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매거진 한 권 OJT외에 GPT도 포함

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by 작가와 Jun 07. 2018

10장 명확한 한글 사용 방법 1.비즈니스 메시지 특징

한 권으로 끝내는 OJT

10장 의미가 명확한 한글 사용 방법

들어가기에 앞서 ‘비즈니스 메시지를 명확하게 전달하기 위한 한글 사용 방법’이라는 말은 어폐가 있을 수 있습니다. 그러나 ‘사업용 전언 또는 전갈’보다 ‘비즈니스 메시지’라는 용어가 의미나 뉘앙스 전달에 수월해 보이는 것을 생각해보면 무조건 한글을 쓰는 것도 능사가 아닐 수 있을 것 같다는 생각입니다. 이 장의 핵심은 ‘국어학자가 되자’는 것이 아니라 자신의 의도를 잘 전달하기 위해서 ‘명확한 언어 사용 습관을 들이자’는 것이기 때문에, 외래어 혼용에 대해 오해하지 않기를 바랍니다.

1. 비즈니스 메시지의 특징

업무 수행 과정에서 어떻게 하면 메시지를 잘 전달할 수 있을까요? 그중에서도 휘발성으로 사라지는 대화가 아닌, 한 번 기록하면 삭제되기 전까지 계속 남아 있는 보고서의 메시지는 어떻게 정리를 해야 할까요? 보고서 메시지는 책을 쓰거나 글짓기를 하는 것과 사뭇 다른 측면이 분명히 있습니다. 왜냐하면 다음과 같은 몇 가지 특징을 갖고 있기 때문입니다.

1) 보고서를 읽는 독자가 있음

우선 보고서 메시지는 회사에 글을 읽는 독자가 무조건 있습니다. 독자는 한 명일 수도 있고 여러 명일 수도 있는데 보통 보고서 작성자보다 높은 직급의 사람이 독자인 경우가 많습니다. 이 점을 기억하는 것이 정말 중요한데, 보고서를 작성하다 보면, 작성자 스스로는 고민을 많이 해서 잘 알고 있는 내용이더라도 독자 측면에서는 내용이 생소해서 쉽게 이해하지 못할 수도 있기 때문입니다.

2) 보고서를 쓰는 목적이 있음

보고서를 취미로 작성하는 사람은 보지 못했습니다. 보고서 작성은 내외부 현황에 대한 정보를 공유한다든지 특정 의사결정을 지원하기 위한 근거를 제시한다든지 등 글을 쓰는 목적이 분명하게 있습니다. 그리고 그 목적 달성을 위해 필요한 내용을 잘 구성하는 것이 필요하고, 내용 구성을 잘 하기 위해 보고서 전체의 흐름을 자연스럽게 하는 것도 중요하고(다음 장에서 언급 예정), 각각의 단어, 문구, 단락 등을 잘 기술하는 것도 중요합니다.

3) 보고서 자체 뿐만 아니라 드러나지 않은 주변 상황을 고려해야 함

“수요를 충족시키고 결품 발생률을 낮추며 생산성까지 향상시킬 수 있기 때문에 노후화된 설비를 신 설비로 바꿔야 함”

위의 문장만 읽어보면 설비를 새것으로 바꿔야 한다는 생각을 하게 됩니다. 그러나 생산라인에 있는 사람 입장에서는 회사의 비용 절감에 대해 이야기하는 것으로 해석을 할 수 있고, 신 설비 도입으로 인해 나의 일자리가 사라질 수도 있다는 불안감이 떠오를 수도 있습니다. 따라서 보고서를 작성할 때, 보는 사람에 따라 민감할 수 있는 내용은 전체 맥락에 더욱 신경을 써서 언급하는 것이 필요합니다.

4) 글을 쓰는 사람이 사실과 의견을 잘 구분해야 함

보고서의 사실과 의견을 작성자 스스로 구분해야 합니다. 메시지 작성자가 글을 쓰는 시점부터 자신의 취향, 주장, 객관적인 사실을 구분하여 글을 쓰면 전체적인 설득력을 높일 수 있기 때문입니다. 자신의 의견이 단순 취향이면 근거가 없어도 되지만, 목적 달성을 위한 주장이라면 합리적인 근거가 필요하고 그 근거들은 대부분 객관적인 사실을 바탕으로 하기 때문에 이를 인식하면서 쓰는 것만으로도 글의 논리가 더욱 견고해집니다.

5) 참조 자료의 신뢰성을 고려해야 함

예를 들어 당신은 지금 신사업을 검토하고 있다고 가정해보기 바랍니다. 그리고 신사업의 일환으로 동남아 시장에 진출하려 합니다. 그런데 당신이 갖고 있는 자료의 출처 연도가 2007년입니다. 글을 쓰는 지금은 2020년이기 때문에 오래된 자료를 사용한 보고서는 설득력과 신뢰성이 떨어집니다. 그럼에도 불구하고 이 보고서를 바탕으로 신사업 검토를 위한 자료로 활용하겠습니까?[1]

6) 보고서는 회사(조직)에서 재인용 또는 재활용됨

내가 제출한 보고서는 회사 내에서 계속해서 재활용될 확률이 높습니다. 예를 들어 보고서를 리더에게 제출을 하면, 리더는 그 보고서를 다시 상사에게 제출하거나 발췌하여 이용할 수 있습니다. 따라서 최초의 보고서에 정확한 내용을 기술하는 것이 매우 중요합니다.

7) 형식도 내용만큼 중요함

<그림 1: 비즈니스 메시지의 특징 1>

형식을 간과하는 것은 신입사원이 가장 많이 실수하는 부분 중에 하나입니다. 보고서의 형식 준수란 일차적으로는 어법을 정확하게 쓰는 것이고 다음은 읽기 편하게 정갈한 모습을 갖추는 것입니다. 즉 보고서의 가독성을 높이기 위해서 형식을 갖추어야 합니다.

<그림 2: 비즈니스 메시지의 특징 2>

<그림 1>보다는 <그림 2>가 보기 편하고, 이보다는 <그림 3>이 직관적으로 더 쉽게 이해할수 있습니다. 그래서 보고서를 쓸 때 오타 점검은 물론이고 같은 내용이라도 단락을 나누거나 폰트 및 글씨체 변경 등의 작업을 거치는 것이 필요합니다.

<그림 3: 비즈니스 메시지의 특징 3>

8) 끊임없는 퇴고 끝에 완성도 있는 메시지와 보고서가 도출됨

글을 쓸 때 한 번에 완성도 높은 메시지가 나오는 경우는 거의 없습니다. 보고서로 확장하면 내용이 함축된 문장이나 단락의 완결성도 중요하고, 형식도 함께 신경을 써야 합니다. 이때 혼자서 여러 번 퇴고하는 것도 필요하지만, 주변의 피드백을 받는 것도 좋은 방법 중 하나입니다. 왜냐하면 혼자 모든 것을 해내려고 하면 글의 논리적 전개 측면에서 객관성을 잃어버리기 쉽기 때문입니다. 따라서 주변 지인들에게 도움을 요청해 간단한 오타라도 잡아내는 과정이 필요합니다.

보통 1번부터 4번까지는 보고서를 쓰는 초반에 신경을 많이 써야 하고, 5번부터 8번까지는 후반에 집중해야 합니다. 마지막에 퇴고를 언급하긴 했지만, 전체적으로 자가점검을 하면 할수록 보고서의 품질이 좋아지며, 품질 좋은 보고서를 직접 작성해보는 경험을 많이 하면 할수록 보고서 작성의 실력이 더욱 향상된다고 보시면 됩니다.

[1]숫자송의 가사 중, ‘육십억 지구에서 널 만난 건, 칠 럭키야’라는 것이 있는데, 지구촌의 인구는 70억 명이 넘은지 오래되었음

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