인생 첫 웨비나를 성공적으로 마치며

바야흐로 8월 초,,, 상반기에 있던 전시회를 잘 마무리한 후 업무에도 어느 정도 여유가 생겼던 시기였는데요. 회사에서 가지고 있는 리드를 다시 한번 살려 하반기 매출을 올려보자는 니즈가 있었습니다. 아웃바운드 메일 고도화, 웨비나, 유료 광고 등 여러 선택지 중에서 ‘웨비나’를 진행하게 되었습니다. 

사실 설레는 마음 반, 걱정되는 마음 반이었어요. 왜냐하면 저는 단 한 번도 웨비나를 진행해 본 적이 없었거든요. “온라인 웨비나가 전시회 1개 준비하는 것보다 해야 할 일이 적겠지?”라는 생각에 저는 웨비나의 PM을 맡게 되었습니다. 

이때부터였을까요? 제가 매일 야근을 하기 시작한 것이,,,

8월 초에 웨비나 진행이 확정되었고, 팔로업 기간을 고려하면 8월 말에는 웨비나가 끝나야 했습니다. 일정이 굉장히 촉박했는데, 약 3주 동안 참가자 모집부터 발표 자료 제작, 오퍼레이션 준비, 그리고 웨비나 라이브까지 해야 했거든요.

1. 웨비나 컨셉 기획 & 주제 선정하기

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기획에 들어가기에 앞서, 잠재 고객이 관심을 끌면서, 동시에 우리 이야기를 할 수 있는 컨셉이 무엇인지 고민했습니다. 가벼운 주제로 하면 많은 사람을 모객 할 수 있겠지만 전환율은 떨어질 것이고, 우리 제품에 핏한 주제를 선택하면 전환율은 높겠지만 신청하는 사람 수가 적을 수밖에 없으니까요.

개인적으로 새로운 파이프라인을 확장하기 위해서는 넓은 영역을 커버하는 주제를 선정해야 한다는 생각이었지만, 내부 의견을 취합하여 우리 제품을 구매할 가능성이 큰 리드를 확보할 수 있는 뾰족한 주제와 컨셉을 선정하게 되었습니다.

2. 사전 홍보하기

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컨셉과 각 세션별 주제를 정하고 나서는, 웨비나 신청자를 모집하기 위한 사전 홍보를 진행했습니다. 웨비나 일정과 연사, 프로그램, 이벤트, 사전 신청 링크 등이 포함된 홍보 메일을 가장 먼저 기획했습니다. 특히, 사전 신청폼에는 우리의 고객이 될 가능성이 큰 신청자를 확인하는 질문들이 포함하여, 영업팀에서 효율적으로 F-up을 할 수 있도록 기획하였습니다. 

그다음에, 보도자료를 배포하고, 홈페이지에는 팝업창을 세팅하여 외부 채널에서도 홍보를 진행했습니다. 사실 보도자료나 홈페이지 팝업을 보고 신청하는 사람이 있을까 의문이었는데요. 그런데 기사를 보고 회사 직접 전화하여 어떻게 신청하는 건지 물어보시는 분도 있었고, 전체 신청자의 10%는 홈페이지를 통해 모집된 것으로 보면 꽤 효과가 있는 방법이었던 것 같습니다. 

총 2주의 모집기간 동안 목표했던 신청자 수보다 40%를 초과하여  신나는 마음으로 웨비나를 준비할 수 있었습니다.

3. 발표 자료 준비하기

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사실 웨비나 준비에서 제일 많은 리소스가 투입되고, 어려웠던 과정은 발표 자료를 준비하는 것이었습니다. 아무래도 산업 전문가들을 모아 놓고 진행하는 주제인만큼 기술적인 내용을 심도 있게 다뤄야 했는데요. 마케팅팀 내부에서는 기술력이 떨어지기 때문에 내부 엔지니어, 연구원 등 다양한 팀의 도움을 받아 자료를 준비했습니다.

좋은 발표 자료를 준비하기 위해 가장 중요한 것은 커뮤니케이션인 것 같습니다. 웨비나의 방향성을 잡은 마케팅템과 기술적인 내용을 보완해 주는 연구팀, 그리고 실제 고객들과 소통하는 영업팀 등 다양한 부서의 팀원들이 지속적인 논의와 리뷰를 통해 퀄리티 높은 자료를 완성시킬 수 있었습니다. 

4. 리허설 준비하기

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앞에서 언급했듯이 저는 웨비나를 한 번도 진행해 본 적이 없었습니다. 특히, 라이브로 진행되는 웨비나에서 문제라도 생길까 봐 많은 리허설을 진행했는데요. 현장에서 발생할 수 있는 경우의 수를 예상해 보고, 어떻게 대처해야 할지 일일이 플랜 B안을 세우는 방식으로 준비했던 것 같습니다. 

(캘린더에 제가 올린 '웨비나 리허설의 리허설' 일정을 보고 동료가 보내준 메시지입니다ㅋㅋ)

5. 웨비나 라이브 진행하기

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드디어 웨비나 당일…! 제가 발표하는 것도 아닌데 왜 그렇게 떨렸는지 모르겠습니다. 웨비나가 진행되는 회의실에 송출 기기를 모두 설치하고 최종 리허설까지 마친 후, 두근두근 떨리는 심장을 뒤로하고 라이브 방송을 시작 버튼을 눌렀습니다.

저녁 9시 뉴스를 담당하는 앵커의 마음으로 웨비나 오프닝에 이어 세션1, 세션2, 세션3을 순서대로 진행했었습니다. 물론 중간에 흠칫해서 등줄기에 땀이 흐르는 순간도 있었습니다. 

결과적으로, 큰 이벤트 없이 발표자와 참석자가 모두 만족하는 웨비나로 마무리할 수 있었습니다. 보통 웨비나 사전 신청자의 40~50% 정도만 시청해도 잘 됐다고 하는데, 저희 웨비나에서는 신청자 수의 60%가 실제로 시청하였으니 꽤 성공적인 웨비나였던 것 같습니다. 

6. F-up 메일 보내기 

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이렇게 웨비나를 통해 우리 제품을 다시 한번 알렸다면, 빠르게 F-up 하는 것이 중요한데요. 웨비나 다음 날, 바로 시청자를 대상으로 참가 감사 메일을 보냈습니다. 감사 내용과 함께 문의를 남기거나 만족도 조사에 참여하면 선물을 증정하는 이벤트를 홍보하여 영업팀에서 컨택할 수 있는 연결고리를 만들고자 했습니다. 아직 마무리된 것은 아니지만 이번 웨비나를 통해 회사의 목표에 긍정적인 결과를 가져올 수 있기는 기대해 봅니다. 

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여기까지 저의 '첫 웨비나'에 대한 회고였습니다. 웨비나 준비를 위해 매일 야근하고, 주말 출근까지 하며 일했을 때는 너무 힘들었는데 대내외 적으로 호평을 받으며 끝내고 나니 뿌듯함이 더 큰 것 같습니다. 앞으로 또 어떤 새로운 프로젝트를 진행할지 모르지만 잘 해낼 수 있겠다는 자신감도 생겨 의미 있는 경험이었던 것 같습니다 :)