업무 커뮤니케이션은 글쓰기가 약이다
로지컬 씽킹 - 데루야 하나코, 오카다 게이코
누구나 말을 잘하고 싶고, 글을 잘 쓰고 싶다는 생각을 할 때가 있다. 전문 작가나 영업직이 아니더라도 간단한 소통부터 업무적인 커뮤니케이션에 있어서 내 생각을 상대방에게 정확히 전달하는 능력은 매우 중요하다. 특히 내가 가진 한정된 정보로 상대방을 설득해내야 할 때는 전달 기술이 필요하다. 회사에서 업무적 커뮤니케이션을 할 때, 많은 사람에게 발표를 할 때, 토론을 할 때, 친구들과 여행 코스를 짤 때, 간단한 글을 쓸 때 등 근거를 바탕으로 나의 주장을 설득하는 능력이 있다면 훨씬 수월하게 원하는 것을 얻어낼 수 있다. 자료가 아무리 좋다고 한들 전달을 잘못하면 말짱 꽝이다.
상대에게 정확한 내용을 전달하기 어려운 이유는 주제에 대한 답변이 아니라 ‘내가 하고 싶은 얘기‘를 하기 때문이다. 내가 설득하는 상대는 상대적으로 나보다 정보를 덜 가지고 있다. 정보도 없거니와 각자가 기대하는 바도 다르다. 그렇기 때문에 같은 말도 다르게 받아들일 수 있다. 또한 결론이 명확하지 않거나 근거가 전달이 안 될 때 상대방은 답답할 수 있다. ’그래서 어쩌라고 ‘라는 생각이 들면 그 커뮤니케이션은 실패한 것이다. 겉으로 보기에는 말이 유창한 것 같은데 들으면 들을수록 앞에 했던 말의 반복과 여러 주제를 혼재하고 근거와 결론의 비약이 있으면 상대방에게 유용한 정보를 주기보다 더 헷갈리게 만들 수 있다. 상사에게 이런 식으로 보고서를 올리면 당분간 한숨과 눈치 사이에서 시간을 보내야 할 것이다.
책의 저자는 간단한 커뮤니케이션 프레임워크를 소개한다. 간단하게 세 부분으로 나눠 설명하겠다.
1. MECE
MECE(mutually Exclusive and Collectively Exhaustive) ‘어떤 사항이나 개념을 중복되지 않으면서도 전체적으로 누락 없는 부분 집합으로 인식하는 것’이라는 뜻이다. 쉽게 말해, 내가 얻을 수 있는 최대한의 정보를 모으고 그 정보를 그룹핑하여 이해하기 쉽도록 만드는 것이다. 중복을 제거하고 정보의 누락이 없을 수 있도록 체크하는 도구가 된다.
이렇게 어떤 과제나 개념을 전체 집합으로 두고 그것을 중대한 중복이나 누락, 혼재가 없는 부분 집합으로 나누어 생각하는 방법이 바로 MECE 사고방식이다.(p.81)
2. So What? / Why so?
이 둘은 불가분의 관계로 활용을 한다. so what은 말 그대로 ‘그래서, 따라서, 이렇듯’에 따르는 말로써, 내가 가지고 있는 수많은 정보에서 뽑아낸 나름의 의미 혹은 결론이라 할 수 있다. why so는 말 그대로 결론에 대한 근거를 체크하는 방법이다. 이 둘은 따로 사용할 수 없고 동시에 적용해야만 한다. 생각해보면 당연하다. 결론과 근거는 한 몸이니까. so what 질문을 하여 여러 자료에서 한 마디 결론을 도출해내고, 그것을 검증하기 위해 why so라는 질문을 해 본다. 그렇게 하면 훨씬 명확한 의사 전달이 가능하다.
So What? 은 수집한 정보와 소재에서 '결국 어떻다는 것인지'를 알아내는 작업이다. 바꿔 말하면 '그래서', '따라서', '이렇듯' 앞에 오는 정보나 소재에서 과제의 답변에 맞는 중요한 핵심을 추출하는 작업을 뜻한다. (...) 중요한 것은 So What?이라는 물음에 준비한 정보와 자료로 확실하게 설명할 수 있어야 한다는 점이다. 왜 그렇게 말할 수 있는지, 구체적으로 무슨 뜻인지를 검증하고 확인하는 것이 'Why So?'에 해당한다.(p.114)
3. 논리
정보를 MECE를 통해 수평적으로 체계화하고, 그것을 통해 수직적으로 결론을 도출했다면 부품 준비가 끝이 났다. 이제는 그 모든 부품이 잘 맞물려 돌아가도록 구조화해야 한다.
이런 상황이 벌어지지 않도록 결론, 근거, 방법이라는 부품을 하나의 '논리' 구조로 맞추어 상대에게 각 부품의 관계를 제시하는 '논리 구성'이 반드시 이루어져야 한다.(p. 154)
책을 읽으면 뭔가 복잡해 보이지만 이렇게 정리를 해놓고 보면 너무 당연한 말을 한다는 느낌을 받는다. 그 이유는 책에서 설명하는 방법론이 글을 쓰는 방법과 매우 유사하기 때문이다. 내가 주장하고자 하는 주제를 정하고 정보를 찾아 체계적으로 정리한 후, 근거를 바탕으로 결론을 도출한다. 그리고 근거와 결론을 논리적 구조로 잘 이어주면 하나의 글이 된다.
실전 업무에서 상사에게 혼나고 눈칫밥을 먹으며 배우는 것도 좋겠지만, 틈틈이 글쓰기를 훈련하면 업무적인 커뮤니케이션에 많은 도움이 될 거라 생각한다.
