'PDCA'는 정말 효과적일까?
시간 관리의 네 가지 법칙
"모든 업무는 'PDCA 사이클'에 맞춰 진행해 주세요."
직장에서 업무를 할 때 자주 듣는 말입니다.
하나의 프로젝트를 진행할 때 계획을 세우고, 실행하고, 평가하고, 평가결과에 따라 보완하고 다시 계획을 세우고...... 동일한 절차로 이어집니다.
데밍 사이클 Demingcycle
미국의 통계하자 에드워드 데밍이 개발한 업무의 품질개선 방안
계획(plan), 실행(do), 평가(check), 개선(act)의 4단계를 반복하여 업무 효율을 지속적으로 향상하는 생산 및 품질 관리 방법
처음엔 "이걸 다 어떻게 지켜? 프로젝트를 진행하다 보면 변수가 얼마나 많은데......" 불평하기도 했어요.
실제로 그랬고요. 저는 주로 학생들을 대상으로 프로젝트를 진행하고 있어서 하나의 프로젝트를 할 때 요구조사를 하고 프로그램을 운영하고 만족도 조사를 하고 그 결과를 분석합니다.
근데 그게, 제 생각처럼 딱딱 들어맞지 않아요. 대체로 학생들은 '만족도 조사'에 참여하지 않거든요.
계속 독려하다 보면 시간이 훌쩍 지나있고, 또 허덕이며 다음 프로그램을 시작합니다.
그런데 이게 효과를 본 적이 있습니다.
외부 평가를 받을 때입니다. 많은 사업이 외부 평가를 받아요. 평가 결과에 따라 다음 연도 지원금을 받거나 못 받거나 결정되기도 하고요. 그때 중요하게 평가하는 게 바로 'PDCA' 절차를 잘 갖춰서 준수했냐 하는 거였습니다.
어쩌면 평가를 위한 절차일지도 모른다는 생각도 들었습니다.
그 생각이 바뀐 건 얼마 되지 않아요. 최근 외부 평가의 경향이 "절차를 잘 지켰니?"라는 질문에서
"그래서, 그 절차를 지켜 프로그램을 운영하고 어떤 성과를 냈니?"로 바뀌었습니다.
'성과'를 보여줘야 한다.
이건 압박이기도 했지만, 궁금하게 하는 부분이었어요.
'그래, 그래도 잘 지켜서 했더니 정말 뭐가 좋아졌나?' 저부터 궁금해지는 거예요.
그렇게 결과를 모아보니 생각했던 것보다 성과가 보였습니다. 참여 학생 수가 늘었다거나, 프로그램 수가 늘었다거나 하는 정량적인 수치도 그랬지만, 만족도 조사 결과가 높아지고 학생들의 반응이, 참여 한 학생들의 성장이 보였습니다.
시간 관리에도 적용해 보면 어떨까?
매일 주어진 시간을 앞에 두고 계획하고, 실행하고, 평가하고, 개선하는 네 가지 단계를 생각해 보게 되었습니다. 엄마의 시간, 직장인의 시간, 학생으로서의 시간 등 제게 주어진 24시간, 움직이는 모든 '시간'을 포함시켜 보기로 했습니다.
저는 매일 다이어리를 기록하고 있습니다.
아침에 일어나면 다이어리에 오늘 해야 할 일을 가장 먼저 적어둡니다. 그다음에는 하고 싶은 일을 적어요. 마지막으로 애매한 일(해야 하거나 하고 싶지만 시간이 부족하다면 다음으로 미뤄도 무방해 보이는)을 적습니다. (plan)
그렇게 적어두고 하루를 시작합니다.
직장에 출근해서도 똑같이 PC 메모 프로그램을 활용해 직장에서 해야 할 일, 하고 싶은 일 애매한 일을 적어둡니다.
계획 이후엔 평소처럼 일상을 보냅니다.(Do) 여기서 중요한 건, 기록을 해 둔 건 내내 머릿속에 남아 있다는 거예요. 해야 할 일 먼저 자연스럽게 하게 됩니다. 하고 싶은 일을 미루고 싶지 않아서 부지런히 해야 할 일을 처리하게 되고요.
아침에 쓰고 덮어둔 다이어리는 저녁에 다시 펼칩니다.
적어둔 계획 들 중 순조롭게 진행된 것은 줄을 그어 지우고, 아쉬운 일, 하지 못한 일은 형광펜으로 표시해 둡니다. (Check)
다음 날 아침, 다시 다이어리를 펼쳤을 땐 전 날 형광펜으로 칠해둔 일 중 미루면 안 되는 일 먼저 다시 계획(plan)으로 적습니다.(Act)
복잡해 보이지만, 시간 관리를 하는데도 PDCA는 꽤 효과적으로 적용되고 있었어요.
습관을 들이고 나니 시간관리의 PDCA의 단계 중에 가장 중요한 건 Plan이었습니다.
Plan은 Start와도 같은 말이 아닐까 생각해요. '시작'하는 것. 시작하면 그다음은 차례로 이어가게 합니다.
시작하고 나면 누구나 '잘'하고 싶어 지고요.
성공은, 당신이 그걸 어떻게 정의하든 간에, 올바른 경험으로 얻어진 믿음과
습관들을 쌓아가다 보면 반드시 성취할 수 있다.
- <<타이탄의 도구들>> 중에서
물론 시간관리가 '성공'을 보장해 준다고 생각하지는 않아요. (성공의 정의는 개인마다 다를 거고요)
그렇지만 계획 세우기를 '시작'하는 일은 본인이 생각하는(목표하는) 성공에 한 단계 가깝게 다가가게 해 줄 거라고 생각해요.
매일 계획하고, 실행하고, 평가하고, 개선(보완)하는 경험을 하루하루 쌓아 가다 보면 자연스럽게 좋은 습관이 만들어질 거라 믿어요. 그것만으로도 분명 그 전과는 다른 달콤한 자신만의 '성과'를 만나게 될 거예요.
