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계정을 잊어버리셨나요?

by 행복발전소 정리수납 May 01. 2023

빠르고 만족스러운 대량 일괄 처리방식

생산성향상 극대화 방법

대량 일괄 처리방식으로 집중할 수 있는 환경이 조성되면 상상 이상으로 일을 빠르게, 즐겁게 그리고 훌륭하게 처리할 수 있게 될 것이다. 초생산성 p251

생산성을 극대화하는 아홉 가지 비법 중 이상적인 일주일을 계획하는 통합하기다. 멈춰서 돌아보며 나아갈 방향을 설정하고 불필요한 것은 과감히 잘라내는 과정이 있었다. 이제는 행동하는 것이다. 제아무리 좋은 계획도 실천 즉 행동으로 옮기지 않으면 아무런 소용이 없다. 오늘 생산성 극대화 방법은 대량 일괄처리방식이다. 일괄처리는 비슷한 일을 모아 정해진 시간에 한꺼번에 처리하는 것으로 집중력을 유지한 상태에서 많은 업무를 효과적으로 할 수 있는 방법이다.

노트북을 켜면 가장 먼저 여는 화면이 데일리 리포트라는 이름의 엑셀파일이다. 3P 바인더를 사용하고 있지만 엑셀파일을 추가로 사용하는 이유가 있다. 한 개의 파일을 열어서 여러 개의 작업을 할 수 있다는 장점 때문이다. 시간대별로 있는 다이어리는 하루의 공간이 제한적이라 불편할 때가 있다. 또 펜슬을 꺼내 들어야 하고 화면을 열어야 한다. 반면에 엑셀파일은 이미 열려있고, 시트를 추가하거나 수식을 활용한 간단한 계산 등 너무나 요긴하게 잘 활용하고 있는 엑셀이다.

잘라내기 과정에서는 생각나는 대로 추가하는 엑셀파일이 독이 되는 건 아닐까 하는 하는 의문이 살짝 들었던 것도 사실이다. 하지만 이번 통합하기 단계에서는 비슷을 일을 한꺼번에 묶을 수 있는 기능 등 업무 효율을 올릴 수 있다는 점에서 다시 한번 드는 확신이다. 오랫동안 사용해 왔던 엑셀이 편해 정해져 있는 양식이 아닌 경우 대부분 엑셀을 활용하고 있다. 작업도구에 대해 생각하게 된다.

대량 일괄처리 방식에 관한 최근 경험이 있다. 유튜브 콘텐츠 1개를 업로드하기 위해서는 작업과정이 많다. 기획하고 자료를 만들고 대본을 쓰고 촬영하고 편집까지 여러 과정을 거친다. 시간이 많이 걸리는 작업이라 전업 유튜브가 아니기에 자주 업로드를 못하고 있었다. 그러던 중 동기부여 강연가이자 작가이며 유튜버인 '드림 코치'님의 영상에서 힌트를 얻었다.

오늘 말하는 대량 일괄처리 방식이 그것이다. 영상 하나를 마치고 또 다른 영상을 만들게 되는데 그렇게 하는 것보다 몇 개를 한꺼번에 촬영하고 편집도 한꺼번에 하라는 것이다. 이를테면 촬영-촬영-촬영, 편집-편집-편집의 형태다. 얼마 전 수업 가는 길에 사무실에 들러 짧은 영상을 촬영하고 다양한 계정에 업로드하는 간단한 방법에 대한 코칭이 있었다. 감사한 시간이었다.

덕분에 1분 미만의 짧은 영상이라 부담 없는 쇼츠 10개를 한꺼번에 촬영하고 틈틈이 편집해 빠른 기일 내 업로드할 수 있었다. 전문 유튜버가 아니라 장비가 세팅되어 있는 게 아니다. 촬영을 위해서는 삼각대를 설치해 각도를 맞추는 작업에 소요되는 시간이 있는 만큼 한꺼번에 촬영하니 그만큼 시간을 절약할 수 있었다.

참고로 조지타운 대학의 컴퓨터 공학자 칼 뉴포트는 우리가 업무 사이를 오갈 때 주의력이 곧바로 따라오지 못하고 잔류해 있는데 이를 '주의 잔류물'이라고 이름한다. 캘리포니아 대학 어바인 캠퍼스의 연구팀은 직장인들이 이메일이나 전화 등으로 방해받은 직후 업무로 복하기까지는 평균 25분 정도가 소요된다는 결과를 보였다. 한 번에 여러 가지 일을 처리하는 멀티태스킹이 좋지 않은 이유도 여기에 있다.

그동안 줄곧 효율적인 시간관리를 한다며 한꺼번에 여러 가지 일을 하려고 했던 습관 중 하나가 멀티태스킹이다. 멀티태스킹이 좋지 않다는 것을 알고 습관을 수정해가고 있는 중이다. 오늘 다시 한번 느꼈다. 한 번에 하나씩 하면 집중력이 올라가고 더 많은 일을 더 효과적으로 해 낼 수 있다는 것을.