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by 법무법인 도하 이연구 변호사 May 10. 2024

[14-2] 주주총회의 소집 - 소집절차

법무법인 도하 이연구 변호사

[14-1] 주주총회의 소집 - 소집권자 및 소집통지 내용에서 이어지는 글입니다.

3. 주주총회의 소집절차

1) 주주명부의 폐쇄와 기준일의 설정

(1) 의의

주주총회에서 의결권을 행사할 주주를 확정하기 위한 방법으로 주주명부의 폐쇄와 기준일의 설정제도가 있다(상법 제354조 제1항). 주주명부의 폐쇄는 일정한 시기에 주주 또는 질권자로서 권리를 행사할 자를 확정하기 위하여 일정한 기간 주주명부의 기재변경을 정지하는 것이고, 기준일은 회사가 일정한 날을 정하여 그날에 주주명부에 기재되어 있는 주주 또는 질권자를 권리행사자로서 일률적으로 확정할 수 있는데 그날을 말한다.

통상 실무에서는 위의 두 가지를 함께 사용하며, 신문 공고시 ｢주식 명의개서 정지공고｣로 표시한다. 이 방법은 의결권을 행사할 주주를 확정하는 경우만이 아니라, 배당을 받을 자 또는 질권자로서 그 권리를 행사할 자를 정하기 위한 경우에 이용된다. 그 밖에 이러한 제도는 신주의 발행, 준비금의 자본전입, 전환사채 또는 신주인수권부사채의 발행 등에도 이용된다. 대체로 기준일을 설정하고, 기준일 익일(다음날)부터 주주명부를 폐쇄하는 기간을 설정하는 경우가 많다. 이 경우 주주명부 폐쇄 및 기준일 설정을 통하여 주주총회 소집 통지 대상자를 명확히 하고 관련 분쟁을 사전에 예방할 수 있다.

만일 정관으로 회사의 공고를 전자적 방법으로 하기로 결정한 경우, 정관과 법인등기사항전부증명서(법인등기부등본)에 기재된 홈페이지에 게재하는 방식으로 공고를 진행할 수도 있다(상법시행령 제6조).

(2) 결정기관

주주명부의 폐쇄 또는 기준일의 설정은 그 총회를 소집할 권한을 갖는 이사회가 결정한다. 대부분의 회사는 정관에서 이를 이사회 결의사항으로 규정하고 있지만, 이러한 정관의 규정이 없더라도 동일하게 해석된다. 그러나 정기주주총회와 같이 주주명부의 폐쇄기간이 정관에 명시되어 있는 경우에는 따로 이사회에서 결정할 필요가 없으며 이를 2주간 전에 공고할 의무도 없다(상법 제354조 제4항).

(3) 기간

주주명부를 폐쇄하는 기간은 3월을 초과하지 못한다(상법 제354조 제2항). 장기간 폐쇄하는 데 따르는 주주들의 권리행사상의 제약과 불편을 고려하여 이를 제한하고 있는 것이다. 종전에는 주주명부 폐쇄기간이 통상 결산기 익일부터 정기주주총회 종료일까지로 되어 있었으나, 최근에는 단축하는 경향을 보이고 있다.

(4) 공고

주주명부의 폐쇄 또는 기준일을 정한 때에는 그 기간 또는 날의 2주 전에 이를 공고하여야 한다(상법 제354조 제4항 본문). 이는 주주·주식의 양수인 또는 채권자 등에게 명의개서나 질권등록을 할 수 있는 시간을 충분히 주기 위한 것이다. 그러나 결산을 위한 정기주주총회의 주주명부 폐쇄기간을 정관에서 규정하고 있는 경우에는 주주명부 폐쇄의 공고의무가 없다(상법 제354조 제4항 단서).

따라서 주주총회의 소집을 위하여 주주명부의 폐쇄 또는 기준일을 정하는 경우 주주총회 소집일까지, 주주명부 폐쇄 또는 기준일 공고에 필요한 2주간의 기간과 기준일 이후 주주총회의 소집통지를 위한 2주간의 기간을 합산한 최소 4주 이상의 기간을 확보하여야 한다.

2) 주주총회의 준비 및 소집

정기주주총회 개최시까지의 절차 내지 준비사항은 법률의 규정에 의한 준비절차와 기타 준비해야 할 사항으로 구분할 수 있다.

(1) 소집 전의 법정절차

① 이사회의 주주총회 소집결의(상법 제362조) : 정기주주총회의 경우에는 주주명부 폐쇄공고 후에 주주총회 소집을 위한 이사회 결의를 하는 것이 보통이다.

② 주주총회에서 의결권을 행사할 주주를 확정하기 위하여는 주주명부의 폐쇄와 기준일의 2주간 전에 이를 공고하여야 한다(상법 제354조 제4항 본문). 정기주주총회의 경우에 정관으로 폐쇄기간 또는 기준일이 지정된 때에는 공고할 필요가 없다(상법 제354조 제4항 단서).

③ 결산기마다 이사회의 승인을 얻은 재무제표 및 영업보고서를 작성하여 정기주주총회일 6주간 전에 감사에게 제출(상법 제447조의3, 제415조의2 제6항).

④ 감사 또는 감사위원회는 위 서류를 받은 날로부터 4주간 내에 검토를 마치고 감사보고서를 작성하여 이사에게 제출하여야 한다(상법 제447조의4 제1항).

⑤ 주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 한다(상법 제363조 제1항). 자본금 총액이 10억원 미만인 회사가 주주총회를 소집하는 경우에는 주주총회일의 10일 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송할 수 있다(상법 제363조 제3항).

⑥ 정기총회 회일의 1주간 전부터 재무제표, 영업보고서, 감사보고서를 본점 및 지점에 비치하여 열람에 제공하여야 한다(상법 제448조 제1항).

(2) 소집통지와 공고

주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 한다(상법 제363조 제1항 본문).

회사가 영업의 양도·양수, 영업전부의 임대 또는 경영위임, 합병의 결의에 관한 주주총회의 소집의 통지를 하는 때에는 주식매수청구권의 내용 및 행사방법을 명시하여야 한다(상법 제374조). 다만, 소집통지가 주주명부상의 주주의 주소에 계속 3년간 도달하지 아니한 때에는 회사는 당해 주주에게 총회의 소집을 통지하지 아니할 수 있다. 의결권 없는 주주에 대하여는 통지할 필요가 없다(상법 제363조 제1항 단서). 통지서에는 총회의 일시, 장소 및 회의의 목적사항을 반드시 기재한다(상법 제363조 제2항).

그러나 자본금 총액이 10억원 미만인 회사가 주주총회를 소집하는 경우에는 주주총회일의 10일 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송할 수 있다(상법 제363조 제3항). 또한 자본금 총액이 10억원 미만인 소규모 회사는 주주 전원의 동의가 있을 경우에는 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있다. 또한 소규모 회사는 주주총회를 개최하지 않고 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있다. 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 본다(상법 제363조 제4항). 서면에 의한 결의는 주주총회의 결의와 같은 효력이 있으며(상법 제363조 제5항), 서면에 의한 결의에 대하여는 주주총회에 관한 규정을 준용한다(상법 제363조 제6항).

한편 상장회사가 주주총회 소집의 통지 또는 공고를 하는 경우에는 사외이사 등의 활동내역과 보수에 관한 사항, 사업개요 등 대통령령으로 정하는 사항을 통지 또는 공고하여야 한다(상법 제542조의4 제3항). 여기서 “사외이사 등의 활동내역과 보수에 관한 사항, 사업개요 등 대통령령으로 정하는 사항”이란 사외이사, 그 밖의 해당 회사의 상무에 종사하지 아니하는 이사의 이사회 출석률, 이사회 의안에 대한 찬반 여부 등 활동 내역과 보수에 관한 사항, 법 제542조의9 제3항 각 호에 따른 거래내역 및 영업현황 등 사업개요와 주주총회의 목적사항별로 금융위원회가 정하는 방법에 따라 작성한 참고서류를 말한다(시행령 제10조 제4항). 다만, 상장회사가 사외이사, 그 밖의 해당 회사의 상무에 종사하지 아니하는 이사의 이사회 출석률, 이사회 의안에 대한 찬반 여부 등 활동 내역과 보수에 관한 사항, 법 제542조의9 제3항 각 호에 따른 거래내역 및 영업현황 등 사업개요와 주주총회의 목적사항별로 금융위원회가 정하는 방법에 따라 작성한 참고서류를 회사의 인터넷 홈페이지에 게재하고 상장회사의 본점 및 지점, 명의개서대행회사, 금융위원회 및 한국거래소에 비치하여 일반인이 열람할 수 있도록 하는 경우에는 그러하지 아니하다(상법 제542조의4 제3항, 시행령 제10조 제4항).

그리고 상장회사가 이사·감사의 선임에 관한 사항을 목적으로 하는 주주총회를 소집통지 또는 공고하는 경우에는 이사·감사 후보자의 성명, 약력, 추천인, 그 밖에 대통령령으로 정하는 후보자에 관한 사항을 통지하거나 공고하여야 한다. “대통령령으로 정하는 후보자에 관한 사항”이란 후보자와 최대주주와의 관계 및 후보자와 해당 회사와의 최근 3년간의 거래내역을 말한다(상법 제542조의4 제2항, 시행령 제10조 제3항).

상장회사가 주주총회를 소집하는 경우에는 발행주식총수의 100분의 1 이하를 소유하는 주주에 대하여 정관이 정하는 바에 따라 회일을 정하여 2주간 전에 총회를 소집하는 뜻과 회의의 목적사항을 2개 이상의 일간지에 2회 이상 공고함으로써 소집통지에 갈음할 수 있다(상법 제542조의4 제1항, 시행령 제10조 제1항).

회사가 총회 소집의 통지나 공고를 게을리하거나 부적법하게 한 때에는 소집절차가 법령 또는 정관에 위반한 것이 되어 결의취소의 소의 사유가 되고(상법 제376조), 이사에게는 500만원 이하의 과태료가 부과된다(상법 제635조 제1항 제2호).

(3) 주주총회 소집의 철회·변경

주주총회 소집통지·공고 후에도 총회가 개최되기 전에는 소집 자체를 철회할 수 있고, 회의의 목적사항의 일부를 철회할 수 있다. 또한 주주총회의 일시·장소를 변경할 수도 있다. 상법은 주주총회 소집통지는 원칙적으로 서면으로 할 것을 규정하고 있지만(제363조), 소집의 철회·변경에 관해서는 규정하고 있지 않다. 대법원 판례에 따르면, 소집의 철회·변경은 소집의 경우에 준하여 이사회결의를 거쳐 대표이사가 그 뜻을 소집에서와 같은 방법으로 통지해야 한다(대법원 2009. 3. 26. 선고 2007도8195 판결).

이에 따라 소집의 철회를 주주들에게 휴대폰 문자로 통지하고 철회 공고문을 당초 예정된 주주총회 장소에 게시한 경우에 부적법한 철회로 판단한 데 대하여, 앞의 방법 외에 퀵서비스를 이용하여 소집철회통지서를 보낸 경우에는 적법한 철회라고 판단하였다(대법원 2011. 6. 24. 선고 2009다35033 판결).

그러나 대법원 판결에 대하여 소집철회의 통지를 받지 못한 경우에 주주의 이익이 침해되는 불이익은 크지 않으므로 그 통지방법에는 제한을 둘 필요가 없고, 간단한 휴대폰 문자 등에 의한 통지만으로도 유효하게 철회할 수 있다고 보아야 한다는 견해도 있다(송옥렬, 상법강의(제10판), 2020, 921면).

실무에서는 총회 소집일을 변경하는 통지나 공고는 변경된 회일의 2주간 전의 통지 또는 상장회사의 경우 2주간 전에 2개 이상의 일간지에 2회 이상 공고라는 시간적 간격을 준수하여야 한다고 한다.

(4) 주주총회의 연기와 속행

총회의 연기란 총회의 성립 후 의사에 들어가기 전에 회일을 후일로 변경하는 경우를 말하고, 총회의 속행은 의사에 들어가기는 하였으나 시간 또는 자료의 부족 등으로 다음 회일을 정하여 동일 의안에 대한 총회를 계속하는 경우를 말한다(상법 제372조 제1항). 연기와 속행은 일단 총회 성립 후에 이루어지는 점에서 총회 소집의 철회·변경과 다르며, 총회의 연기·속행에 따라 후일 다시 열리는 총회를 연기회·계속회라고 한다.

연기회와 계속회는 당초의 총회와 이어진 하나의 총회이므로 별도의 소집절차가 필요 없다(상법 제372조 제2항). 연기회·계속회의 일시와 장소를 당초의 총회의 결의 시에 정하지 않고 의장에게 일임한 경우에는 의장은 당초의 총회에 출석했던 주주에게만 통지하면 된다고 본다. 또한 당초 총회의 의결권 행사의 대리인은 연기회나 계속회에서도 당연히 대리권을 유지한다.

연기회 또는 계속회에서 이루어진 결의는 그 결의가 이루어진 날에 발생하며, 당초의 회의일에 소급하여 효력이 생기는 것은 아니다.