깔끔한 문서 작성을 위한 다섯 가지 팁
기획서나 보고서 작성을 앞두고 있다면
서점에 가면 각양각색의 책 표지가, 유튜브를 켜면 궁금증을 자극하는 섬네일이 우르르 손을 내밉니다. 마음 같아서는 전부 다 보고 싶지만, 시간은 한정되어 있죠. ‘보기 좋은 떡이 먹기도 좋다’를 넘어 ‘보기 나쁜 떡은 먹지도 않는다’가 당연해진 오늘날. 내실의 중요성이야 두말할 필요도 없지만, 그 내실을 선보이려면 ‘첫인상’이라는 허들을 넘어야 합니다.
이력서를 받았는데 제목이 양재와당체로 적혀 있다? 그 사람에 대해 적어도 ‘보편적인 취향의 소유자’라는 인상은 갖기 힘들 것입니다. 양식이 내실을 담보하지는 않지만 ‘프로스러움’ 한 스푼 정도는 더할 수 있습니다.
양재와당체. ‘꾸미기 글꼴’이라는 분류에 속으면 안 됩니다.이미지 첨부 없이 글로만 채운다면 계층 구분이나 글머리표만 신경 써도 한결 깔끔해집니다. 하지만 표와 그림이 들어가면 이야기가 복잡해지죠. 셀 크기는 뒤죽박죽이고, 그림은 본문과 착 달라붙어 있고. 내실을 다졌지만 문서 내용이 한눈에 들어오지 않거나 어딘지 모르게 어설프다면 아래 체크리스트를 하나씩 짚어 봅시다.
메뉴명은 한글 2020을 기준으로 하지만, 워드나 Mac Pages에도 적용 가능합니다.
(1) 다양한 선 활용하기
셀 테두리만 잘 고르면 구구절절 설명하지 않아도 셀과 셀 사이의 관계를 보여줄 수 있습니다. 두 개의 셀이 실선 대신 점선으로 구분되어 있으면 내용 간에 긴밀한 관계가 있다고 유추하는 것처럼 말이죠. 표를 그릴 때 주로 사용하는 테두리는 아래와 같습니다.
0.12mm 실선(기본 설정)
0.40mm 실선
점선
이중 실선
모험을 겁내는 성격이 여기서 드러나네요(...) 각자의 심미안에 따라 점선 간격이나 선 굵기는 얼마든지 달라질 수 있습니다. 다만 표 하나에 지나치게 다양한 선이 공존하면 보기에도 번잡스럽고, 편집 과정에서 실수가 나올 수 있습니다. 작은 표라면 위아래 테두리를 굵게 하고 좌우 테두리를 없애도 깔끔합니다.
(2) 표 내부 여백
표 테두리와 텍스트가 딱 붙어 있어 보기에 답답하다면 엔터키를 눌러 한 줄을 띄우기 전에 ‘안 여백 지정’ 메뉴를 살펴봅니다. 한글 기본 설정은 좌우 1.8mm, 상하 0.5mm입니다. 좌우 여백은 별문제 없지만(표 텍스트는 가운데 정렬을 할 때도 많고요) 상하 여백은 조정이 필요합니다. 앞서 소개한 예시 이미지도 상하 여백을 2.5mm로 설정했습니다.
(3) 그림 외부 여백
그림 크기가 작을 경우, 문단 사이에 집어넣어 글이 그림 옆으로 흐르게 하면 문서가 한층 알차 보입니다. 이때 간과하기 쉬운 사항이 바로 ‘그림 외부 여백’입니다. ‘그런 기능이 있었어?’ 싶은 분들도 적지 않을 것입니다. 이 기능과 그림 캡션, 단락 기능을 잘 활용하면 인디자인 부럽지 않은 편집 디자인을 구현할 수 있습니다.
‘캡션 넣기’ 메뉴로 이미지 설명을 넣어 보았습니다. 그림 밑에 ‘가로 글상자’를 추가해도 캡션 비슷하게 만들 수 있지만, 한글에는 그림 캡션만 불러와 차례를 만들어 주는 기능이 있습니다. 논문이나 보고서에서 흔히 볼 수 있죠. 따라서 가급적 ‘캡션 넣기’ 메뉴를 이용해 설명을 넣는 것이 좋습니다. 캡션은 본문과 차별화를 주기 위해 폰트 크기를 조금 줄였습니다.
(4) 그림 원본 비율 유지
이미지는 무조건 원본 비율을 유지합니다.
‘개체 속성’ 메뉴 ‘기본’ 탭에서도 그림 크기를 조절할 수 있지만 비율이 깨지기 쉽습니다. 대신 ‘그림’ 탭에서 ‘가로 세로 같은 비율 유지’에 체크한 다음 원하는 수치를 입력합니다. 분량을 맞추고자 어쩔 수 없이 비율을 깨트리거나 그림 중 일부만 필요하다면 ‘자르기’ 기능을 사용하면 됩니다.
(5) 하이퍼링크의 꼬리를 잘라라
하이퍼링크를 넣는 세 가지 방법.외부 페이지를 링크하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 주소를 입력한 다음 엔터키를 누르면 글씨가 파란색으로 변하면서 자동으로 하이퍼링크가 생기지요. 가장 편리한 방법이지만 긴 주소가 들어가면 아무래도 보기에 깔끔하지 않습니다.
2, 3번처럼 일부 문구만 블록 지정해서 하이퍼링크를 설정할 수도 있습니다. 여기서 고민해 볼 문제가 있습니다. 2번은 분량을 덜 차지하지만, 따로 설명이 없는 한 읽는 사람은 저 링크를 클릭했을 때 어디로 이동할지 알지 못합니다. 이는 약속 장소랍시고 무슨 동 몇 번지 하는 주소만 덜렁 주는 것이나 마찬가지입니다. 검색해 봐도 상호명은 물론 뭐 하는 곳인지도 나오지 않는다면 가는 내내 불안하겠지요.
여담이지만 라떼만 해도 납치 태그와 무한 팝업창이 횡행했는데 말이죠.... 요즘은 보안 기술이 워낙 발달해서 걱정할 필요 없지만, 아직도 정체를 알 수 없는 링크는 선뜻 클릭하기가 무섭더라고요.
요리를 한다고 가정해 봅시다. 맛을 잡으려면 몇 번이고 간을 봐야 하고, 그런다 하더라도 맛이라는 것은 무척이나 주관적인 개념이므로 확신이 서지 않습니다. 하지만 플레이팅이 깔끔하냐, 그렇지 않느냐는 한눈에 파악할 수 있습니다. 그릇 가장자리를 닦아내거나 재료를 가지런히 모으는 등의 사소한 배려로 최악을 피할 수 있지요.
앞서 설명한 다섯 가지 체크리스트는 그런 ‘사소한 배려’입니다. 스스로도 몇 번이고 보고 싶어질 만큼 깔끔한 문서를 만들고 나면 문서의 내실을 다지는 행위도 즐거워질 것입니다:)
