친하다고 일이 잘 되지는 않습니다.
업무 커뮤니케이션에 집중해야 합니다.
이전의 저는 사람들끼리 친하기만 하면 모든 일이든 다 해결되는 줄로만 알았습니다. 좋은 관계를 유지하기만 하면 누군가에게 요청을 해야 할 때 일이 더 잘 될 것이라고 생각했기 때문입니다. 소위 사내 커뮤니케이션을 잘 유지해야 하는 것이 좋은 것이라는 생각이었습니다.
그런데 시간이 지날수록 그것뿐만이 아니라는 생각이 들었습니다. 서로가 친하다고 하더라도 문제가 발생하는 조직들을 많이 봐오면서 지냈기 때문입니다. 회의를 했음에도 회의실을 나가기만 하면 서로 무엇을 하기로 했는지 조차도 정리되지 않고, 같은 현상을 보며 논의했음에도 서로 다른 생각으로 해석을 하는 일들이 벌어지곤 했습니다. 이런 일들이 점점 늘어나자 내가 생각하고 있는 게 맞는 건가라는 의문이 들었습니다.
방법을 찾아가던 중, 업무 커뮤니케이션이라는 용어를 보았습니다. 업무 커뮤니케이션은 사내 커뮤니케이션과 다른 목적을 갖고 있고 업무 커뮤니케이션이 좀 더 일의 효율성과 관련되어 있다는 말이었습니다. 사내 커뮤니케이션은 서로 간의 관계에 영향을 줄 수 있지만 정작 업무 수행에는 직접적인 영향을 주지 못한다고 합니다. 보고나 전파, 문의 등의 형태로 표현되는 업무 커뮤니케이션을 신경 써야 문제를 해결하는데 더 수월해진다는 의미였습니다.
업무 커뮤니케이션을 잘하기 위해서는 어떻게 해야 할까요.사내 커뮤니케이션은 사람과의 관계를 더 좋게 만들기 위한 것이 주된 목적입니다. 그래서 대화의 기준이 사람이 됩니다. 반면에 업무 커뮤니케이션의 기준이 되는 것은 일입니다. 일에 대한 정보를 잘 전달하는 것이 업무 커뮤니케이션의 목적이기 때문에 모든 초점은 대화 안에 내포된 정보 전달에 초점을 맞춥니다.
예를 들어, 내가 요구사항을 전달한다고 하면 요청하려 하는 사항은 어떤 것인지, 이 일을 왜 요청해야 하는지, 이 일을 통해 받을 수 있는 이점은 무엇인지 등을 잘 전달해야 듣는 이로부터 오해가 없고 빠른 이해관계를 만들 수 있습니다. 답변을 할 때도 마찬가지입니다. 대화를 통해 전달받은 정보에 대해 나는 이렇게 이해했다는 해석과 이해도를 명확하게 전달해야 부족한 정보가 무엇인지 상대방이 빠르게 이해할 수 있습니다.
만약 목적에 맞지 않는 말하기로 서로를 대응한다면 정보의 전달에 부족함이 생길 수 있어 일이 진행되지 못하거나 완성도가 떨어진 결과물이 나올 수 있습니다. 일에 대한 정보를 기준으로 대화를 진행해야 하는데 상대방의 기분을 상하지 않게 하고 싶어 전달해야 하는 말을 하지 못한다면 그건 상대방을 배려하는 게 아니라 일에 대한 신뢰를 깨뜨리는 행동일 뿐입니다.
업무 커뮤니케이션은 잘하기 위해서는 전달하고자 하는 정보가 명확해야 하고 양방향의 소통이 원활히 이루어지도록 서로가 신경 써야 합니다. 정보를 명확하게 만들기 위해서는 모든 정보를 그대로 받아들이는 것이 아닌, 질문을 통해 전달된 정보를 더 구체화하는 과정이 필요합니다. 어떤 말을 전달할 때, 상대방이 이를 어떻게 생각할지를 되물어보며 정보가 부족한 사항이 있을지를 검토하기 위해 육하원칙(5W1H)을 적용하거나 5Why기법을 사용해 보는 것도 방법입니다. 또, 서로 간의 소통을 확인하기 위해 상대방이 잘 이해했는지를 다시 한번 물어가며 이해 수준을 맞춰가는 것도 꼭 필요한 일입니다.
일을 잘하는 사람은 개인 역량이 뛰어난 사람이라고 생각했던 때가 있었습니다. 그래서 맹목적으로 그런 사람이 되고 싶어 혼자 노력했던 기억이 있습니다. 시간이 흐른 지금은 그 역량만으로는 부족함을 알게 되었습니다. 일이라는 것은 나 혼자서만 해나가는 것이 아니라 여러 사람이 함께 만드는 것이기 때문입니다.