커뮤니케이션의 중요성

일을 가장 잘하는 것처럼 보이는 기술

일을 잘한다는 기준을 만들어보자면 개인적으로 커뮤니케이션 기술이 얼마나 뛰어난지를 가장 먼저 이야기하곤 합니다.

실제로 개발을 잘한다거나, 문서작업을 뛰어나게 한다고 하는 등의 이야기는 곧잘 나오지만 업무 스킬의 레벨링을 할 때 의외로 커뮤니케이션 스킬에 대한 언급은 비중이 낮은 편입니다.

하지만 실제로 업무를 진행해 나가는 과정에서 가장 많은 빈도로 기술 발휘가 필요한 영역은 바로 커뮤니케이션입니다.

정확한 정보 전달은 커뮤니케이션의 기본입니다.

단순히 이렇게 상급자가 팀원에게 업무 지시를 내렸다고 했을 때 필연적으로 제대로 일하는 사람이라면 몇 가지의 질문을 해야 하는 상황을 만들게 됩니다.

일단 언제까지 처리해야 하는 업무인지를 확인할 수 없으며, 그에 따른 업무의 경중을 판단하기 어려워집니다.

만약 신규사업 관련 자료가 방대할 경우에는 이 문제는 더더욱 심각하게 바뀔 수 있겠지요.

업무 지시를 내리거나 요청이 필요할 때에는 정확한 요청 내용과 일정이 함께 전달이 된다면 불필요한 커뮤니케이션을 줄이고 효율을 높일 수 있습니다.

예를 들자면, 

"신규사업 관련 자료 중 최근에 취합한 시장조사자료를 요약해서 내일 오후 2시까지 공유 바랍니다."

라고 한다면 업무를 맡을 담당자는 무엇을 언제까지 정리할 수 있을지에 대한 Milestone이 만들어지게 되므로 불필요한 시간을 줄여나갈 수 있습니다. 

한 번의 대화에서는 하나의 이슈만 다루는 것이 좋습니다.

다양한 사람과 협업을 진행하다 보면 여러 개의 이슈를 한 번의 대화를 통해서 풀어나갈 때가 많이 있습니다. 

이때 대화에서 다양한 주제를 번갈아서 이야기를 할 경우 상당히 높은 확률로 대부분의 주제에 필요한 키워드를 놓치는 경우가 생길 수 있습니다.

예를 들어 A 국가에 판매해야 하는 산업용 제품에 대해 대화를 나누던 중에 B공급사에게 전달받은 또 다른 제품에 대한 스펙을 언급한다면 A 국가에게 판매할 제품 스펙에 대한 혼동이 일어날 수 있겠지요.

커뮤니케이션에서 이해관계자의 실수를 줄이기 위한 가장 좋은 방법 중 하나는 "한 번의 대화에서는 하나의 이슈만 다루는 것"입니다. 

또한 커뮤니케이션은 짧게 빠른 피드백을 주고받음으로써 업무 효율을 높일 수 있는데, 장문의 이메일로 십 수개 이상의 이슈를 한 번에 전달한다면 이에 대한 피드백을 받을 수 있는 일정도 길어질 수밖에 없으며, 빠른 피드백을 요하는 이슈가 섞여 있더라도 원하는 스케줄로 협업을 진행하지 못하는 불상사가 일어날 수도 있습니다.

무엇이든지 기록될 수 있는 도구를 활용하는 것이 좋습니다.

많은 커뮤니케이션에서 나중에 문제가 되는 것은 거의 대부분 기록되지 않은 커뮤니케이션으로 인해 생기는 책임 소재 문제입니다.

대표적인 경우가 구두계약 혹은 약속을 한 뒤에 별도의 기록 없이 일을 진행하다 터진 사고에서 책임소재를 가릴 때 커뮤니케이션 분쟁은 발생하곤 합니다. 

가급적 모든 업무 커뮤니케이션은 "반드시" 기록이 되는 도구를 활용하는 것이 추후 문제가 생겼을 때 정확한 원인을 찾아낼 수 있습니다.

기록을 한다는 것은 단순히 추후 생길 문제에 대한 책임을 지게 만들고자 하는 것만은 아닙니다. 

커뮤니케이션 과정에서 어느 단계에 전달이 잘못되었는지, 누가 어떤 약속을 했는지 등을 확인함으로써 추후 생길 수 있는 문제를 방지하는 역할도 함께 하기 때문에 협업하는 모두가 이런 습관을 가지는 것이 중요합니다.

가장 전통적이면서 대표적으로 사용되는 도구인 이메일의 경우 시간대 별로 커뮤니케이션 기록을 명확하게 남길수 있기 때문에 가장 추천할 수 있는 방법이며, 필요할 경우 메신저 혹은 SMS까지도 동원해서 필요한 기록을 남기는 것을 추천합니다.

또한 오프라인 회의에서 중요한 안건을 다룬다고 판단될 경우 회의 참석자의 양해를 구하고 녹음기를 통해 회의 내용 전체를 녹음해두는 것 역시 좋은 방법이 될 수 있습니다.