보도자료를 릴리즈 한 후

마무리가 깔끔한 홍보담당자가 되어 효과를 2배 높이자!

이른 아침, 보도자료 발송이 끝나면 홍보담당자는 한시름 놓기 마련입니다. 보도자료를 기자들에게 발송하기까지의 긴 과정을 거쳤기 때문이죠. 그러나 보도자료를 보내고 다음날 조간신문에 기사를 체크하기 전까지 해야 할 중요한 일들이 있습니다. 

첫 번째, 누락된 메일 체크

대개 보도자료는 오전 9시 이전에 발송하게 됩니다. 이른 아침에 보도자료를 보내는 이유는 기자들의 아이템 보고 일정과 관련이 있습니다. 보통 기자들은 오전 9시 이전에 기사 아이템을 보고하는 시간이 있습니다. 이를 일보라고 하는데, 보도자료 외에 취재한 내용이나 제보 가운데 기사가 될 만한 아이템들을 담당 부장(데스크)에게 보고합니다. 출입기자가 보도자료의 내용을 일보 때 보고 할 수 있도록 오전에 보도자료를 발송하는 것이 중요합니다. 자칫 시간이 늦어지면 기사거리가 될만한 보도자료라도 다음날 신문에 실리지 못하거나, 누락이 될 수 있습니다. 자료를 보내고는 반송되는 메일도 체크해볼 필요가 있습니다. 자신들이 중요하게 생각하는 매체의 기자들의 메일이 반송되는 경우가 있는지 확인해서 메일을 다시 전달하거나 관련 내용에 대해 기자에게 연락을 해주는 게 좋습니다.  

오전_온라인 기사 확인

누락된 메일을 확인하고 기자들에게 연락을 취했다면 주요 포털 뉴스에 올라오는 기사들을 확인합니다. 우리가 배포한 보도자료 내용과 비슷한 방향으로 기사가 나가고 있는지, 잘못된 부분은 없는지 체크하는 하면 좋습니다. 

오후-기자 문의받고 추가 데이터 전달해 주기

신문 기자들은 오후 2~4시쯤 정해진 아이템을 가지고 기사를 작성합니다. 이때 지면 배치나 기사 방향에 따라 추가 자료를 요구하기도 합니다. 마감 시간이라 예민하기도 하고 시간이 정해져 있기 때문에 이때 홍보담당자에게 추가 자료를 요청했는데, 자리에 없거나 연락을 받지 않아 피드백을 주지 못하면 바람직하지 못한 상황이 됩니다. 대게는 보도자료를 작성할 때 예상 질의응답을 작성해 언론홍보 담당자들에게 공유해서 일관된 답변을 하는 것이 중요하고, 추가로 요청할 만한 데이터를 따로 정리해 두었다가 이 시간에 요청하는 기자들에게 빠르게 전달해 준다면 기자들은 기사 쓰는데 편리할 것이고 센스 있는 홍보 담당자가 될 수 있을 것입니다. 

저녁-가판 체크 

기자들의 마감시간인 5시가 지나면 문의전화도 더 이상 오지 않습니다. 이쯤 되면 신문사에서는 가판이라고 해서 다음날 신문이 제작됩니다. 대부분 홍보팀에서는 가판을 미리 볼 수 있도록 서비스에 가입해 두었기 때문에 보도자료를 보낸 날이면 가판이 나오는 시간에 맞춰 다음날 기사를 확인합니다. 우리가 배포한 보도자료가 어느 지면에 어떤 방향으로 실렸는지 확인하고, 공유해준 데이터와 제품명, 날짜와 같은 부분이 잘못된 것이 없는지 체크합니다. 경영진이 중요하게 판단하는 사항이면 다음날 보고를 위한 기사 스크랩을 하기도 합니다. 경제지는 5시 반 이후, 종합지는 6시 반 이후 가판이 뜨기 시작하면 대개 7시 반 전후로 마무리가 됩니다. 이때 잘못된 점을 발견하지 못할 경우는 다음날 신문에 잘못된 정보가 실릴 수 있으니, 특히 주의해서 가판을 체크할 필요가 있습니다. 최근에는 각 언론사에서 가판 서비스 페이지를 유료로 운영하고 있으며 월별 비용을 지급하면 가판을 체크할 수 있습니다. 

다음날- 방송 취재 요청 응대

보도자료를 낸 다음날 지면에서 비중 있는 뉴스로 다루어졌고, 관계자들 사이에 임팩트가 있는 내용이었다면 방송사에서 취재 요청이 추가로 들어오기도 합니다. 보도자료를 낸 당일에 연락이 오기도 하고, 신문 보도 다음날 연락이 오는 경우도 있습니다. 방송은 신문보다는 조금 더 큰 시각으로 뉴스를 바라보고 반드시 화면으로 보여줄 만한 그림을 만들 수 있어야 하니 방송 요청이 오면 화면을 만들어 줄 준비를 해야 합니다. 관계자를 섭외해 인터뷰 코멘트를 따줄 수 있어야 하고, 보도자료와 관련이 있는 내용을 방송 카메라가 담을 수 있도록 준비해 줍니다. 

단순히 보도자료를 발송하고 결과를 기다리기보다는 이후 일어나는 과정을 파악하고 있다가 준비해 대응한다면 미디어 커버리지를 훨씬 더 높일 수 있습니다. 플러스 기자들에게 센스 있는 홍보담당자라는 이야기를 들을 수도 있으니, 깔끔한 마무리로 보도자료 배포의 효과를 두배로 높이시길 바랍니다. 

언론사 시스템 이해하기 (Feat. 기자의 하루)

보도자료를 배포한 후 자료를 기사로 다루는 언론사의 시스템을 이해한다면 훨씬 더 빠른 대응이 가능합니다. 대개 아래와 같은 시스템으로 신문이 제작됩니다.  
9시 이전: 기사 아이템 보고 (보도자료 외에 제보나 취재한 내용을 아침에 데스크에게 보고) 오전 9시: 데스크 회의 (기자들의 보고 내용과 자신의 정보 가운데 뉴스 가치가 높은 것을 골라 편집국장이 주재하는 편집회의에 안건 게재)
오후 12시: 점심 겸 취재 (보통 기자들은 취재원을 만나 점심을 먹고 정보를 얻습니다)
오후 2~4시: 기사 작성 방향과 지면 배치 점검
오후 4~5시: 기사 마감
오후 6시 전후: 가판 지면 제작 완료 및 발행
오후 7시 전후: 데스크 회의 (다른 회사의 가판을 보고 자신들의 신문에 누락된 기사가 있는지 점검하고 다음날 기사를 평가하고 마지막으로 점검한다)