다는 판단에 5개로 나누었습니다. 버전과 수행단계과 비율, 달성 성과의 내용들을 하나로 요약하면 아래와 같습니다.
최종 성과에 도달하기 위해 어떤 일들을 준비하고 실행하는지 단계별로 살펴보겠습니다.
0.1 단계 : 가장 중요한 단계로, 일의 시작과 개시를 표시합니다. 문서(Dropbox Paper, Google Docs, MS Words등)를 하나 새로이 열고, 일의 제목, 기한, 이해관계자, 산출물, 해야할 일들, 고려할 점등을 작성합니다. 아직 일에 대한 만은 부분들을 파악하지 못하고 있는 상황이라 예상되는 부분들을 모두 고려해보면서 내용들을 기록해 둡니다. 이제 일이 시작되었고, 최소한 어떤 일들을 해야할지 기본적인 지시판 하나를 만들게 됩니다. 이러한 일에 “발담그기”과정을 통해 일이 시작되었음을 마음속으로 인지하도록 하고 해당 일을 진행해야한다는 생각이들도록 합니다.
0.5 단계 : 이제 일의 1/2정도를 수행합니다. 작성하거나 완수할 일들의 구조를 대략적으로 설계합니다. 제안서, 기획서나 자료조사 보고라면 목차부터 작성하구요. 교육이라면 강의참석자 분석에 기초한 진행일정표를 꼼꼼히 만들어봅니다. 프로젝트나 과제라면 전체 일정 내에서의 마일스톤과 목표수준등을 작성하고 만들어봅니다. 구조나 점검 기준들에 기초하여 내용으로 포함될 자료나 정보들을 찾고 정리하면서 완수할 업무나 일의 전체 구조의 1/2정도를 마무리합니다. 개인적으로 1/2이 주는 의미는 절반정도를 마무리하게되면 일의 부담감은 줄이고 일을 마칠 수 있다는 안도감도 들고, 다음 일정을 계획하고 진행하는 여유가 생기는 장점이 있더군요. 특히, 절반의 완성과정동안 새로운 아이디어도 생기도 부족하거나 보완할 부분들도 찾게되게 되어 남은 1/2을 완성하는데 좋은 인풋들을 받을 수 있다는 점이 큰 도움이 됩니다.
0.7 단계 : 완수할 업무의 나머지 1/2을 수행합니다. 버전은 0.2정도 증가했지만, 일의 분량은 1/2이나 됩니다. 개인적으로 일의 진행 수준보다 높게 버전을 설정하다보니, 일을 끝내고 나면 더이상 마무리에 집중하지 않는 상황이 생겨서 그러한 마음가짐을 바꾸기 위해서 버전을 낮추고 일의 양을 높이는 방향으로 변경을 했습니다. 버전상으로는 0.7이지만, 이제 초안(draft)수준에서 일의 전체가 완성이 된 단계입니다. 앞서 0.5단계의 인풋에 기반하여 뒷 부분의 완성도는 더욱 더 높이지게 되고, 자연히 앞부분에 대해서도 부족한 부분들을 보완 및 보강하여 전체적인 일의 완성도를 향상시키는 일들을 수행합니다.
0.9 단계 : 1.0을 완료 버전으로 보면 0.9는 여전히 부족한 단계로 볼 수 있으므로, 인지적으로도 추가적인 일들이 필요하다는 생각을 하게 됩니다. 0.9에서는 마무리된 일의 검토시간을 갖고 내용이나 구성의 보강과 개선을 수행합니다. 필요한 경우, 상사나 팀장, 팀원의 피드백을 받을 시간도 이 때 가능합니다. 내용이나 구성에 대한 수정과 보강이 이루어지면 문서 스타일을 적용하여 최종 문서를 완성하고 마무리합니다. 이 단계가 업무를 100%로 완수한 시점이 됩니다.
1.0 단계 : 일에는 변수가 있습니다. 모두 마무리되어 전달 직전이지만, 상황변화로 내용의 일부 변경 혹은 삭제, 추가등의 요청이 새롭게 들어올 수 있지요. 이런 상황의 대응을 위해서 일종의 버퍼(buffer)기간을 둡니다. 저의 경우, 대략 1주일정도 시간을 두고 최종 전달이나 마무리를 하는데요. 제안서나 기획서등의 변경이 마감 전에 오는 경우가 생각보다 많다보니, 일의 마무리와 전달의 시점간의 일정시간구간을 두는 방안이 효과적입니다. 물론, 그러한 상황이 발생되지 않은다면, 0.9단계로 마무리되는 것이고, 발생된다고 하면 1.0으로 마무리되는 셈인데요. 1.0이라면, 최종적으로 110%의 성과로 일을 완료하게 됩니다.
일의 진도와 진척을 관리하는 방법들은 일에 따라, 일을 담당하는 사람에 따라 다양하게 가능합니다. 앞서 소개해드린 개인수준에서 적용가능한 업무나 일의 진도 방법을 하나의 예시로 살펴보시고, 아래의 사항들을 참고하여 자신만의 업무 진척관리를 체계적으로 만들고 실행해보시면 좋을 것 같네요.
업무나 일의 수행에 따른 개인적 경험에 바탕을 두고, 일의 진행 단계와 수준을 정해보세요. 저는 5단계로 나누고 110%를 목표로 일의 진척을 관리하였습니다만, 여러분만의 기준과 성과수준에 맞추어 좋은 단계 설정이 가능할 것으로 생각됩니다.
일이 마무리되는 시점 전후로 발생이 예상되는 상황 변화에 대응가능한 시간을 확보해 두세요.
일이 시작되었음을 스스로 인지할 수 있는 방법을 마련해 보세요. “일을 해야지..”라는 막연한 생각보다 훨씬 강력하게 일에 집중할 수 있도록 동기를 부여합니다.
진척단계에 맞추어 제 때에 일을 마치고 다음 단계로 이동하기 위해서는 일을 마무리할 시점을 추정해야하는데요. 이럴 때, 역산방식(완료 일을 기준으로 시간을 역으로 계산하기)이 유용합니다. 각 단계마다 언제 일을 마치고 다음 단계를 시작할 지 시점을 설정하는데 도움이 될 것입니다.
버전의 숫자를 일의 수행과 진척을 위한 압력(?)으로 활용해 해보세요. 버전별 일의 성취 수준을 결정했다면, 숫자를 보는 순간 일의 진척도를 바로 파악할 수 있습니다. 앞으로 일을 서두를지, 아직 약간의 여유와 준비시간을 갖고 대응할지 탄력적 운영방안을 고려하는데 도움이 됩니다.
어느정도까지 일의 성과를 만들어 낼지는 개인의 지식과 경험, 역량에 따라 달라질 수 있지만, 일의 성과를 만들고 수행하는 과정에서 자신만의 성취 기준과 수준을 정해보는 고민과 시도, 그리고 조정의 반복적인 일들은 현재와 미래에 수행할 일들의 산출물과 결과, 그리고 품질을 향상시키는데 큰 바탕이 될 것으로 기대합니다.
