회의진행, 그라운드 룰 속에서 TPD 관리하기
성공적인 회의 진행을 위한 4가지 팁
회의주관자로서 매니저는
회의 참석자들의 팀 다이내믹스를 끌어올려야 한다.
참석자들의 에너지는 무한정 높게 유지될 수 있는 것이 아니라서
한정된 시간 내에 자발적 참여를 이끌어 내고
이따금 논의가 괘도를 이탈하면 바로 잡을 수 있는 능력이 필요하다.
이를 위해서는 회의 진행의 기본적인 원칙과 위기대응 방법에 대한 실무적인 퍼실리테이션 스킬이 필요하다. 회의를 진행하는 데 있어서 아래 3가지를 명심한다면 당신의 회의는 생산적이고 목적을 달성할 수 있을 것이다.
첫째, 시간을 관리하면서 분명하고 간결하게 회의를 진행(Time Management) 해야 한다. 참석자들이 지루함을 느끼거나 집중력을 잃어버릴 정도로 회의가 늘어진다는 느낌을 주게 되면 토의는 형식적으로 흐르게 된다. 의사결정이나 문제해결 관련 회의는 핵심참가자를 중심으로 핵심안건에 대한 집중 토의를 통해 50분 이내에서 마무리할 수 있도록 사전 준비단계에서 정밀한 고려가 필요하다. 필요한 자료나 정보는 회의 안건을 공지할 때 사전에 배포하고 필요하다면 참석자들에게 사전 준비(prep work)를 요구해 본 회의의 집중도를 높일 수 있어야 한다. 또한 핵심 안건에 대한 토의가 길어질 수 있음을 염두에 두고 10~20분 전후의 여분의 시간을 남겨 두어야 한다.
회의 시간은 참석자의 숫자와도 밀접하게 관련되어 있다. 50분 정도라면 5명 이내의 사람이 가장 활발하게 토론할 수 있고, 5명 이내의 사람이라면 회의 주관자는 참석자들의 바디 랭귀지나 눈빛 등 미세한 분위기까지도 읽으면서 효과적인 토론을 이끌어 낼 수 있다. 지나치게 많은 사람이 참여하게 되면 개인들에게 주어지는 발언 기회가 줄어들게 되어 활발한 토론보다는 주제에 대한 겉핥기(tapping) 수준에서 끝날 가능성이 높아진다. 아이데이션 회의의 경우에는 일반적으로 좀 더 많은 사람이 참석하게 되면서 회의시간도 길어질 수 있다. 이 경우에도 사전과제 부여, 소 그룹 토론(사람들은 작은 그룹에서 더 열정적으로 자신의 의견을 표출한다), 포스트잇 활용 등을 통해 효율적성을 높여야 한다.
90분 이상의 시간이 소요될 것으로 예상되면 중간에 휴식을 삽입하고 다양한 활동이 연계된 퍼실리테이션 기법을 가미하여 워크숍 형태로 진행하는 것을 고려해 볼 필요가 있다. 긴 시간 동안 참석자들의 에너지를 유지시키기 위해서는 참석자들의 자발적 활동을 유도할 수 있는 전문적인 퍼실리테이션 스킬이 필요하다. 전략적 회의도가 높은 끝장회의 성격이라면 외부의 전문 퍼실리테이터를 활용하는 것을 권장한다. 외부 퍼실리테이터는 회의에 대한 집중도를 높이면서 팀 다이내믹스를 이끌어 낼 수 있다. 회의 준비에서, 진행, 팔로우업까지 함께 하면서 회의의 목적(Purpose)에 부합하는 성과물(Product)을 도출할 수 있다.
둘째, 참석자들의 전원 참여(Participation Management)를 유도할 수 있어야 한다. 일반적으로 회의를 시작할 때는 참가자 전원이 순차적으로 돌아가면서 의견을 발표하는 라운드 로빈(Round Robin) 방식을 채택하여 자발적 참여와 토론에 불을 붙여야 한다. 민감한 주제나 찬반을 묻는 경우에는 포스트잇 등에 먼저 의견을 간단히 메모하고 발표하는 방식을 취하거나, 무기명 투표를 먼저 실시하고 참석자들이 자연스러운 분위기에서 의견을 표출할 수 있는 분위기를 조성하는 것이 중요하다. 의사결정의 경우에도 좀 더 자유로운 의견 개진을 위해 아이디어나 의견을 풀립차트(Flip Chart)에 기록하고 참석자들로 하여금 원형 스티커 등을 주어 투표를 먼저 하게 한 후 의견을 개진하게 할 수 있다. 참석자들 간에 상하 위계가 존재한다면 직책을 생략한 상호 존칭이나 애칭을 사용하게 하는 것도 좋은 방법이다. 또한 회의주관자는 Proactive Listening을 바탕으로 참석자들에게 자신의 의견을 귀 기울여 듣고 있다는 느낌을 전달하면서, 지속적으로 질문을 던져 의견을 확인하고 토론의 깊이를 더해야 한다. 회의주관자의 듣기 능력과 질문능력은 참석자들의 자발적 참여와 에너지를 유지하게 하는 핵심이다.
회의는 참석자들의 참여와 공유를 통해
공동의 결과물을 만들어 냄으로써
회의 결과에 대한 자발적 승인을 유도하여
사후 실행력을 강화하는 것이 목적임을 명심해야 한다.
셋째, 회의는 때때로 주제와 다른 방향으로 토론이 흘러가기도 하는데, 회의 주관자는 이 상황을 잘 관리(Derail Management)할 수 있어야 한다. 회의가 주제를 벗어나는 경우는 특정 참석자가 회의목적을 명확히 인지하지 못하거나 세부 안건에 대해 동의하지 못하는 경우에 주로 발생한다. 또한 회의안건에 너무 깊게 몰입한 나머지 지나치게 세부적인 문제나 너무 포괄적인 원칙을 언급해 다른 참석자들과 보조를 맞추지 못하는 경우도 있고, 지난 안건에 대해서 지속적으로 의견을 개진하는 경우도 흔하게 발생한다. 이러한 상황을 방지하기 위해서는 회의 준비단계에서부터 유관부서나 참석자들로부터 회의 안건에 대한 피드백을 받고 이를 반영하여 명확하게 가이드라인을 세우는 것이 가장 중요하다고 할 수 있다.
회의가 시작되면 가장 먼저 회의안건에 대해 참석자들의 의견을 묻고 동의를 구하는 행위나 특정 안건에 대한 토의가 끝났다고 생각되면 요약을 하고 참석자들에게 추가적인 의견과 우려사항을 묻고 다음 안건으로 넘어가는 것은 이러한 이유에서다. 회의 중에 특정 참석자가 레일을 벗어났을 때 회의 주관자가 적시에 적정하게 조치하지 못하면 팀의 에너지는 급격하게 하락할 수 있다. 회의 주관자는 이러한 상황에 대해 부정적 시각을 가지기보다는 호기심을 가지고 주제와의 연관성을 질문하여 발언자가 자연스럽게 레일 위로 돌아오게 만들 수 있어야 한다. 또는 현재 토론 중인 주제와 관련성은 조금 떨어지지만 좋은 의견이나 우려사항의 경우에는 플립차트의 이슈리스트(Issue List)에 기록하여 다음번 회의나 마지막 토론의 주제로 삼을 것을 약속하고 레일 위로 참석자들을 다시 데리고 오면 된다.
회의 기본규칙(Ground Rule)을 설정하여 TPD를 관리하자!
회의 주관자는 본격적으로 회의가 시작되기 전에 회의의 기본규칙을 공지하고 참석자들의 의견을 묻고 반영하여, 참석자들이 동의하고 공유하는 회의 기본규칙을 완성할 필요가 있다. 이는 TPD 관리를 위한 회의의 기본적 진행규칙이며 회의주관자와 참석자들 간의 약속으로서 필요한 경우 회의 주관자가 참석자들을 관리하고 통제할 수 있는 수단이 되기도 한다.
시간관리 측면에선 참석자들의 시간 자원을 존중하면서 효율적으로 회의를 진행하기 위한 정시 시작, 정시 마치기 등이 기본규칙의 주요 내용이 된다. 이는 간결하고 구체적인 회의 진행시간을 명시함으로써 참석자들에게 일정 부분 긍정적 시간압박으로 작용하여 집중적이고 효과적인 토론을 유도할 수 있다. 회의 중간에 휴식시간이나 소그룹 토론이 있는 경우에는 정시 시작이 매우 유용한 시간관리 규칙이 된다. 회의에서의 5분은 나의 5분이 아니고 참석자 모두의 5분이다. 8명이 참석한 경우 내가 5분 늦으면 40분이라는 시간자원이 허비된다는 점을 주지 시켜야 한다.
전원참여 측면에선 다른 사람의 의견을 경청하고 존중하는 태도를 강조하는 것이 일반적이다. 다른 사람의 발언이나 의견에 함부로 끼어들거나 방해하는 행위는 절대 하지 말아야 하는 행동임을 강조한다. 브레인스토밍에선 비판금지가 핵심이 된다. 또한 의사결정이 필요한 회의의 경우는 의사결정 방식에 대한 규칙도 필요하다. 의사결정자의 결정을 지원하기 위해 의견을 모으는 회의인지, 의사결정을 하기 위한 회의인지, 의사결정을 위한 회의라면 토론 후 다수결의 원칙으로 정할 것인지, 만장일치로 결정할 것인지, 투표는 기명, 무기명 어떤 방식으로 할 것인지 등에 대한 규칙은 참석자들로 하여금 회의 산출물과 자신의 역할에 대한 기대를 명확히 하게 한다. 만장일치의 경우는 합의가 되지 않았을 때 최종 의사결정권자가 결정할 수 있음을 공지해야 한다.
회의주관자가 토론을 관리하는 측면에선 휴대폰, 노트북 등 디지털 기기의 사용, 다른 업무를 보는 행위 등 멀티태스킹 행위를 엄격히 금지하는 조항을 기본규칙에 삽입해야 한다. 한 조사에 의하면 약 70%의 회의 참석자들이 다른 일거리를 가지고 회의에 참석한다고 한다. 또한 휴대폰, 노트북 등 디지털 기기를 통해 회의 중에도 얼마든지 자연스럽고 간편하게 이메일을 확인하고 메신저로 대화하고 페이스북에 접속할 수 있다. 더욱 문제가 되는 것은 많은 회의 참석자들이 회의에 참가하면서 얼마든지 다른 일을 할 수 있다고 생각하는 것이다.
과학적 연구에 의하면 멀티태스킹은 기본적으로 두 가지 일 모두에 대해 효과성과 효율성을 저해한다고 한다. 50분이면 디지털 기기를 꺼두어도, 회의가 끝나고 새로운 일을 해도 무방한 시간이다. 정말 급한 일이라면 동료직원이 메모를 전달하는 것이 훨씬 더 인간적이고 효과적이지 않겠는가? 회의 참석자들에게도 회의가 주제를 벗어나거나 에너지 수준이 떨어졌다고 생각하면 특정 단어를 외치게 하여 주의를 환기시키거나 휴식을 제안할 수 있는 권한을 줄 필요도 있다.
호기심 어린 마음과 냉정한 눈빛으로 훼방꾼을 관리하자!
아무리 열심히 사전 준비를 하고 회의 진행 중 목적과 안건에 대해 동의를 구해도 회의 중 훼방꾼이 나타나게 마련이다. 보통은 정치적, 실무적으로 이해관계가 대립하는 다른 부서의 참석자들이거나, 조직 내에서 회의주관자와 유사한 위치를 점하고 있는 그들은 회의를 주도하고자 하며 때론 회의주관자의 토론관리 권한을 은연중에 빼앗기도 한다. 그들은 자신들의 이해에만 집중해 주제와 무관한 내용을 아무렇지도 않게 떠들어댄다. 때론 반대를 위한 반대나, 토론을 위한 토론에 집중하여 회의를 방해한다. 회의주관자 입장에선 짜증 나고 화나는 사람들이고 참석자들의 에너지를 떨어뜨리는 훼방꾼들이다. 이들을 통제하고 토론을 제 자리로 돌려놓기 위한 마음이 앞서면 훼방꾼들과 정면으로 맞서게 되고 감정적인 대립이 연출될 수 있다. 이는 훼방꾼들이 원하는 대로 회의주관자가 회의를 파국으로 이끌게 되는 결과를 초래할 수 있다. 회의주관자는 이들을 ‘호기심'어린 눈빛으로 쳐다볼 수 있는 능력(?)을 길러야 한다.
잠재적으로 훼방꾼이 될 수 있다고 생각되는 사람들에게는 회의준비 과정에서 회의안건을 사전에 검토하고 피드백을 공식적으로 요청하는 과정을 반드시 거쳐야 한다. 그래도 회의 중에 훼방꾼이 나타나면 마음을 가라앉히고 호기심을 발동시켜 먼저 그의 이야기를 들어라. 그러고 나서는 상대방의 포인트를 명확히 요약하여 재진술하고 주제와의 연관성에 대해 다른 참석자들에게 질문하면서 은연중에 중재를 요청하자! “지금 참석자 A 씨가 B라는 새로운 관점을 제시하였습니다. 이 관점이 우리가 지금 토론하고 있는 주제 C와 어떻게 관련될 수 있을까요? 여러분의 의견을 들려주세요!” 훼방꾼은 자신의 말이 심각하게 검토되고 있음을 알게 되고, 그 시간 동안 입을 다물고 회의주관자와 다른 참석자들의 말에 귀 기울여야 한다. 누군가는 새로운 관점을 새로운 아이디어로 자연스럽게 연결시킬 수 도 있고, 또 누군가는 은연중에 훼방꾼의 의견이 논점을 벗어났다고 넌지시 이야기할 수도 있을 것이다. 어떤 경우에도 훼방꾼에게 감정과 이견으로 맞서지 말자, 오직 호기심 어린 질문으로 스스로 깨우치게 해야 한다.
이러한 활동에도 불구하고 훼방꾼이 문제 되는 행동을 계속한다면 바디랭귀지를 통해 좀 더 적극적인 신호를 보낼 필요가 있다. 훼방꾼에게 한발 다가가거나 얼굴을 정면으로 응시할 수도 있다. 이러한 행동이 너무 공격적이고 감정이 통제되지 않는다고 생각된다면 훼방꾼의 뒤로 가서 선채로 한동안 회의를 진행하자. 이는 회의주관자가 감정을 드러내지 않고 훼방꾼이 회의주관자의 통제에 있음을 훼방꾼과 나머지 참석자들에게 보이는 행동이다. 회의 중간에 휴식이 있다면 일대일 면담을 요청하여 질문을 통해서 이해관심사를 파악하는 것도 한 방법이다. 가끔 훼방꾼은 회의주관자가 감정을 표현하고 개인적 의견을 표현하여 논쟁으로 가기를, 회의가 엉망이 되기를 바라고 있다.
때론 악마의 변호인(Devil’s Advocate)이 되어야 한다!
회의가 참석자들 간에 아무런 의견충돌 없이 일방향적인 시각이 지배적이 되는 경우를 종종 경험하게 된다. 생산적인 토론을 통해 참석자들 간에 인식의 차이가 좁혀진 결과라면 바람직하지만, 참석자들의 편향적 시각이나 상하관계가 뚜렷한 조직 분위기로 인해 다른 의견을 내기 어려운 환경이라면 회의를 주관하는 매니저는 이런 분위기를 깨는 역할을 할 수 있어야 한다. 악마의 변호인이 되어 당연하다고 생각되는 고정관념에 대해 질문하고, 참석자들의 마음속에서 망설여지고 있는 의견을 입 밖으로 끌어낼 수 있는 개방형 질문을 지속적으로 던져야 한다. 모두가 동의하면 누군가는 아무 생각이 없다는 명언처럼 건설적인 충돌(Constructive Confrontation)이 중요하다. 갈등과 충돌은 상호 간에 인식의 차이를 이해하면서 핵심이슈로 접근해 가는 과정이다. 이러한 과정을 통해 핵심이슈를 공유하면서 의견이 모아지고 새로운 아이디어가 창출된다. 갈등과 충돌을 만들어라! 갈등의 파괴적인 측면을 최소화하면서 건설적 측면이 최대화될 수 있게 갈등을 관리하자!
