팀장의 비전워크숍(Part2)
팀장의 메모장
"비저닝만 잘 되면 팀이 돌아가는 거야!"
비전워크숍은 경주마처럼 달리던 제가 멈춰 서서 조직을 재정비하고 팀원들과 시야를 맞추고 같은 방향을 바라보게 된 중요한 계기가 되었습니다. 준비에 들인 시간이 전혀 아깝지 않았어요. 비저닝만 잘 되면 팀이 돌아간다고 말씀하셨던 옛 스승님의 말씀이 틀린 말씀이 아니었습니다.
그럼 본론으로 들어가, 어떻게 해야 효과적으로 비전워크숍을 진행할 수 있을까요? 그 답은 간단합니다. 수고스럽더라도 팀장님께서 A부터 Z까지 준비하시면 됩니다. 바쁜 시간을 쪼개 준비할 만큼 좋은 결과물을 가져다줄 것입니다. 그렇다고 너무 겁먹지 마세요. 화이트보드가 있는 공간, 이젤패드와 포스트잇, 그리고 팀장님의 수용하는 마음만 준비되어 있다면 이미 준비되셨습니다.
전문강사님을 모시고 다양한 세션을 하는 것도 좋겠지만, 이 글은 팀장님이 직접 진행하는 것에 의미를 두기 때문에 최대한 심플하게 가이드를 드리려고 해요. 제가 제안드리는 비전워크숍에서 진행할 활동은 우리 팀 S.W.O.T분석, 우리 팀 비전문구 만들기, 비전보드 만들기 총 3가지입니다.
그럼 준비단계부터 설명드려볼게요. 저는 조별로 나눈 버전을 설명드리겠지만 만약 팀원이 적을 경우 한조로 운영하셔도 문제없습니다.
[워크숍 준비]
가장 먼저, 팀원이 가능한 많이 참여할 수 있는 시간 확보가 먼저겠죠? 전원이 참석하면 좋겠지만 팀 사정상 불가능하다면 가능한 많은 인원이 참여할 수 있는 최소 4시간을 확보하고, 장소를 예약하는 거예요. 장소는 조금 다른 공간을 빌리는 것을 우선으로 하되, 이 또한 여의치 않다면 조별 구성이 가능한 크기의 회의실을 예약하세요.
그리고 공식적인 메일과 일정을 발송하면서 '우리 팀 S.W.O.T 작성' 사전과제를 주세요. 우리 팀의 기회(Opportunities), 위협(Threats), 강점(Strengths), 약점(Weakness)에 대해 각자가 모두 충분히 생각하고 올 수 있도록요. 구글 프레젠테이션도 좋고, 설문지 형태 등 팀장님께서 보기 편한 방법으로 수령하시면 됩니다. 아 참! 선물 준비하는 것 잊지 마세요. 간단한 퀴즈와 선물은 워크숍을 활기차게 만들어 줍니다.
(D-14) 최소 4시간 비울 수 있는 일정확보 및 장소확보
(D-7) 사전과제가 포함된 메일과 일정 보내기
(D-1) 다과, 선물, 이젤패드, 포스트잇 + 각종 펜 준비 (전사 교육팀에 도움을 받는 것도 좋습니다.)
[워크숍 진행 룰]
1. 모두가 편하게 이야기할 수 있도록 이 워크숍에서 '틀린 답은 없다'라고 공지해 주세요.
2. 발표 후 팀장님의 첫마디는 "좋은 의견입니다"로 시작해 주세요.
3. 발표 시작 전 집중할 수 있도록 유도해 주세요.
4. 포스트잇 사용 시 하나의 의견 당 하나씩 쓰게 해 주세요.
5. PC는 쉬는 시간에만 쓰게 해 주세요.
[워크숍 Opening] 50분 + 10분 휴식
"환영합니다. 우리 오늘 비전워크숍을 하기 위해 모였습니다. 오늘은 생각하고 계시는 어떤 의견도 좋습니다. 오늘 워크숍에선 틀린 답은 없습니다."
워크숍장소에서 미리 도착하여 음악을 틀어둔 후 팀원들을 맞을 준비를 하세요. 그리고 팀장님께서 밝게 한 명씩 맞이해 주세요. 그 시작부터 좋은 감정을 갖게 될 것이에요. 팀원들이 모두 도착하면 미리 조화를 생각하여 짜둔 조를 공개하시고, 팀원들과 함께 조별 자리로 재배치하세요.
조별 배치가 완료되었다면 팀장님께서 시작을 알리시며 왜 비전워크숍을 진행하게 되었는지, 오늘 어떤 활동을 할 것인지 안내하신 후 팀원 각자가 자기소개하는 시간을 가지세요. 가까운 사람을 가장 잘 모르는 법이죠. 이때 드라마, 만화 등 캐릭터에 자신을 비유하여 소개하게끔 하면 유쾌하게 진행하실 수 있습니다.
가이드
(10분) 인사 및 조별 자리이동, 조장선정(하나, 둘, 셋 지목하세요.)
(10분) 왜 비전워크숍을 진행하는가?
(30분) 자기소개 시간(드라마, 만화 캐릭터에 비유하여 자기소개 : 저는 저를 OO와 비슷하다고 생각해요 왜냐하면 ~~ )
[S.W.O.T 토론] 50분 + 10분 휴식
"사전 과제로 드린 우리 팀의 S.W.O.T에 대해 이야기해 볼게요. 각자 조에서 의견을 나눈 뒤 조별로 발표하는 시간을 갖을게요."
조별로 과제로 주었던 S.W.O.T에 대해 이야기하는 시간입니다. 이젤 패드를 하나씩 나눠주시고 4분면으로 나눠서 항목을 표기하고 각자가 생각하는 S.W.O.T을 포스트잇에 적는 시간을 주시고, 끝나면 항목별로 붙이면서 이야기할 수 있게 해 주세요.
각 조별로 이야기가 완료되면 앞쪽 화이트보드에 이젤패드를 붙여 조장이 조에서 각 항목별로 나눈이야기를 발표할 수 있게 해 주세요. 이때 팀장님께서는 조별 발표가 잘 이루어질 수 있도록 집중을 유도해 주시고, 발표가 끝난 후에 팀장님의 정리의견을 나눠주시면 됩니다.
가이드
(10분) 이젤 패드 전달 및 자기가 생각하는 S.W.O.T을 포스트잇에 하나씩 써서 붙이기
(20분) 조별로 조장이 각 항목별로 조원들의 이렇게 생각하는 이유에 대해 듣기
(20분) 각 조 별로 조장이 정리하여 조에서 생각하는 우리 팀의 S.W.O.T에 대해 이야기하고 팀장님이 최종 정리하기 (조별 발표에 집중을 유도해 주시고 발표가 끝나면 긍정적인 내용으로 정리해 주세요.)
[우리 팀 비전문구 만들기] 50분 + 10분 휴식
"이어서 여러분과 함께 우리 팀의 비전문구를 만들어 볼게요. 우리가 앞으로 한 곳을 바라보고 움직일 수 있게 만들어 줄 시간입니다. 집중해 주세요."
이번 시간은 팀장님이 생각하는 비전과 팀원들이 생각하는 비전을 맞추는 중요한 작업입니다. S.W.O.T을 이야기하고 나면 우리 팀의 정체성이 눈에 들어왔을 거예요. 그럼 팀장님이 생각하시는 우리 팀의 역사와 역할에 대해 설명해 주시고 각 조별로 토의하여 우리 팀의 비전문구를 만들도록 해주세요. 그리고 각 조에서 나온 비전문구 중 팀원들의 선택을 받아 최종적으로 하나를 선택해 주세요.
비전문구는 구체적이고 측정가능해야 하고 성취된 모습을 생생하고 강렬하게 상상할 수 있도록 만들어야 해요.* 어렵죠? 우리 팀이 달성해야 하는 최종목표라고 생각하시면 쉬울 것 같습니다. 예시를 들어볼게요. 테슬라의 비전은 "전기자동차로의 세계 전환을 주도하여 21세기 가장 매력적인 자동차 회사를 만드는 것"이고 구글의 비전은 "단 한 번의 클릭으로 전 세계의 모든 정보에 접근한다."입니다. 우리 팀이 최종적으로 달성하고자 하는 것을 떠올리도록 예시를 들어주세요.
*카네기의 3P(Powerful Language, Present Tense, Positive Image) 이론
가이드
(10분) 팀장님이 생각하는 우리 팀의 방향성, 역사, 역할에 대해 설명
(20분) 비전문구 작성법에 대해 설명 후 조별로 논의하기
(10분) 조별로 정해진 비전문구 발표 및 이유 설명 (조장이 발표)
(10분) 각 조별 문구를 팀장께서 정리해서 이야기하고 투표하기 (거수로 표결)
[비전보드 만들기] 60분
"마지막으로 비전을 달성하기 위한 우리 팀의 목표를 만들어볼게요. 우리 비전달성을 위해 어떤 목표를 세우면 좋을까요?"
마지막은 팀장님의 시간입니다. 만들어진 비전문구를 화이트보드에 적으시고, 이것을 달성하기 위해 우리 팀이 해야 하는 목표를 팀원들과 자유롭게 이야기하시면서 만들어주세요. 3가지가 넘어가지 않게 만드는 것을 추천드립니다. 앞서 과정이 잘 진행되었다면 팀원들이 목소리를 낼 것입니다.
이때 목표는 S.M.A.R.T(Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timely)를 적용하여 구체적이고, 측정가능해야 하며, 달성가능해야 하고, 현실에 기반해야 하며, 시간제한을 둘 수 있는 목표가 세워질 수 있도록 적극적으로 팀장님 또한 목소리를 내어주세요.
목표가 완성되었다면 비전문구 밑에 적어주세요. 지금부터가 제일 중요합니다. 각자가 목표를 달성하기 위해 어떤 것을 해야 하는지, 할 수 있는 To Do를 포스트잇에 여러 장 적게 하시고 각자의 이름을 적어 세운 목표밑에 붙이게 해 주세요.
비전보드가 완성되면 팀장님들께서는 하나하나 읽어주시면서 앞으로 팀을 이 비전에 맞춰 어떻게 이끌어나가실지를 설명하시면 오늘의 비전워크숍이 마무리됩니다.
가이드
(10분) 비전문구를 화이트보드에 적고 어떤 목표를 세워야 달성할 수 있는지 자유롭게 이야기하기
(10분) 나온 의견을 정리하여 비전문구 밑에 목표적기(3가지가 가장 적당, 이때는 팀장님이 목소리를 높이셔도 돼요. 그래야 정확한 목표를 세울 수 있어요.)
(20분) 각자 목표에 따른 To Do를 포스트잇에 여러 장 적게 하신 후 목표에 맞춰 밑에 포스트잇을 붙이게 해주세요.(이때 각자의 포스트잇에는 작게 본인의 이름을 쓰는것 잊지마세요.)
(20분) 팀장님의 Wrap-up (비전보드의 붙여진 내용을 가능한 많이 읽어주시고 앞으로 팀이 가야 할 방향성과 오늘 비전워크숍의 의미를 한번 더 상기시켜 주세요.)
[결과 리마인드]
다음날 워크숍에서 정리된 비전보드에 대한 설명과 함께 팀장님의 소회를 남긴 메일을 보내주세요. 팀장님께서 직접 메일을 보낸 만큼 팀원들도 이것을 얼마나 중요한 워크숍이었는지를 느끼게 될 것이고, 팀의 비전을 다시 한번 상기하여 같은 방향으로 움직일 것입니다.
추가적으로, 비전워크숍은 마친 후에도 지속적으로 관리하고 업데이트하는 것이 중요한데요. 각자가 붙인 비전보드의 To Do는 1on1*을 통해 진척사항을 확인하시고 유지가 되고 있는지 팔로업 할 수 있도록 도와주세요. OKR과 연동이 되면 가장 좋을 것 같습니다.
* 1on1 방법은 이전 제 글을 참고하세요. https://brunch.co.kr/@realleadership/13
팀장님이 직접 워크숍을 진행하면서 작은 실수들과 어색함이 있을 수 있습니다. 그래도 괜찮습니다. 전문퍼실리테이터가 아니니까요. 팀장님이 직접 비전에 대해 이야기하고 구성원에 이야기를 듣고 공감하는 것만으로도 이 비전워크숍은 반이상은 성공한 것입니다.
혹시, 직접 진행하는 과정에 어려움이 있으시거나 궁금한 점이 있다면 realleadership@naver.com으로 편하게 메일 주세요. 성심껏 답 드리겠습니다.
참 팀장하기 힘든 시대입니다.
이 시대 팀장님들 항상 응원합니다.
