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Oct 20. 2022
책상 정리는 일에 도움이 될까?
이 과장은 기분 좋게 출근했다. 책상 위에 앉아 PC를 켰다. 보고서를 작성하기 위해 어제 팀장님이 주신 참고자료를 찾아본다. 서류가 보이지 않는다. 자료를 찾는데 30분이 걸렸다. 겨우 겨우 자료를 찾은 후에 보고서를 작성하고 출력했다. 스테이플러가 보이지 않는다. 결재판이 보이지 않는다. 스테이플러와 결재판을 찾다 보니 또 30분이 흘렸다. 중요한 일보다는 사무용품을 찾다 보니 시간이 다 흘렀다. 이 과장이 시간을 효율적으로 사용했다고 볼 수 있을까?
김 대리는 마케팅팀에 근무하고 있다. 마케팅팀에는 각종 홍보물품과 브랜드 관련 책자가 넘쳐난다. 어디 정리할 것이 없어서 회의실에 몰아놓았다. 팀장님이 최근 신차 홍보물을 찾아오라고 지시한다. 사장님께 바로 보고해야 하니 빨리 가져오라고 한다. 회의실로 갔지만 도무지 찾을 수가 없다. 여기 저기 뒤섞여 있어서 찾을 길이 없다. 찾기를 포기했다.
깨진 유리창 이론(Broken windows theory)
미국 범죄학자인 제임스 윌슨과 조지 켈링이 1982년 3월에 공동 발표한 깨진 유리창(영어: Fixing Broken Windows: you suck Restoring Order and Reducing Crime in Our Communities)이라는 글에 처음으로 소개된 사회 무질서에 관한 이론이다.
구석진 골목에 2대의 차량 모두 보닛을 열어둔 채 주차시켜두고, 차량 한 대에만 앞 유리창을 깨져있도록 차이를 두고 일주일을 관찰한 결과, 본넷만 열어둔 멀쩡한 차량은 일주일 전과 동일한 모습이었지만, 앞 유리창이 깨져있던 차량은 거의 폐차 직전으로 심하게 파손되고 훼손된 결과를 보여주었다.
깨진 유리창 하나를 방치해 두면, 그 지점을 중심으로 범죄가 확산되기 시작한다는 이론으로, 사소한 무질서를 방치하면 큰 문제로 이어질 가능성이 높다는 의미를 담고 있다.
깨진 유리창 이론이 실제 적용된 사례가 있다. 뉴욕 지하철은 여행객들에게 절대 타지 말라는 말이 있었다. 지하철 치안 상태가 형편없었기 때문이다. 하루에도 수십 건의 강력범죄가 발생하는 범죄의 온상이었다. 1994년 뉴욕 신임 시장 루돌프 줄리아니는 '깨진 유리창의 이론'에 주목했다. 지하철 내 낙서를 지우는 것을 목표로 세우고 실천했다. 깨끗하게 만들었을 뿐이다. 그 이후 거짓말처럼 지하철에서 사건사고가 급감하였다.
한국에서는 2012년 노숙인들이 많던 서울역 부근에 국화꽃 화분으로 꽃거리를 조성한 후부터 깨끗한 거리가 만들어지기 시작했다.
클린데스크(Clean Desk) 캠페인
중국 법인에 부임해서 '클린데스크(Clean Desk) 캠페인'을 추진했다. 직원들이 사용하는 책상과 사무실을 정리하자는 캠페인이었다. 퇴근할 때 자신의 책상을 정리하고, 부서가 공용으로 사용하는 회의실을 정리하자는 것이었다. 아주 간단한 캠페인이었다.
처음에는 직원들이 반발이 심했다. '다 큰 성인들에게 무슨 책상 정리냐'는 것이었다. 흔들리지 않고 계속 밀어붙였다. 꾸준한 클린데스크(Clean Desk) 캠페인에 직원들이 달라지기 시작했다. 퇴근 전에 스스로 정리를 하기 시작했다. 정리가 되면서 사무실 분위기가 밝아졌다. 조직 진단에서 캠페인 시행 전과 비교하여 업무 효율성 지수가 높게 평가되었다.
직장인은 자신만의 정리 방법이 있어야 한다.
책상에는 일하기 위한 많은 사무용품들이 있다. 보고서 작성을 위해 참고하는 서류들이 있다. 자신만의 방법으로 가장 효율적으로 활용하는 것이 필요하다.
나는 모니터 받침대를 효율적으로 사용하는 편이다. 모니터를 받침대 위에 올려두면 아랫 공간을 수납공간으로 활용할 수 있다. 여기에는 자주 쓰는 포스트잇 메모지, 포스트잇 플래그, 스테이플러 같은 사무용품을 넣어둔다. 받침대만 활용해도 자질구레한 사무용품이 제법 정리된다.
인터넷에서 판매중인 모니터 받침대 중일을 하다 보면 이력 관리 차원에서 항상 보는 현황 자료 같은 것들이 있다. 현황자료를 책상 앞면에 붙여두는 경우가 많다. 잘 붙여두지 않으면 책상이 지저분하게 되는 원인이 된다. 한정적 공간으로 인해 많은 현황자료를 붙일 수도 없다. 나의 경우에는 착탈이 가능한 스프링 수첩을 사서 파일링을 해둔다. 모든 참고자료를 하나의 수첩에 모아둔다. 언제 어디서나 현황자료를 볼 수 있으니 편리하다.
모니터가 3개?
김 부장만의 업무 비법이 있다. 회사에서 지급된 노트북에 모니터를 2대 연결하여 사용한다. 3개의 모니터를 활용하는 것이다. 좀 과하다고 생각할 수도 있지만 총무, 조직문화, 안전, 환경, 법무, 보안 업무를 담당하는 입장에서 멀티 태스킹(Multitasking)이 불가피하다. 하나의 화면만 활용하면 창을 열고 닫기를 반독해야 한다. 참고자료를 볼 때마다 활성화된 창을 열고 받아야 한다. 3개의 화면을 이용하면 창 열고 닫는 시간을 절약할 수 있다. 효율적으로 업무가 가능한다.
<김 부장의 모니터 사용법>
○ 메인 모니터 - 현재 하고 있는 주된 작업, 사내 인트라넷(메일, 협조전, 품의서 등 확인)
○ 서브 모니터 - 현재 하고 있는 작업을 위해 참고해야 하는 자료를 띄워둔다. (복사하기/붙여 넣기가 편해진다.)
○ 노트북 모니터 - 사내 인트라넷의 채팅창을 열어둔다. 업무상 대화를 진행한다.
출처 : https://www.clien.net/