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by 작가와 Nov 06. 2018

눈 떠있는 시간을 관리하는 방법 3-1 기록하기

업무 기본기와 소소한 팁

3. 시간관리 방법

시간관리의 의미는 시간 확보에서부터 시작한다고 마무리했습니다. 그럼 회사에서 일을 할 때 실제로 어떻게 수행할 수 있을까요? 그것은 기록하기, 분석하기, 선택하기의 3 단계로 진행하면 됩니다.

① 기록하기

시간관리에 저술한 책들을 보면 공통적으로 하는 말이 있습니다. 바로 ‘내가 실제로 시간을 어떻게 쓰고 있는지 기록해야 한다’는 것입니다. 기록하는 것은 보기에 쉬워 보이나 실제 수행하려면 어느 정도 의지와 노력이 필요합니다.

실제로 몇몇 기업의 대표이사 분들에게 “본인이 생각하기에 하루를 어떻게 사용하는 것 같으신가요?”라고 물어보았습니다. 어떤 분들은 “나는 외부인사 만나는데 1/3 정도 시간을 쓰는 것 같다”라고 했지만 실제 기록을 통해 확인한 결과 그분은 외부인사를 만나는데 1/10 정도의 시간을 쓰고 있었습니다. 또 어떤 분은 1/2을 내부 직원분들과 미팅하는 데 쓴다고 했지만 실제로는 외부 분들과의 미팅에 시간의 80% 정도를 사용하고 있었습니다. 사회적으로 경험도 많고 통찰력도 있다고 볼 수 있는 대표이사 분들도 자신의 시간 사용을 객관화하지 못하는 것입니다. 그렇기 때문에 ‘기록하기’는 더 중요한 활동입니다. 기록은 자신이 기존에 생각했던 것보다 더 큰 차이를 보여주면서 시간 활용의 현실을 자각할 수 있도록 도와주기 때문입니다.

<그림 6: 엑셀을 활용해 시간 기록 하기>

실제로 필자는 약 10년 전에 엑셀을 활용하여 나의 실제 24시간을 모두 기록한 적이 있습니다. 잠시 화장실을 다녀오는 시간, 딴 생각을 하는 시간까지 다 기록하다 보니 실제 내가 시간을 어디에 쓰고 있는지 명확하게 알 수 있었습니다. 밤 11시, 12시에 퇴근을 하던 때에도 필자가 실제로 업무에만 집중한 시간은 약 8시간 20분 정도였다. 이처럼 업무시간 동안 집중해서 실제 가치를 창출할 시간을 확보하는 것은 쉽지 않다. 머릿속으로는 회사에서 가치 창출을 위해 집중해서 일을 했다고 생각하더라도 실제로는 그렇지 않은 것입니다.

<그림 6> 탬플릿은 아침에 일어나서 저녁에 잠들 때까지 하루를 어떻게 쓰는지에 대해 정리할 수 있는 표입니다. 주말을 제외하고 본인의 평소 시간 사용에 대해 적어보기 바랍니다. 특히 상사나 고객의 스케줄에 따라 자신의 스케줄이 달라지는 업무를 하는 분들은 필자가 했던 것처럼 분 단위로 실시간 기록을 하는 것이 유용한 방법입니다. 그리고 과업을 세부적으로 나누어 적는 것이 더 도움이 됩니다. 예를 들어 ‘PPT 제작’이 큰 단위 업무라면 ‘PPT콘텐츠 리서치 및 정리’, ‘PPT 템플릿 생각하기’, ‘PPT초안 만들기’, ‘PPT 편집하기’ 등으로 세부 업무를 나눠 적는 것입니다. 그러면 시간을 어떻게 쓰는지 더 명확하게 알 수 있습니다. <파일 첨부>

Daily Timetable of SEIGNITER_template.xls

끝으로 기록하기의 좋은 점은 매일 할 필요가 없다는 것입니다. 365일 동안 계속 다른 일을 하는 경우는 많지 않고, 주별, 월별로 일정한 패턴의 일을 하는 경우가 많기 때문에 보통 2주 정도만 기록하면 ‘나의 시간 활용’ 기록 자료로 충분합니다.

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