나는 왜 항상 시간에 쫓길까
시간 누수의 원인들을 찾아 하나씩 줄여보자 !
우후! 책의 첫 장을 넘기면서 눈에 들어온 세네카의 금언 - "인간은 항상 시간이 모자란다고 불평을 하면서 마치 시간이 무한정 있는 것처럼 행동한다 - 이 책을 읽기 전부터 일상과 일에서 지금까지 어떻게 시간을 썼는지 많은 생각을 들었습니다. 금언 하나가 책도 읽기 전인데, 책에 대한 기대감을 엄청 높였네요. "생산성개선회의"에서 집필한 "나는 왜 항상 시간에 쫓길까"는 시간관리 전문가들의 노하우와 비법들을 정리한 책인데요. 저자들은 400가지의 시간관리 기술들 책에서 소개하고 있습니다. 모든 기술들이 일상과 일에서 필요한 것은 아니지만, 현재 시간 관리에 어려움이 있거나 좀 더 효율을 개선하고자 하는 분들에게는 좋은 참고가 될 것 같아서 소개합니다.
개인적으로도 일은 많고, 늘 시간은 부족한 상황에서 일의 우선순위를 정하고, 미리 설정한 타임블럭(time block) 내에 업무를 완료하기 위해서 많은 노력을 하고 있는데요. 책을 읽으면서 몇 가지 도움이 될 방법들을 찾을 수 있어서 책을 읽는 동안 많은 도움이 되었네요. 책 속에서 발견한 내용 중에 몇 가지를 소개하면 다음과 같습니다.
실제 소요시간을 써서 작업의 전체상을 살펴본다
다이어리나 캘린더, 혹은 할 일 목록에 있는 일을 일단 시작하고 진행하다 보면 일을 끝마칠 때까지 중단 없이 진행되면 좋은데 현실은 그렇지 않습니다. 누군가 찾아와서 업무를 부탁하거나, 전화를 받거나, 회의가 있어 급하게 회의에 참석해야 하는 일들이 있습니다. 이렇다 보니, 일을 하기는 했지만 원래 계획보다 늦어지거나 당일에 일을 마치지 못해서 다음날이 돼서야 일을 마치는 경우도 있습니다. 계획이 계획대로 진행되지 않는 상황이라면, 무리하게 계획대로 일을 밀고 나가기보다 먼저 실제로 일이 어떻게 어느 정도 시간으로 진행되었는지 기록해두는 것이 필요합니다. 이런 과정을 통해 일의 전체 진행 상황을 파악할 수 있고, 다른 일정이나 업무들을 조정할 수 있는 근거를 확보할 수 있다는 점에서 일의 수행을 기록하는 습관을 가져보면 좋을 것 같습니다.
‘언제까지 할 것인가’보다는 ‘언제부터 할 것인가'를 정한다
일을 하다 보면, 일이 “언제 끝나지” 혹은 “언제까지 해야 하지” 확인하는 일이 종종 있는데요. 일의 결과가 나와야 하는 일자라 무척 신경이 쓰이는 것은 사실입니다. 그런데, 끝만큼 잘 챙겨야 하는 것이 “시작”입니다. 생산성을 높이기 위해서는 일을 빠르게 시작하고, 시작에 집중하는 것이 유효합니다. 이런 점에서 일을 맡고 실행해야 한다면, “언제부터 할 것인지” 시작의 기준점을 빠르게 설정하고 의식하는 일이 남보다 먼저 빠르게 일의 “끝”에 도달하는 지름길이 될 것입니다.
한 주의 일정은 그 전 주에 세운다
주간 일정은 한 주전에 세우는 것이 좋습니다. 저의 경우, 캘린더에 일정들을 기록해두고, 한 주의 마지막(보통은 일요일)에 다음 주 일정들을 다시 확인하거나 추가 일정 등을 등록해두는데요. 이런 과정을 통해 일정의 누락이나 변경 등에 빠르게 대처할 수 있었습니다. 특히, 일정을 살펴보면서 일정에서 논의할 주제나 내용, 혹은 협의 어젠다 등을 조금씩 정리해두면 당일 회의나 미팅 일정 등에 좀 더 효과적인 대응이 가능하다는 점에서 한 주 전의 계획은 유용합니다.
‘되도록 빨리'는 업무 효율을 떨어 뜨린다
오랜 기간 일과 업무를 하면서 제가 터득한 초식은 “일에는 그만의 절대 시간이 필요하다”입니다. 하나의 일이 잘 진행되기 위해서는 여러 가지 상황과 준비들이 갖추어져야 하는데, 이 중에서 몇 가지만 부족해도 일이 되지 않더군요. 이런 점들을 고려할 때, 서두르기보다 기다리거나 일의 진척상황을 보면서 유연하게 시간을 충분히 갖고 일에 대응하는 것이 성과가 더 나은 경우가 많았습니다. 모두가 서두른다고 나도 서두르기보다, 일의 양상을 보고 서두를지, 기다릴지, 속도를 낼지 좀 더 여유를 갖고 판단하는 것이 업무 효율을 높이는데 큰 도움이 될 것입니다.
메일 작성에 3분 이상 걸릴 때는 구두나 전화를 이용한다
요즘은 카톡이나 메신저, 메일 등의 활용이 많아져서인지 문자(테스트) 기반의 커뮤니케이션을 선호하는데요. 업무나 일에 있어서 설명이나 의견을 청취하거나 정확히 일의 내용이나 진행을 파악해야 한다면 텍스트만으로는 충분하지 않습니다. 저 역시 메일이나 카톡으로 커뮤니케이션하는 동안 텍스트의 내용만으로는 알 수 없거나 이해할 수 없는 경우, 바로 전화를 하거나 구두로 문의하는 경우가 많은데요. 이 경우, 길게 메일을 쓰거나 수많은 카톡 메시지를 주고받은 것보다 10배는 더 효과적이었던 것 같습니다. 전화나 구두 대화가 모두에게 편하지는 않지만, 텍스트만으로 전달할 수 없다면 보다 효과적인 커뮤니케이션 방식을 선택하고 활용하는 것이 생산성을 높이는데 큰 도움이 되는 것 같네요.
책을 읽으면서 시간이 부족하다면, 시간을 활용하는 방식에 뭔가 누수의 원인들이 곳곳에 숨어있지 않을까 생각되는데요. 이 책을 읽으면서 여러 가지 가능성을 알게 되었고, 몇몇 곳은 방수공사를 통해 누수를 막는데 성공했답니다. 위에서 소개한 내용들도 방수공사에 아주 유용했네요. 위의 내용들 이외에 책에서는 더 많은 방법들을 짧지만, 임팩트 있는 내용으로 소개하고 있습니다. 좀 더 나은 나만의 시간관리 방식을 찾고 계신다면, 이 책에서 좋은 힌트들을 찾으실 수 있을 것으로 기대합니다.
시간 부족을 해결하는데 도움이 되는 글들을 함께 소개합니다.
